Produktivität der Mitarbeitenden berechnen

Die Produktivität der Mitarbeitenden ist ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens. Ressourcen müssen optimal eingesetzt werden, damit gewinnbringend gearbeitet werden kann. Aber wie berechnet man die Produktivität der Mitarbeitenden?

Mit Produktivität ist die durchschnittliche Leistung von Mitarbeitenden in einem bestimmten Zeitraum gemeint. Also das Verhältnis zwischen dem Arbeitseinsatz (Input) und dem Ergebnis (Output). Nur wer weiss wie hoch die durchschnittliche Effizienz eines Teams ist, kann einschätzen ob allenfalls Massnahmen zur Steigerung dieser nötig sind.

Um die Leistung von Mitarbeitenden berechnen zu können, müssen ein paar Kennzahlen vorhanden sein:

• Anzahl abgeschlossene Aufträge, wie zum Beispiel Anzahl bearbeitete Kreditanträge, Anzahl fertiggestellte Produkte etc.
• Der Zeitraum, indem du die Produktivität messen willst
• Die Anzahl der Mitarbeitenden, deren Produktivität gemessen wird: Möchtest du die durchschnittliche Produktivität des Teams, einer bestimmten Abteilung oder einzelner Mitarbeitenden berechnen?

Wie wird die Produktivität berechnet?

Das Ergebnis (Output) geteilt durch die aufgebrachte Zeit (Input) ergibt die Produktivität. Sie ist also ein Vergleich zwischen dem Ergebnis und dem aufgebrachten Einsatz. Und sie sagt etwas über die Effizienz aus, mit der eine Aufgabe ausgeführt wird. Es gilt hier jedoch zu beachten, dass das Ergebnis nichts über die Qualität des Endproduktes aussagt: Wenn Mitarbeiter A eine sehr viel höhere Produktivität an den Tag legt wie Mitarbeiterin B, jedoch das Ergebnis von Mitarbeiter A viele Fehler aufweist, dann muss diese Beobachtung zwingend auch in die weiterführenden Massnahmen einfliessen.

Zum Beispiel kannst du die Produktivität eines Mitarbeitenden berechnen, wenn du die erzielten Ergebnisse eines Tages durch die Arbeitszeit des Mitarbeitenden teilt. Als Vergleich dient die Standartabweichung (individuelle Variabilität): Diesen Wert erhältst du, wenn du die Durchschnittsproduktivität aller Mitarbeitenden zusammenrechnest und dann die Zeiten der besten Mitarbeitenden abziehst. Das ergibt einen Standardwert, die goldene Mitte sozusagen.

Produktivitätsberechnung bei prozessraum

Wir bei prozessraum gehen bei der Produktivitätsberechnung noch einen Schritt weiter. Wir teilen den Tätigkeiten eine cycle time zu. Die cycle time ist die durchschnittliche Arbeitszeit vom Anfang bis zum Ende eines Prozesses (durch Messungen definiert). Zum Beispiel teilen wir Kreditanträge in „einfach“, „mittelschwer“ und „schwierig“ ein. Das tägliche Ergebnis ist dann die Summe der verarbeiteten Fälle, welche wir jeweils mit der jeweiligen cyle time multiplizieren. Dieses tägliche Ergebnis dividieren wir dann durch die Stunden im Tagesgeschäft. Mit 100 multipliziert ergibt das die Produktivität des Mitarbeitenden in Prozent. Diese Vorgehensweise hat zwei Vorteile: Erstens ist kein Vergleich mit der Standardabweichung nötig, da diese in der cycle time bereits berücksichtigt ist. Ausserdem wird bei der Methode miteinbezogen, dass besonders bei Verwaltungsprozessen Aufgaben mit unterschiedlichen Schweregraden ausgeführt werden. Im Gegensatz zu der Arbeit am Fliessband, wo die Tätigkeiten sehr homogen sind.

Hier noch einmal die Formel zur Veranschaulichung:

Tägliches Ergebnis = ∑(verarbeiteter Fall 1 * cycle time 1) + (verarbeiteter Fall n *cycle time n)

durch

Stunden im Tagesgeschäft = operative Arbeitszeit (siehe auch Wasserfall-Diagramm)

Mal 100 = Produktivität in Prozent

Wann macht es Sinn, die Produktivität der Mitarbeitenden zu berechnen?

Grundsätzlich macht es immer Sinn, die Effizienz der Mitarbeitenden im Auge zu haben. Du musst jedoch bedenken, dass die Aussagekraft der berechneten Zahl begrenzt ist: Sie sagt nichts über die Qualität der Arbeit aus. Und sie lässt auch nicht sofortige Rückschlüsse auf die Ursache zu, wenn die Zahl steigt oder sinkt. Ausserdem musst du beachten, dass die Produktivität der Mitarbeitenden auch äussere Ursachen haben kann, wie zum Beispiel eine niedrige Auftragslage. Auch musst du berücksichtigen, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter sich immer um die besonders kniffligen Aufträge kümmert oder besonders aufwändige Kreditanträge prüft.

Am einfachsten ist die Berechnung der Produktivität in einem Bereich mit möglichst homogenen Aufgaben. Eine Einschätzung über eine steigende oder sinkende Produktivität ist aber auch in Bereichen mit uneinheitlichen Aufgaben möglich. Es geht vor allem darum festzustellen, ob die Produktivität in einem Team oder einer Abteilung stagniert, sich positiv oder negativ entwickelt. Ausserdem helfen die Berechnungen bei der Einschätzung ob sich neu eingeführte Massnahmen wie flexiblere Arbeitszeiten, die Senkung der Wochenarbeitszeit, die Optimierung von Prozessen oder der Einsatz neuer Maschinen lohnen.