Prozessanalyse im Büro Schritt für Schritt: So funktioniert Makigami in der Praxis
Die meisten Unternehmen wissen bereits, dass ihre Office-Prozesse ineffizient sind. Termin-Verschiebungen, fehlende Informationen und Abstimmungs-Schleifen sind Alltag. Das Problem: Eine Prozessanalyse im Büro bleibt häufig oberflächlich. Es werden zwar Abläufe beschrieben, aber nicht wirklich verstanden. Es werden Massnahmen definiert, aber im Alltag nicht umgesetzt. Eine wirksame Prozessanalyse im Office braucht eine andere Perspektive. Sie muss sichtbar machen, wie Informationen fliessen, wo Abstimmungs-Probleme entstehen und warum Prozesse ins Stocken geraten. Genau dafür wurde Makigami entwickelt. Während wir in den ersten beiden Beiträgen rund um Makigami geklärt haben, wann die Methode eingesetzt wird und wie sie sich von Value Stream Mapping (VSM) und der Material- und Informationsflussanalyse (MIFA) unterscheidet, geht es in diesem Blog-Artikel um die entscheidende Frage: Wie funktioniert Makigami konkret im Alltag?
Makigami verstehen heisst: Den echten Prozess sichtbar machen
Makigami ist keine Modellierungsübung. Es geht nicht darum, einen idealen Prozess zu zeichnen, sondern den realen Ablauf gemeinsam sichtbar zu machen. Genau das ist der entscheidende Unterschied zu vielen klassischen Ansätzen. Während oft Soll-Prozesse beschrieben werden, zeigt Makigami den Ist-Zustand aus Sicht der Beteiligten.
Wenn du tiefer verstehen willst, warum Makigami gerade im Office so wirksam ist und wie es sich von anderen Methoden unterscheidet, lohnt sich ein Blick in unsere bestehenden Beiträge zu Makigami im Vergleich zu VSM und zur Einordnung von Makigami, Wertstromanalyse und MIFA. Dort wird deutlich, warum im administrativen Umfeld Informationsflüsse, Rollen und Schnittstellen im Zentrum stehen.
Im nächsten Schritt geht es genau darum, dieses Verständnis in eine strukturierte Analyse zu überführen.
Prozessanalyse im Office Schritt für Schritt mit Makigami
Der Ablauf einer Makigami-Prozessanalyse ist klar strukturiert, aber bewusst einfach gehalten. Entscheidend ist nicht die Methode selbst, sondern die gemeinsame Erarbeitung im Team.
1. Start- und Endpunkt klar definieren
Jede Analyse beginnt mit einer sauberen Abgrenzung. Wo startet der Prozess, wo endet er? Im Office ist das oft weniger offensichtlich als in der Produktion. Ein Beispiel: Beginnt ein Rechnungsprozess beim Eingang der Rechnung oder bereits bei der Bestellung? Diese Klarheit ist entscheidend, weil sie den gesamten Analysefokus bestimmt.
Gleichzeitig werden alle beteiligten Rollen identifiziert. Nicht auf Basis eines Organigramms, sondern entlang des tatsächlichen Ablaufs. Genau hier entstehen oft erste Aha-Momente, weil sichtbar wird, wie viele Personen wirklich im Prozess involviert und wo Schnittstellen vorhanden sind.
2. Den Ist-Prozess gemeinsam aufnehmen
Jetzt wird der Prozess Schritt für Schritt durchgegangen und visualisiert. Typisch ist die Darstellung in Swimlanes, also entlang von Rollen oder Funktionen. Jede Aktivität wird dort eingetragen, wo sie tatsächlich passiert. Wichtig ist, dass ein konkreter Fall als Grundlage dient.
Dieser Schritt der Prozessanalyse ist zentral, weil unterschiedliche Perspektiven aufeinandertreffen. Was für eine Abteilung logisch erscheint, wirkt für eine andere oft völlig unklar. Genau dadurch entsteht ein gemeinsames Verständnis des Prozesses.
3. Probleme direkt im Prozess sichtbar machen
Im nächsten Schritt werden Probleme nicht separat gesammelt, sondern direkt im Prozess markiert. Rückfragen, Schleifen, Wartezeiten oder Medienbrüche werden genau dort verortet, wo sie auftreten.
Typische Muster, die sichtbar werden:
- Mehrfache Datenerfassung in verschiedenen Systemen
- Unklare Verantwortlichkeiten bei Übergaben
- Lange Liegezeiten zwischen einzelnen Schritten
Der grosse Vorteil: Probleme werden nicht abstrakt diskutiert, sondern sind unmittelbar mit dem Prozess verknüpft.
4. Zeiten und Aufwände ergänzen
Eine Prozessanalyse im Office wird erst dann wirklich greifbar, wenn Zeiten ergänzt werden. Wie lange dauert eine Aktivität? Wie lange liegt ein Vorgang? Wie viel Zeit vergeht insgesamt?
Hier zeigt sich oft ein entscheidendes Muster: Die effektive Bearbeitungszeit ist gering, während die Durchlaufzeit durch Wartezeiten dominiert wird. Genau diese Transparenz schafft die Grundlage für gezielte Verbesserungen.
Hinweis: An diesem Punkt ist die reine Prozessanalyse mit Makigami grundsätzlich abgeschlossen. Damit eine Analyse aber auch Wirkung entfaltet und zu einer Optimierung wird, sind die nächsten Schritte entscheidend. Für uns als Beratungsunternehmen gehören diese weiterführenden Schritte zwingend dazu.
Möchtest du in deinem Unternehmen Wirkung entfalten und Prozesse nachhaltig optimieren? Wir begleiten dich dabei – melde dich für einen unverbindlichen Austausch.
5. Ursachen verstehen statt Symptome behandeln
Jetzt kommt der entscheidende Schritt. Statt sofort Lösungen zu entwickeln, wird bewusst nach Ursachen gesucht. Warum entsteht eine Rückfrage? Warum liegt ein Vorgang mehrere Tage? Erst die gezielte Beantwortung des «Warum» führt zu der Ursachenfindung.
In vielen Fällen liegen die Ursachen nicht im einzelnen Schritt, sondern in der Struktur des Prozesses. Fehlende Informationen, unklare Zuständigkeiten oder systembedingte Medienbrüche führen immer wieder zu denselben Problemen. Makigami macht diese Zusammenhänge sichtbar und zwingt dazu, tiefer zu denken.
6. Soll-Zustand und Verbesserungen ableiten
Erst jetzt wird der Prozess aktiv verändert. Rollen werden geklärt, unnötige Schritte entfernt und Abläufe vereinfacht. Wichtig ist, dass die Verbesserungen direkt am Prozess ansetzen und nicht als isolierte Massnahmen formuliert werden.
Dadurch entsteht ein Soll-Prozess, der nicht theoretisch ist, sondern aus der Analyse heraus gewachsen ist.
Der entscheidende Unterschied: Vom Verständnis zur Umsetzung
Viele Prozessanalysen enden zeitgleich mit dem Ende eines Analyse-Workshop. Die Erkenntnisse sind da, aber die Umsetzung bleibt aus. Genau hier entscheidet sich, ob die Prozessanalyse Wirkung entfaltet oder nicht.
Eine gute Prozessanalyse im Office schafft Transparenz. Diese Transparenz wird durch die Makigami-Methode erzielt Eine Organisation, die nach Optimierung strebt, sorgt anschliessend dafür, dass aus der Analyse heraus auch Veränderung entsteht. Das bedeutet, dass Massnahmen priorisiert, verfolgt und im Alltag sichtbar gemacht werden müssen.
In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass genau dieser Schritt fehlt. Die Analyse funktioniert, aber es gibt kein System, das die Umsetzung trägt. Darum kombinieren wir Makigami bewusst mit einem klar strukturierten Verbesserungsansatz. Nur so entsteht nachhaltige Wirkung und nicht nur kurzfristige Optimierung.
Wir setzen in unseren Projekten zur Unterstützung die kyro Software ein. Die All-in-One Optimierungsplattform stellt sicher, dass Prozesse nicht nur analysiert, sondern Ursachen gefunden und Massnahmen umgesetzt werden. Mit kyro können Unternehmen Verbesserung im Alltag ganz einfach leben.
Makigami ist kein Workshop-Tool sondern ein Einstieg in echte Verbesserung
Makigami wird oft als Workshop-Methode verstanden. Das greift zu kurz. In Wirklichkeit ist es der Einstieg in ein System der kontinuierlichen Verbesserung. Es schafft die Grundlage für Transparenz, gemeinsames Verständnis und gezielte Veränderung.
Die Qualität deiner Prozessanalyse entscheidet darüber, ob du Symptome behandelst oder echte Ursachen löst. Makigami bietet dir eine klare und gleichzeitig einfache Basis, um genau das zu erreichen. Mit unserer Optimierungs-Expertise und dem Einsatz von kyro entsteht dann echte Verbesserung im Alltag.
Wenn du verstehen willst, wo deine Prozesse Zeit verlieren und wie du gezielt an den richtigen Hebeln ansetzen kannst, lohnt sich der Blick auf einen konkreten Ablauf in deiner Organisation. Oft reicht ein einziger Prozess, um sichtbar zu machen, wie gross der Unterschied zwischen Dokumentation und gelebter Realität wirklich ist. Dürfen wir dich bei der Prozessanalyse im Office unterstützen?