Prozess vs. Workflow – was ist der Unterschied?

Die Begriffe Prozess und Workflow werden oft synonym verwendet. Dabei bezeichnen sie nicht dasselbe. Wer Prozesse optimieren will, sollte den Unterschied kennen – denn nur dann lassen sich wirkliche Potenziale heben. Bei prozessraum fokussieren wir uns klar auf Prozesse – nicht auf Workflows. Warum? Weil Prozesse das Rückgrat einer Organisation bilden. Workflows sind nur ein Teil davon.

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist ein klar definierter Ablauf von Aufgaben – meist innerhalb eines Systems. Er beschreibt, wer wann was tut. Oft sind Workflows automatisiert: Zum Beispiel löst eine Kundenanfrage im CRM automatisch einen Task im Ticketsystem aus. Oder ein Formular wird durch mehrere Genehmigungsstufen geschleust.

Workflows sind damit operativ, konkret und systemnah. Sie helfen, wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und zu beschleunigen.

Typische Beispiele:

• Freigabeprozesse in HR- oder Einkaufssystemen
• Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen
• Zuordnung von Aufgaben in Projekttools

Workflows verbessern den Informationsfluss und die Effizienz einzelner Schritte. Das ist hilfreich – aber noch keine Prozessoptimierung.

Was ist ein Prozess?

Ein Prozess geht tiefer. Er beschreibt den übergeordneten Ablauf einer Leistungserbringung – vom Kundenbedarf bis zum Ergebnis. Prozesse verbinden Menschen, Systeme, Regeln und Ressourcen. Und sie haben ein Ziel: Wert schaffen.

Ein Prozess stellt die Frage «Wie kommen wir vom Kundenauftrag zur Lieferung – in möglichst kurzer Zeit, hoher Qualität und ohne Verschwendung?»

Ein Prozess umfasst:

• die beteiligten Rollen und Abteilungen
• die Schnittstellen zwischen Systemen und Bereichen
• die eingesetzten Mittel und Methoden
• das Zusammenspiel von Standardisierung und Flexibilität

Prozesse sind unternehmensweit relevant. Sie betreffen nicht nur einzelne Tools, sondern das grosse Ganze. Deshalb ist Prozessoptimierung mehr als Workflow-Verbesserung. Es geht um End-to-End-Denken, Kundennutzen und kontinuierliche Verbesserung.

Warum ist die Unterscheidung zwischen Workflow und Prozess wichtig?

Viele Unternehmen beginnen mit Workflow-Optimierung – und bleiben dort stehen. Sie automatisieren E-Mails, verschieben Aufgaben in Tools und bauen Genehmigungs-Abläufe. Das kann kurzfristig helfen. Doch wenn die ursächlichen Probleme im Prozess bestehen bleiben, verpufft der Effekt. Oder noch schlimmer: Die Probleme werden durch eine Automatisierung / Digitalisierung sogar noch verstärkt.

Ein Beispiel: Wenn ein Antrag dreimal hin und her geschickt werden muss, weil Informationen fehlen – dann hilft es wenig, den Genehmigungsworkflow zu automatisieren. Der Fehler liegt im Prozessdesign, nicht in der Tool-Konfiguration.

Hier setzen wir bei prozessraum an – wir analysieren Prozesse vom Kunden her betrachtet. Wir fragen:

• Wo entsteht echter Nutzen?
• Wo wird Zeit vergeudet?
• Welche Schnittstellen funktionieren – und welche nicht?
• Wo sind die Engpässe?
• Welche Abläufe brauchen Standardisierung, welche Flexibilität?

Unsere Kunden erleben: Wenn Prozesse sauber aufgesetzt sind, funktionieren Workflows von selbst besser. Und wenn Prozesse fehlerbehaftet sind, bringt auch der schönste Workflow keine Verbesserung.

Prozessoptimierung ist ein Hebel – Workflow-Optimierung nur ein Werkzeug

Wenn du Prozesse optimierst, verbesserst du Zusammenarbeit, Qualität, Geschwindigkeit – oft abteilungsübergreifend. Du machst dein Unternehmen robuster, anpassungsfähiger und kundenorientierter. Wenn Unternehmen nur Workflows optimieren, riskieren sie, sich in Details zu verlieren. Dann wird, wenn überhaupt, ein kleiner Teil verbessert – aber keine ganzheitliche Optimierung erreicht.

Workflows sind wichtig. Aber sie sind nicht genug. Deshalb optimieren wir bei prozessraum in erster Linie Prozesse. Sollte dann auch eine Workflow-Optimierung nötig sein, können wir dies im Rahmen der Prozessoptimierung in Angriff nehmen.

Prozessoptimierung ist der richtige Weg für Unternehmen, die mehr wollen als nur Automatisierung. Für Teams, die Wirkung statt Beschäftigung suchen. Und für Organisationen, die das Potenzial ihrer Abläufe wirklich nutzen wollen.

Erfahre jetzt, wo das Potential in deinem Unternehmen liegt – mit dem OpEx Maturity Assessment von prozessraum: Fülle den Fragebogen aus und erhalte umgehend Hinweise zu eurem Reifegrad und eurem Optimierungspotential.