Prozessanalyse: Vorgehen und Methode

Bei einer Prozessanalyse werden Prozesse sichtbar gemacht, systematisch untersucht und in Einzelteile zerlegt. Es geht dabei darum, ein Prozess zu verstehen, Schwachstellen im Prozess herauszufinden und Optimierungspotential zu erkennen. Aber ist es wirklich nötig, jeden einzelnen Prozessschritt zu notieren? Soll man Prozesse nur genau anschauen, wenn Probleme auftreten? Oder lohnt es sich, jeden Prozess unter die Lupe nehmen?

Wieso eine Prozessanalyse durchführen?

Wir sind klar der Meinung, dass jeder einzelne Prozess in einer Unternehmung analysiert werden sollte. Egal ob offensichtliche Probleme bestehen oder nicht. Klar ist das mit Aufwand verbunden – aber wir können dir garantieren, dass sich die investierte Zeit für die Prozessanalyse doppelt und dreifach auszahlt, wen der Prozess erst analysiert ist. Sobald all die Verschwendungen, Schwachstellen und Fehler sichtbar werden, hinterfragst du das Vorgehen nicht mehr, versprochen.

In einem Unternehmen gibt es einige leicht sichtbare Probleme: Kundenreklamationen, Überproduktion oder kumulierte Überzeiten. Daneben gibt es aber auch immer Schwachstellen und Verschwendungen, die auf den ersten Blick kaum zu erkennen sind. Wie zum Beispiel verlorener Umsatz, lange Durchlaufzeiten, ungenaue Planung, ungenutztes Wissen etc. Und genau diese verborgenen Probleme werden mit einer Prozessanalyse sichtbar gemacht. Eine Prozessanalyse hilft also dabei, alle Schwachstellen in einem Prozess zu erkennen.

Ausserdem schafft eine solche Analyse sehr viel Verständnis für einen Prozess, da das Team sich intensiv mit dem Arbeitsablauf beschäftigt. Oft werden Tätigkeiten schlicht nicht hinterfragt oder für gegeben angesehen, dabei gäbe es so viele Möglichkeiten, einen Prozess zu verschlanken und zu optimieren. Man muss nur bei denjenigen Personen genau nachfragen, die den Prozess auch tatsächlich bearbeiten.

Auch dient die genaue Analyse eines Prozesses als Basis für eine Optimierung. Nach der Analyse sollten unbedingt Massnahmen zur Verbesserung des Prozesses erarbeitet werden. Dieser optimierte Prozess zeigt dann den goldenen Standard und kann in einem Best Practice Dokument festgehalten werden. Er sichert die Qualität und steigert die Performance des Unternehmens.

Doch das ist noch nicht alles: Ein standardisierter Prozess bildet die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung. Ist ein Prozess erst Mal analysiert, optimiert und standardisiert, kann er spielend leicht immer wieder verbessert und angepasst werden. Heutzutage verändert sich die Wirtschaft rasant – und nur wer seine Prozesse in und auswendig kennt, kann rasch auf Veränderungen reagieren.

Das sind doch einige Gründe, die für eine Prozessanalyse sprechen, oder?

Wie analysiert man Prozesse richtig?

Es gibt diverse Methoden, die du für eine Prozessanalyse verwenden kannst. Meistens sind das theoretische Konzepte wie zum Beispiel der PDCA-Zyklus oder DMAIC. Natürlich haben diese ihre Berechtigung (wir arbeiten schliesslich auch mit den Methoden), sie geben aber keine klare Vorgehensweise an die Hand, wie man denn nun ein Prozess analysieren soll.

Wir visualisieren Prozesse deshalb immer mittels einem Value Stream Mapping. Bei dieser praktischen Vorgehensweise wird ein einzelner Teil-Prozess visualisiert, inkl. allen Prozess-Schritten. Ein Value Stream Mapping kannst du digital (zum Beispiel mit unserem Prozessoptimierungs-Tool kyro) oder vor Ort auf einem Brown Paper durchführen. Dazu lädst du alle an einem Prozess beteiligte Personen ein. Jeder Prozessschritt wird dann auf einem gelben Post-it notiert, Fehler und Verschwendungen werden auf einem rosa Post it vermerkt. Ausserdem kannst du festhalten, welche Tätigkeiten «wertschöpfend» und welche «nicht-wertschöpfend» sind.

Dieses Vorgehen bietet einen guten Überblick über den Prozess. Alle beteiligten Personen können ihre Meinung zum Prozess abgeben, Fehler und Verschwendungen sind für alle ersichtlich. Dank der Visualisierung des Prozesses können sich alle Personen mit dem Prozess identifizieren. Die Erarbeitung der Probleme und Schwachstellen des Prozesses im Team hilft dabei, das Verantwortungsgefühl für den Arbeitsablauf zu stärken. Das Team ist involviert und will die Probleme angehen.

Wie geht es nach der Analyse des Prozesses weiter?

Nun da die Probleme und Verschwendungen für alle sichtbar erarbeitet wurden, geht es darum die Probleme zu lösen und die Verschwendungen zu eliminieren. Der nächste Schritt in Richtung optimierter Prozess ist ausschlaggebend für den Erfolg der Optimierung: Die Ursachen für die Probleme und Verschwendungen müssen gefunden werden. Hier lohnt es sich, genügend Zeit zu investieren und den Schwachstellen wirklich auf den Grund zu gehen. Wir können mehrere Methoden empfehlen, um die Ursachen zu bestimmen: Die 5 Why Methode, das 6W-Fragemodell, Root Cause Problem Solving oder auch das Fishbone-Diagramm. Es geht im Grundsatz bei allen Methoden darum, so lange nachzufragen, bis der Ursprung des Problems oder der Verschwendung gefunden wird.

Die nachfolgenden Schritte ergeben sich dann wie von selbst: Sind die Ursachen erst einmal gefunden, lassen sich relativ einfach Massnahmen ableiten, um das Problem zu beheben. Und schliesslich werden die umgesetzten Massnahmen regelmässig auf ihre Wirkung überprüft. Also ob die gewünschte Wirkung erreicht werden konnte oder ob weitere Massnahmen erforderlich sind. Ganz im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung.

Wir helfen dir gerne dabei, Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Wir sind überzeugt, dass in jedem Prozess grosses Optimierungspotential steckt – bist du schon bereit, deine Perfomance nachhaltig zu steigern?