Prozessmanagement: Starres Wasserfall-Modell oder agile Arbeitsweise – welche Methode ist zu empfehlen?

Prozessmanagement: Starres Wasserfall-Modell oder agile Arbeitsweise – welche Methode ist zu empfehlen?

Aus dem Projektmanagement sind vornehmlich zwei Arten der Projektdurchführung bekannt: Der Wasserfallansatz oder das agile Projektmanagement. Mit dem Wasserfall ist eine sehr lineare, klar definierte Abfolge von Projektphasen gemeint, in denen erst weitergearbeitet werden kann, wenn die vorhergegangene Phase abgeschlossen ist. Mit der agilen Vorgehensweise ist eine flexible Umsetzung gemeint, bei welcher immer wieder Feedbacks berücksichtigt und eingearbeitet werden. Sie folgt keiner linearen Abfolge und ist sehr anpassungsfähig. Auch im Prozessmanagement werden diese Begrifflichkeiten verwendet, um die Vorgehensweise in einem Projekt zu beschreiben. Wir zeigen dir in diesem Blog-Post auf, wie wir bei prozessraum Prozesse optimieren und warum wir uns für unsere Art der Vorgehensweise entschieden haben.

PDCA-Zyklus und DMAIC: Unsere Methoden sind Wasserfall-Modelle

Wenn wir bei prozessraum Probleme in einem Unternehmen lösen, gehen wir nach den vier Phasen des PDCA-Zyklus vor oder wenden das Six Sigma Vorgehen DMAIC an. Der PDCA-Zyklus besteht aus den Phasen «Plan – Do – Check – Act». Sobald man Act abgeschlossen hat, beginnt man wieder von vorne – ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Dieses Vorgehen wenden wir vor allem bei administrativen Prozessen an.

DMAIC ist der Kernprozess des Qualitätsmanagement-Ansatzes Six Sigma. Er wird bei der Prozessgestaltung eingesetzt und sorgt dafür, dass die Prozesse ein stabiles 6 Sigma-Leistungsniveau halten – hier wird also von einem mathematischen Ansatz ausgegangen, was den Prozess messbar macht. DMAIC wird vor allem für die Verbesserung von bestehenden Produkten verwendet.

Sowohl der PDCA-Zyklus als auch DMAIC sind Wasserfall-Methoden. Der Wasserfall-Ansatz hat einige Vorteile. Er braucht einerseits weniger Koordination, da die Phasen und deren Inhalte bereits klar definiert sind. Andererseits machen die übersichtlichen Projektphasen die Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitsschritte deutlich. Massnahmen zur Problemlösung sollte man zum Beispiel immer erst definieren, wenn die Ursachen für die Probleme gefunden und beschrieben wurden. Auch die Kosten für ein Projekt können mit der Wasserfall-Methode sehr viel besser abgeschätzt und offeriert werden. Die Kosten für ein Projekt sind also transparent, die Kostenübersicht ist somit gewährleistet.

Wir von prozessraum verstehen die Wasserfall-Modelle als Rahmen für unsere Prozessmanagement-Projekte. Sie bringen Struktur in die Prozessoptimierung und helfen bei der Planung und der Kommunikation des Projekts. Dennoch sind unsere Projekte alles andere als starr und unflexibel – weil unsere Arbeitsweise agil, proaktiv und vorausschauend ist.

Unsere Arbeitsweise ist agil – wir bleiben flexibel

Wir kennen nun die Vorteile des Wasserfall-Ansatzes – die Nachteile werden aber ebenso schnell klar: Projekte verlaufen nicht immer linear und gerade bei Prozessoptimierungen müssen wir flexibel auf die gefundenen Ursachen für Probleme reagieren können. Wir nutzen deshalb die Vorteile der Wasserfall-Methode, arbeiten jedoch sehr agil. Wie sieht das in der Praxis aus?

Einerseits prüfen wir die Ergebnisse in sehr viel kürzeren Abständen, nämlich in wöchentlichen Meetings. Das gibt uns einen guten Überblick über den Stand der Optimierung und wir können flexibel auf Probleme eingehen.

Zweitens führen wir bei Projekten tägliche Whiteboard-Meetings ein. In den kurzen täglichen Meetings können Probleme angesprochen und Aufgaben verteilt werden. So kommt die Optimierung nicht ins Stocken und lange Wartefristen fallen weg. Auch können in den täglichen Meetings Feedbacks eingefordert werden, so dass Probleme immer direkt auf den Tisch (oder eben das Whiteboard) kommen.

Auch führen wir bei den meisten Projekten ein Proof of Concept durch: Sprich wir überprüfen unsere Vorgehensweise zuerst an einem einzelnen Teilprozess oder in einem einzelnen Team. Dadurch können wir nötige Anpassungen vornehmen, bevor wir das Vorgehen auf die gesamte Unternehmung oder weitere Teams ausweiten.

Da wir ein Projekt in Phasen (aka Wasserfall-Modelle) unterteilen und planen, können wir gerade bei der Massnahmen-Umsetzung sehr viel flexibler agieren. Je nachdem, was für Massnahmen nötig sind, können wir diese intern bei prozessraum abdecken und begleiten. Wir haben jedoch auch ein grosses Netzwerk an Partnern, die wir wann immer nötig miteinbeziehen können. So bleiben wir flexibel und können die Massnahmenumsetzung individuell anpassen. Gerne unterstützen wir dich beim Thema Prozessmanagement.

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