Erfahrungsbericht: Prozessoptimierung im Finanzinstitut

In diesem Erfahrungsbericht handelt es sich um einen Kunden aus der Finanzbranche. Im Bereich Trade & Export Finance der Unternehmung bearbeiten rund 20 Mitarbeitende vorwiegend physische Dokumente. Bei einem früheren Workshop wurde bereits Optimierungspotential in diesem Bereich festgestellt. Damals wurden diverse betriebsorganisatorische Massnahmen festgelegt und erfolgreich umgesetzt. Erfahre in diesem Blog-Post alles zur Prozessoptimierung im Finanzinstitut.

Ausgangslage im Projekt „Optimierung der Prozesse“ in der Finanzbranche

Nun sollen weitere Prozesse in der Abteilung mit externer Unterstützung durch prozessraum angegangen werden. Im Vordergrund stehen dabei die Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung dieser Workshops. Die Ziele sind dokumentierte und analysierte IST-Prozesse, dokumentierte und implementierte SOLL-Prozesse und eine Massnahmenliste für alle gefundenen Probleme.

Unser Vorgehen bei der Prozessoptimierung in der Abteilung Trade & Export Finance

Gemeinsam mit den Prozess-Experten und 2 Manager:innen haben wir einen ersten IST-Prozess aufgenommen. Inklusiv der entsprechenden Cycle Times und Volumen. Während der Aufnahme haben wir diverse Probleme entlang der Prozesskette erkannt und diese einer Ursachen-Forschung unterzogen um herauszufinden, warum diese Fehler passieren und Probleme entstehen. 

In einem weiteren Schritt haben wir in wöchentlichen Workshops gemeinsam Massnahmen erarbeitet, mit welche die Probleme nachhaltig minimiert oder gar eliminiert werden können. Dabei haben wir wo möglich dass Optimierungs-Potential quantifiziert und somit das Einsparpotential herausgearbeitet. 

Nachdem der IST-Prozess fertig analysiert und die Optimierungs-Massnahmen definiert waren, haben wir uns an die Prozessvisualisierung des SOLL-Prozesses gemacht. Dabei haben sich einige zusätzliche Probleme aufgetan, welche wir im IST-Prozess noch gar nicht berücksichtigt hatten. Wie zum Beispiel die Regelung der Outlook Inbox. 

Der Prozess wurde allen Mitarbeitenden vorgestellt und er war für alle am Prozess beteiligten Personen nachvollziehbar. Nach Absprache mit dem Kunden haben wir uns auf eine „BIG-Bang“-Einführung des neuen Prozesses geeinigt und die neuen Massnahmen nicht schrittweise eingeführt. Da die Änderungen des neuen Prozesses doch sehr umfangreich waren, wird das interne Change Management weiterhin extrem gefragt sein. Die Mitarbeitenden müssen während der Transformation begleitet und bei der Umsetzung unterstützt werden. Diese Aufgabe wird durch zwei der Mitarbeiter:innen übernommen, die bereits bei der Prozess-Analyse dabei waren. Diese Aufgabe ist sehr wichtig: Würde die Transformation nicht begleitet werden, bliebe es bei einem schönen Prozess auf dem Papier – man würde aber keine Ergebnisse sehen. 

Ergebnisse aus der Prozessoptimierung im Finanzinstitut

Der vor dem Projekt zu 100% papierbasierte Prozess wurde komplett digitalisiert. Während des Projekts wurden 29 Probleme bei diesem Prozess gefunden. Wir haben gemeinsam mit dem Kunden eine Massnahmenliste erarbeitet, um die Probleme zu beheben und für jede Massnahme eine verantwortliche Person definiert, welche die Umsetzung der Massnahmen vorantreibt. Die Behebung der Probleme bringen ein Einsparpotential von 56‘540 Minuten oder 942 Stunden mit sich. 500 der eingesparten Stunden konnten bis heute für die Weiterentwicklung – sprich der Optimierung weiterer Prozesse – eingesetzt werden. Das restliche Potential wird im Laufe des Jahres umgesetzt, da es dafür noch IT-Unterstützung benötigt. 

Die Projekt-Ziele der Prozessoptimierung wurden somit erreicht und es freut uns sehr, dass wir bereits ein weiteres Projekt mit dem Kunden in Planung haben und im 2023 umsetzen dürfen.

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