Project Charter: Das Fundament für ein erfolgreiches Projekt

Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, braucht es eine solide Grundlage. Eines der wichtigsten Dokumente im Projekt-Management ist deshalb der Project Charter. Er definiert die Rahmenbedingungen des Projekts und dient als offizieller Projektauftrag. Doch was genau beinhaltet ein guter Project Charter? Wann wird dieser benötigt und wie erstellt man ihn? Wir erklären dir in diesem Blog-Artikel den Einsatzbereich und die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines Project Charters. Und wir stellen dir ein kostenloses Template zur Verfügung, damit du einen effektiven Projektplan erstellen kannst.

Inhalt und Einsatzbereiche eines Project Charters

Ein Projektauftrag ist eine formelle Genehmigung für den Projektstart und legt die Ziele, den Umfang sowie die Verantwortlichkeiten für das Projekt fest. Das Dokument ist wichtig, um ein gemeinsames Verständnis zwischen allen Beteiligten zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden. Zu seinen wichtigsten Funktionen gehören:

1. Projektgenehmigung: Der Project Charter kann die Basis für die Genehmigung eines Projekts dienen und wird oft erstellt, um Vorgesetzte / Stakeholder vom Projekt zu überzeugen und die nötigen Ressourcen zu sichern
2. Klärung der Erwartungen: Das Dokument stellt sicher, dass alle Stakeholder eine gemeinsame Vorstellung von den Projektzielen, dem Umfang und den Rahmenbedingungen haben – so dass keine Missverständnisse entstehen
3. Kommunikationsgrundlage: Der Project Charter kann auch der Information dienen – um Klarheit zu schaffen und alle Beteiligten auf denselben Stand zu bringen
4. Grundlage für die Projektsteuerung: Das Dokument hilft den Projekt-Verantwortlichen den Fortschritt zu überwachen und Entscheidungen auf Basis der ursprünglichen Rahmenbedingungen zu treffen

Wie wird ein Project Charter erstellt?

Die Erstellung eines Project Charters erfordert Sorgfalt und eine klare Struktur. Das Dokument sollte nur 1-2 Seiten umfassen und die wichtigsten Punkte des Projekts zusammenfassen, so dass ein Überblick und ein allgemeines Verständnis für das Projekt entstehen. Die folgenden Elemente sollten enthalten sein:

1. Projektname und allgemeine Daten: Eine kurze, prägnante Bezeichnung des Projekts sowie relevante Basisdaten (Ausgangslage)
2. Projektzweck und Ziele: Warum wird das Projekt durchgeführt? Was soll erreicht werden? Klare, messbare Ziele sollten hier festgehalten werden (Ausgangslage, ZDF, Ziele)
3. Projektumfang: Eine präzise Beschreibung dessen, was im Projekt enthalten ist – und was nicht. Das hilft, spätere Diskussionen über den Scope zu vermeiden (Projektrahmen)
4. Stakeholder: Eine Übersicht über alle wichtigen Beteiligten, ihre Rollen und Interessen (Ausgangslage)
5. Organisation und Rollen: Nennung des Projektteams (Projektmanager, Teammitglieder und weiterer Schlüsselpersonen), inkl. deren Verantwortungsbereiche innerhalb des Projekts
6. Budget und Ressourcen: Eine grobe Abschätzung der benötigten Mittel und Ressourcen (ZDF)
7. Hauptmeilensteine und Zeitplan: Einen Überblick über die wichtigsten Phasen des Projekts und deren Zeitrahmen (Projektplan)
8. Risikoeinschätzung: Eine erste Einschätzung möglicher Risiken sowie Fakten, auf denen die Risikoeinschätzung basiert (ZDF)

Wann kommt der Project Charter zum Einsatz?

Wichtig zu wissen: Das Tool «Project Charter» macht nur Sinn, wenn das Problem, welches das Projekt lösen will, bereits bekannt ist. Du kennst das Problem und dessen Ursache noch nicht genau? Dann ist es noch zu früh für einen Project Charter. In diesem Fall empfehlen wir das folgende Vorgehen (und unterstützen dich sehr gerne dabei):

• Fall 1 // Problem ist noch nicht bekannt oder noch zu unklar: Mittels Value Stream Mapping können wir die Probleme in einem Prozess ausfindig machen und klar beschreiben
• Fall 2 // Problem ist bekannt, aber die Ursache nicht: Mit diversen Methoden können wir die Ursachen für ein bekanntes Problem identifizieren – zum Beispiel mit dem Root Cause Problem Solving oder dem A3-Report

Sobald das Problem dann erarbeitet wurde, ist es Zeit für den Project Charter.

Fazit: Der Project Charter ist ein wichtiges Werkzeug – er löst aber keine Probleme

Der Project Charter ist ein unverzichtbares Werkzeug im Projektmanagement. Er schafft Klarheit, stellt sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen, und dient als Basis für eine erfolgreiche Projektdurchführung. Wer einen gut durchdachten Project Charter erstellt, legt den Grundstein für eine strukturierte und zielgerichtete Projektumsetzung. Der Project Charter ist jedoch nur sinnvoll, wenn bereits alle Informationen zu einem Projekt bekannt sind. Welches Problem wird mit dem Projekt behoben? Was sind die Ursachen für das Problem? Wie kann das Problem beschrieben / beziffert werden? Wenn du diese Fragen (noch) nicht beantworten kannst, dann hat der Projektauftrag kaum Mehrwert. Er wird dann seinen Zweck, nämlich die Grundlage für ein Projekt zu schaffen und Klarheit zu vermitteln, nicht gerecht werden.