Probleme gehören zum Alltag in einem Unternehmen. Und sie sind vielfältig: Von Produktionsfehlern über Kundenreklamationen bis hin zur Verschwendung von Ressourcen. Es kann mühsam sein, die bestehenden Probleme im Blick zu behalten, die offenen Punkte abzuarbeiten und Probleme nachhaltig zu lösen. Wir kennen diese Herausforderungen, schliesslich beschäftigen wir uns bei prozessraum tagtäglich mit den Problemen von mehreren Unternehmen. Und unseren eigenen. Deshalb haben wir kyro entwickelt. Und mit kyro sind all die oben beschriebenen Herausforderungen lösbar. Schritt für Schritt und alles in einem Tool. Behebe auch du die Probleme in deinem Unternehmen!
Alle Probleme in einem Tool lösen – mit kyro
Probleme löst man, in dem man die untenstehenden Punkte beachtet:
- Nimm Probleme ernst und gehe sie direkt an
- Erkenne die Probleme im Prozess
- Bestimme die Ursachen für die Probleme
- Definiere Massnahmen, um die Probleme zu beheben
- Eine offene Fehlerkultur etablieren
- Transparent kommunizieren
- Wissen weitergeben
Und wie erkennt man jetzt die Fehler im kyro? Wie behalte ich den Überblick über all die Massnahmen und Pendenzen? Wir verraten es dir:
Nimm Probleme ernst und gehe sie direkt an
Ein negatives Kundenfeedback kommt rein? Eine schnelle und hilfsbereite Antwort ist der erste Schritt. Der Kunde ist glücklich. Manchmal ist ein Problem mit einem Anruf, einer kleinen Pendenz oder der Übergabe an eine andere Abteilung erledigt. In kyro kannst du «Tasks» erstellen und zuweisen.
Aber warum kam es zum negativen Feedback? Wo liegt die Ursache für das Problem? Kommen solche negativen Feedbacks öfter vor? Hier lohnt es sich, genauer hinzuschauen.
Erkenne die Probleme im Prozess – Easy VSM mit kyro
Kein Prozess ist perfekt. Es lohnt sich also immer, genau hinzusehen und Prozesse in regelmässigen Abständen zu analysieren. Vor allem aber, wenn ein Prozess häufig Probleme generiert. Im kyro kannst du Prozesse ganz einfach visualisieren. Schon bei der Aufnahme des Prozesses werden Fehler und Verschwendungen sichtbar. Jeder Fehler und jedes Problem gelangt im kyro direkt auf eine «Open Challenge» Liste. Und wenn du für jeden Fehler noch die aufgewendete Zeit eingibst, ist im Dashboard auf einen Blick das Einsparpotenzial für den Prozess ersichtlich. Das wiederum motiviert, die Probleme anzugehen und die Verschwendungen zu eliminieren.
Bestimme die Ursachen für die Probleme
Nun sind die Probleme alle als Open Challenges erfasst. Man könnte diese offenen Punkte einfach stur abarbeiten – dann kehren die Probleme aber schneller wieder zurück, als einem lieb ist. In kyro ist jedoch die RCPS-Methode hinterlegt. Sobald du eine Open Challenge öffnest und bearbeitest, fängst du automatisch an, nach den Ursachen für das Problem zu suchen. Und wenn die Ursachen bekannt sind, kannst du das Problem nachhaltig lösen.
Definiere Massnahmen, behebe Probleme
Nun da die Ursachen für das Problem bekannt sind, kannst du und dein Team passende Massnahmen zur Lösung des Problems ableiten. Um die Übersicht zu behalten, ist bei allen Open Challenges und den damit verbundenen Massnahmen ein PDCA-Status hinerlegt. So siehst du auf einen Blick, wie weit die Umsetzung der Massnahmen bereits fortgeschritten ist und wo es noch Input und Zeit braucht. Es können auch mehrere Massnahmen pro Problem erfasst werden, indem man das Problem kopiert und in kurzfristige, mittelfristige und langfristige Massnahmen unterteilt. Die kurzfristigen könnt ihr dann schnell erledigen, was ein gutes Gefühl vermittelt – man kommt ins Tun.
Sobald eine Massnahme erledigt ist, wird der Status auf Massnahme umgesetzt geändert. Und ein Jahr (oder zwei Monate, jedes Quartal) später kannst du nach allen Open Challenges mit diesem Status filtern. So können umgesetzte Massnahmen auf ihre Wirkung überprüft und allenfalls nötige Anpassungen vorgenommen werden. Und die kontinuierliche Verbesserung ist gewährleistet.
Eine offene Fehlerkultur etablieren und transparent kommunizieren
Wenn man mit kyro arbeitet, sind die Open Challenges für alle Benutzer:innen sichtbar. Fehler werden proaktiv bearbeitet, im Team besprochen und mittels OCL stehts aktuell gehalten. Es entsteht ein Diskurs, man tauscht sich gegenseitig aus und hat ein gemeinsames Ziel: Die Probleme anzugehen, daraus zu lernen und die Probleme gemeinsam zu lösen. Diese Voraussetzungen sind enorm wichtig, um Probleme nachhaltig und agil anzugehen. Wer Fehler als Chance zur Verbesserung ansieht, kehrt sie nicht unter den Teppich sondern wird aktiv.
Wissen weitergeben – die Skill-Matrix in kyro
Wen man als Abteilung oder Team Probleme agil und proaktiv angehen möchte, muss man das eigene Wissen erweitern und das vorhandene Know How teilen. Nur so können Diskussionen und neue Lösungswege entstehen. Ansonsten entscheidet weiterhin einfach die Führungskraft, und die Mitarbeitenden bleiben stumpfes Ausführungsorgan. In kyro kannst du die vorhandenen Skills der Mitarbeitenden erfassen. Ausserdem kannst du festhalten, wo noch Wissenslücken vorhanden sind. So wird auf einen Blick ersichtlich, wo noch Know How benötigt wird, wer das nötige Know How allenfalls bereits besitzt und weitergeben kann, oder ob das Wissen ausserhalb der Unternehmung erarbeitet werden muss.
Möchtest du kyro unverindlich testen und die Probleme in deinem Unternehmen angehen? Hier geht es zum Demo-Login.
