Behebe deine Probleme Schritt für Schritt mit kyro

Probleme gehören zum Alltag in einem Unternehmen. Und sie sind vielfältig: Von Produktionsfehlern über Kundenreklamationen bis hin zur Verschwendung von Ressourcen. Es kann mühsam sein, die bestehenden Probleme im Blick zu behalten, die offenen Punkte abzuarbeiten und Probleme nachhaltig zu lösen. Wir kennen diese Herausforderungen, schliesslich beschäftigen wir uns bei prozessraum tagtäglich mit den Problemen von mehreren Unternehmen. Und unseren eigenen.

Deshalb haben wir kyro entwickelt. Und mit kyro sind all die oben beschriebenen Herausforderungen lösbar. Schritt für Schritt und alles in einem Tool.

Alle Probleme lösen in einem Tool – mit kyro

Probleme löst man, in dem man die untenstehenden Punkte beachtet:

1. Nimm Probleme ernst und gehe sie direkt an
2. Erkenne die Probleme im Prozess
3. Bestimme die Ursachen für die Probleme
4. Definiere Massnahmen, um die Probleme zu beheben
5. Eine offene Fehlerkultur etablieren
6. Transparent kommunizieren
7. Wissen weitergeben

Und wie erkennt man jetzt die Fehler im kyro? Wie behalte ich den Überblick über all die Massnahmen und Pendenzen? Wir verraten es dir:

Nimm Probleme ernst und gehe sie direkt an

Ein negatives Kundenfeedback kommt rein? Eine schnelle und hilfsbereite Antwort ist der erste Schritt. Der Kunde ist glücklich. Manchmal ist ein Problem mit einem Anruf, einer kleinen Pendenz oder der Übergabe an eine andere Abteilung erledigt. Im kyro können «Tasks» erstellt und zugewiesen werden.

Aber warum kam es zum negativen Feedback? Wo liegt die Ursache für ein Problem? Kommen solche negativen Feedbacks öfter vor? Hier lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Erkenne die Probleme im Prozess – Easy VSM mit kyro

Kein Prozess ist perfekt. Es lohnt sich also immer, genau hinzusehen und Prozesse in regelmässigen Abständen zu analysieren. Vor allem aber, wenn ein Prozess häufig Probleme generiert. Im kyro können Prozesse ganz einfach visualisiert werden. Schon bei der Aufnahme des Prozesses werden Fehler und Verschwendungen sichtbar. Jeder Fehler und jedes Problem gelangt im kyro direkt auf eine «Open Challenge» Liste. Und wenn für jeden Fehler noch die aufgewendete Zeit eingegeben wird, ist im Dashboard auf einen Blick das Einsparpotenzial für den Prozess ersichtlich. Das wiederum motiviert, die Probleme anzugehen und die Verschwendungen zu eliminieren.

Bestimme die Ursachen für die Probleme

Nun sind die Probleme alle als «Open Challenges» erfasst. Man könnte diese offenen Punkte einfach stur abarbeiten – dann kehren die Probleme aber schneller wieder zurück, als einem lieb ist. Im kyro jedoch die RCPS-Methode hinterlegt Sobald also eine «Open Challenge» geöffnet und bearbeitet wird, fängt man automatisch an, nach den Ursachen für das Problem zu suchen. Nur wen die Ursachen bekannt sind, kann ein Problem nachhaltig gelöst werden.

Definiere Massnahmen, um die Probleme zu beheben

Nun da die Ursachen für ein Problem bekannt sind, können passende Massnahmen zur Lösung des Problems abgeleitet werden. Um die Übersicht zu behalten, werden allen «Open Challenges» und den damit verbundenen Massnahmen ein PDCA-Status vergeben. So sieht man auf einen Blick, wie weit die Umsetzung der Massnahmen bereits fortgeschritten ist und wo es noch Input und Zeit braucht. Es können auch mehrere Massnahmen pro Problem erfasst werden, indem man das Problem kopiert und in kurzfristige, mittelfristige und langfristige Massnahmen unterteilt. Die kurzfristigen können dann schnell erledigt werden, was ein gutes Gefühl vermittelt – man kommt ins Tun.

Sobald eine Massnahme erledigt ist, wird der Status auf «Massnahme umgesetzt» geändert. Und ein Jahr (oder zwei Monate, jedes Quartal) später kann nach allen Open Challenges mit diesem Status gefiltert werden. So können umgesetzte Massnahmen auf ihre Wirkung überprüft und allenfalls nötige Anpassungen vorgenommen werden. So ist die kontinuierliche Verbesserung gewährleistet.

Eine offene Fehlerkultur etablieren und transparent kommunizieren

Wenn man mit kyro arbeitet, sind die «Open Challenges» für alle Benutzer:innen sichtbar. Fehler werden proaktiv bearbeitet, im Team besprochen und mittels OCL stehts aktuell gehalten. Es entsteht ein Diskurs, man tauscht sich gegenseitig aus und hat ein gemeinsames Ziel: Die Probleme anzugehen, daraus zu lernen und die Probleme gemeinsam zu lösen. Diese Voraussetzungen sind enorm wichtig, um Probleme nachhaltig und agil anzugehen. Wer Fehler als Chance zur Verbesserung ansieht, kehrt sie nicht unter den Teppich sondern geht das Problem an.

Wissen weitergeben – die Skill-Matrix in kyro

Wen man als Abteilung oder Team Probleme agil und proaktiv angehen möchte, muss man das eigene Wissen erweitern und das vorhandene Know How teilen. Nur so können Diskussionen und neue Lösungswege entstehen. Ansonsten entscheidet weiterhin einfach die Führungskraft, und die Mitarbeitenden bleiben stumpfes Ausführungsorgan. Im kyro können die vorhandenen Skills der Mitarbeitenden erfasst werden. Ausserdem kann man festhalten, wo noch Wissenslücken vorhanden sind. So wird auf einen Blick ersichtlich, wo noch Know How benötigt wird, wer das nötige Know How allenfalls bereits besitzt und weitergeben kann, oder ob das Wissen ausserhalb der Unternehmung erarbeitet werden muss.

Möchtest du kyro unverindlich testen und die Probleme in deinem Unternehmen angehen? Hier geht es zum Demo-Login.