Projektportfolio-Management: Planung, Priorisierung und Überwachung von Projekten

Unter Projektportfolio-Management (PPM) versteht man die Planung, Priorisierung, Steuerung und Überwachung aller Projekte einer Unternehmung, einer Organisation oder auch einer Abteilung.

Das Ziel eines PPM ist es, die richtigen Projekte für die Erreichung der Unternehmensziele zu wählen. Diese bilden dann das Projektportfolio. Das Projektportfolio-Management fokussiert sich darauf, die optimale Mischung auf Projekten zu finden. Im Gegensatz zum Projektmanagement, welches sich mit der Umsetzung von Projekten beschäftigt. Diese Mischung aus Projekten muss sowohl die Kundenwünsche, die strategischen Ziele eines Unternehmens sowie die vorhandenen Ressourcen berücksichtigen.

Ein PPM ermöglicht es einem Unternehmen also, die begrenzten Ressourcen optimal zu nutzen.

Die Anwendungsbiete des Projektportfolio-Managements

• Optimierung der Ressourcen: Dank dem PPM kann ein Unternehmen die vorhandenen Ressourcen optimal einsetzen. Ausserdem hilft das PPM bei der Einschätzung, welche Projekte mit den bestehenden Ressourcen überhaupt umgesetzt werden können. Unternehmen kann diese dann priorisieren
• Risiko-Management: Dank dem PPM ist besser einschätzbar, welche Risiken im Zusammenhang mit Projekten bestehen. Dank der richtigen Auswahl der Projekte und Einschätzung der Ressourcen minimiert sich das Risiko für Unternehmen, Projekte umzusetzen, die sie gar nicht stemmen können
• Strategische Planung: Das PPM stellt sicher, dass die Projekte zur Strategie des Unternehmens passen und die Visionen und Werte des Unternehmens schützen

Das Vorgehen im Projektportfolio-Management

Zuerst nehmen wir eine Projektportfolio-Analyse vor. Dabei identifizieren, bewerten und kategosrisieren wir bestehende Projekte und Projekt-Ideen. In einem weiteren Schritt legen wir dann Kriterien fest, um die richtige Auswahl von Projekten zu treffen.

Dann priorisieren wir die Projekte und Projekt-Ideen (Nutzwertanalyse) – und zwar aufgrund der strategischen Ziele des Unternehmens, der Aussicht auf erfolgreiche Umsetzung und eben den festgelegten Kriterien (wie zum Beispiel Kosteneffizienz, Dringlichkeit, Risiko, Umsetzungsgeschwindigkeit, Produktivitätssteigerung etc.).

Nun kommt auch das Ressourcen-Management zum Zug: Sind genügend Ressourcen vorhanden, damit das Unternehmen die Projekte erfolgreich umsetzen kann? Sind genügend Finanzen, IT-Kapazität, Wissen und ausreichend Arbeitskräfte vorhanden?

Während der Umsetzung ist das PPM schliesslich auf zuständig für die Überwachung und Bewertung des Projektportfolios. Es wird regelmässig geprüft, ob die Projekte immer noch die strategischen Ziele des Unternehmens verfolgen, die Ressourcen ausreichen und ob das Projekt eine erfolgreiche Umsetzung erwarten lässt.

Beispiel eines Projektportfolio-Managements

Letztes Jahr haben wir während eines laufenden Digitalisierungs-Projekts ein Projektportfoliomanagement eingeführt. Bei der Analyse der bestehenden Prozesse wurde schnell klar, dass die vorhandenen IT-Systeme bereits am Limit laufen und wir die Prozesse zwar im Bezug auf den Ablauf optimieren können, jedoch kaum andere Veränderungen möglich sind. Der Ressourcenmangel in der IT und die vielen bereits laufenden Projekte haben uns vor grosse Herausforderungen gestellt.

Deshalb haben wir uns entschlossen, die bereits laufenden Projekte genauer anzusehen und zu bewerten. Wir wollten prüfen, welche Projekte der Strategie «Digitalisierung des Familienunternehmens» dienen. Und wir wollten wissen, ob die neuen «digitalen Ideen» mit der bestehenden IT-Landschaft überhaupt eine Chance zur Umsetzung haben.

Wir haben deshalb ein Projekt Portfolio Management erarbeitet und dabei 52 laufende Projekte gefunden. Diese grosse Projektlandschaft haben wir dann aufgeräumt und Kriterien für die Priorisierung erarbeitet. Schliesslichen haben wir die Ideen und Projekte dann Kriterien basiert aufgearbeitet.

Zusätzlich haben wir einen Prozess implementiert, um weitere Projekte und Ideen in die Pipeline zu schieben, um somit einerseits die Kreativität der Mitarbeitenden weiterhin zu fördern und andererseits eine Transparenz über die noch anstehenden Projekte zu schaffen. Da gleichzeitig zum PPM auch Projekte bearbeitet und abgeschlossen wurden, konnten dank dem neuen Prozess weitere Projekte nachgeschoben werden, ohne den Überblick zu verlieren.

 

Benötigst du auch Unterstützung bei deinem Projektportfolio-Management? Wir beraten dich gerne.