Projektportfolio-Management: Planung, Priorisierung und Überwachung von Projekten

In vielen Unternehmen gibt es mehr Ideen und Projekte als verfügbare Ressourcen. Neue Anforderungen, Digitalisierungsinitiativen, Optimierungsprojekte oder strategische Vorhaben konkurrieren um dieselben Mitarbeitenden, Budgets und Kapazitäten. Genau hier setzt das Projektportfolio-Management (PPM) an.

Unter Projektportfolio-Management (auch Projektpriorisierung, Projektprotfolio) versteht man die Planung, Priorisierung, Steuerung und Überwachung aller Projekte einer Organisation. Ziel ist es, die richtigen Projekte auszuwählen und die vorhandenen Ressourcen dort einzusetzen, wo sie den grössten Beitrag zur Unternehmensstrategie leisten.

Im Gegensatz zum Projektmanagement, das sich mit der erfolgreichen Umsetzung einzelner Projekte beschäftigt, betrachtet das Projektportfolio-Management das grosse Ganze. Es beantwortet die Frage, welche Projekte überhaupt gestartet, weitergeführt oder gegebenenfalls gestoppt werden sollten.

Ein professionelles Projektportfolio-Management schafft Transparenz, reduziert Überlastung und stellt sicher, dass Ressourcen gezielt für die wichtigsten Vorhaben eingesetzt werden.

Die Anwendungsgebiete des Projektportfolio-Managements

• Optimierung der Ressourcen: Dank dem PPM kann ein Unternehmen die vorhandenen Ressourcen optimal einsetzen. Ausserdem hilft das PPM bei der Einschätzung, welche Projekte mit den bestehenden Ressourcen überhaupt umgesetzt werden können. Unternehmen können diese dann priorisieren
• Risiko-Management: Dank dem PPM ist besser einschätzbar, welche Risiken im Zusammenhang mit Projekten bestehen. Dank der richtigen Auswahl der Projekte und Einschätzung der Ressourcen minimiert sich das Risiko für Unternehmen, Projekte umzusetzen, die sie gar nicht stemmen können
• Strategische Planung: Das PPM stellt sicher, dass die Projekte zur Strategie des Unternehmens passen und die Visionen und Werte des Unternehmens schützen

Das Vorgehen im Projektportfolio-Management

Zuerst nehmen wir eine Projektportfolio-Analyse vor. Dabei identifizieren, bewerten und kategorisieren wir bestehende Projekte und Projekt-Ideen. In einem weiteren Schritt legen wir dann Kriterien fest, um die richtige Auswahl von Projekten zu treffen.

Dann priorisieren wir die Projekte und Projekt-Ideen (Nutzwertanalyse) – und zwar aufgrund der strategischen Ziele des Unternehmens, der Aussicht auf erfolgreiche Umsetzung und eben den festgelegten Kriterien (wie zum Beispiel Kosteneffizienz, Dringlichkeit, Risiko, Umsetzungsgeschwindigkeit, Produktivitätssteigerung etc.).

Nun kommt das Ressourcen-Management zum Einsatz: Sind genügend Ressourcen vorhanden, damit das Unternehmen die Projekte erfolgreich umsetzen kann? Sind genügend Finanzen, IT-Kapazität, Wissen und ausreichend Arbeitskräfte vorhanden?

Während der Umsetzung ist das PPM schliesslich auf zuständig für die Überwachung und Bewertung des Projektportfolios. Es wird regelmässig geprüft, ob die Projekte immer noch die strategischen Ziele des Unternehmens verfolgen, die Ressourcen ausreichen und ob das Projekt eine erfolgreiche Umsetzung erwarten lässt.

Praxisbeispiel: Mehr Transparenz in einer komplexen Projektlandschaft

Im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts haben wir bei einem Familienunternehmen ein Projektportfolio-Management eingeführt. Bereits während der Analyse wurde deutlich, dass die vorhandenen IT-Ressourcen stark ausgelastet waren und zahlreiche Projekte parallel um Aufmerksamkeit und Kapazitäten konkurrierten.

Obwohl viele Ideen und Vorhaben sinnvoll erschienen, fehlte eine transparente Übersicht über die gesamte Projektlandschaft. Gleichzeitig war unklar, welche Projekte tatsächlich zur strategischen Zielsetzung der Digitalisierung beitrugen und welche mit den vorhandenen Ressourcen überhaupt realistisch umsetzbar waren.

Im ersten Schritt analysierten wir sämtliche laufenden Projekte und Projektideen. Dabei wurden insgesamt 52 aktive Projekte identifiziert. Anschliessend entwickelten wir gemeinsam mit dem Unternehmen klare Kriterien für die Priorisierung. Dazu gehörten unter anderem strategischer Nutzen, Dringlichkeit, Ressourceneinsatz, Risiken und erwartete Wirkung.

Auf dieser Grundlage wurde das gesamte Projektportfolio bewertet und priorisiert. Zusätzlich führten wir einen standardisierten Prozess für neue Projektideen ein. Dadurch konnten neue Vorhaben transparent erfasst, bewertet und zum richtigen Zeitpunkt in die Umsetzung überführt werden.

Das Ergebnis war eine deutlich bessere Übersicht über die Projektlandschaft, eine realistischere Ressourcenplanung und eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit bei der Umsetzung strategisch wichtiger Projekte.

Projektportfolio-Management schafft Fokus und Transparenz

Viele Unternehmen scheitern nicht an fehlenden Ideen, sondern an einer zu grossen Anzahl gleichzeitig laufender Projekte. Wenn Prioritäten fehlen, Ressourcen überlastet sind und Projekte ohne klare strategische Ausrichtung gestartet werden, sinken Effizienz und Umsetzungsgeschwindigkeit.

Genau hier schafft ein professionelles Projektportfolio-Management Transparenz. Es hilft Unternehmen dabei, Projekte objektiv zu bewerten, Prioritäten festzulegen und Ressourcen gezielt einzusetzen. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die richtigen Projekte erfolgreich umgesetzt werden und einen messbaren Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten.

Projektportfolio-Management ist deshalb weit mehr als eine administrative Übersicht. Es ist ein wichtiges Führungsinstrument, das Strategie, Ressourcen und Umsetzung miteinander verbindet und Unternehmen dabei unterstützt, ihre Veränderungsvorhaben nachhaltig zum Erfolg zu führen.