Priorisierungs-Matrix: Visuelle Darstellung von Prioritäten

Im Geschäftsalltag werden viele Entscheidungen getroffen. Jeden Tag stehen unzählige „to do’s“ auf der Liste und der Tag hat oft zu wenig Stunden. Wenn man vor lauter Aufgaben gar nicht mehr weiss, wo man beginnen soll, hilft eine Priorisierungs-Matrix. Anhand festgelegter Kriterien wird visuell aufgezeigt, welche Aufgaben mit Priorität angegangen werden sollten. Und es wird auch für alle beteiligten Personen ersichtlich, welche Probleme/Ideen gar nicht oder erst später bearbeitet werden.

Warum sollte man eine Matrix anwenden?

  • Transparente Priorisierung von Themen oder Problemen
  • Erleichterung der Zusammenarbeit innerhalb eines Teams
  • Besserer Überblick über Projekte / Aufgaben
  • Jede involvierte Person kann nachvollziehen, warum ihre Idee (noch) nicht umgesetzt wird
  • Ideen und Probleme werden quantifiziert und bekommen dadurch eine Gewichtung

 

Die Priorisierungs-Matrix von prozessraum

Die Priorisierungs-Matrix welche wir für unsere Kundschaft anwenden, basiert auf der 2×2-Matrix oder auch „Eisenhower-Matrix“. Auf zwei Achsen werden die beiden Parameter „impact“ / Wirkung und „urgency“ / Dringlichkeit dargestellt.

Jede Aufgabe wird hinsichtlich der beiden Parameter eingestuft, dabei unterscheiden wir zwischen „high“, „medium“ oder „low“ in Bezug auf die Wirkung und die Dringlichkeit einer Aufgabe. Insgesamt entstehen so 9 Quadranten (siehe Grafik ganz oben).

Quadrant rot: Priorität 1 und 2

In diesen Quadranten befinden sich die wichtigsten und dringensten Aufgaben. Diese haben Priorität und sollten zuerst bearbeitet werden.

Quadrant grün: Priorität 3

Diese Aufagben sind wichtig, jedoch nicht dringend. Aufgaben aus dem grünen Quadranten sollten eingeplant und dann bewusst gelöst werden – sonst rutschen sie eventuell in den roten Quadranten.

Quadrant grau: Priorität 4

Die Aufgaben aus diesem Quadraten bringen wenig bis keinen Nutzen und sollten möglichst vermieden werden.

Quadrant gelb: Motivation idea

Motivations-Ideen sollten unbedingt umgesetzt werden, da die Mitarbeiter dadurch motiviert und engagiert bleiben und weitere Ideen zur Umsetzung aufbringen werden.

 

Priorisierungs-Matrix

 

Um eine Priorisierungsmatrix zu erstellen kann man einerseits Problem- oder Massnahmenlisten aus bereits vergangenen Workshops zur Hand nehmen, oder man führt einen neuen Workshop mit allen involvierten Personen durch. Die Probleme müssen bereits gewichtet sein oder während des Workshops quantifiziert werden, damit die Einschätzung der Priorität vereinfacht wird. Dieser Schritt sollte auf Zahlen, Daten und Fakten basieren – und nicht auf Gefühlen. Ansonsten landen alle Aufgaben in den roten Quadranten, weil die beteiligten Personen ihre Aufgaben immer als besonders dringend und wichtig empfinden.

 

 

 



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