Eine Prozessoptimierung mittels Value Stream Mapping führe ich durch, wenn ich den Prozess visualisieren will, um die Prozessprobleme heraus zu kristallisieren. Für mich ist es zweitrangig einen perfekten Prozess zu zeichnen, im stillen Kämmerchen zu sitzen und für mich alleine einen neuen Prozess zu gestalten, nach aller Form der Kunst und meines Könnens. Denn ehrlich gesagt, spielt das gar keine Rolle, wie gut ich bin und wie perfekt mein gezeichneter Prozess sein wird. Wenn er nicht umsetzbar ist, nicht getragen wird von den Mitarbeitenden, die diesen dann auszuführen haben, dann ist das verschwendete Zeit und das mag ich nicht.

Ich möchte jeweils mit den Mitarbeitenden des End-to-End Prozesses in einem Raum sitzen und diesen Schritt um Schritt aufnehmen. Die dabei resultierenden Probleme nehme ich oder ein Team-Mitglied separat auf einem Flipchart auf, damit wir später strukturiert weiter an den Problemen und deren Ursachen arbeiten können.

Der grosse Vorteil wenn man mit den betroffenen Personen Schnittstellen übergreifend zusammen sitzt: Sie sprechen gemeinsam über den gleichen Prozess und auf einmal herrscht ein gegenseitiges Verständnis vor. Sobald dieses Verständnis für die anderen da ist, wird Energie neu in die gemeinsame Anpassung der Prozesse gesteckt und nicht mehr im Ärgernis über die Anderen. Tönt einfach? Ist es auch, denn Kommunikation ist auch beim Thema Prozessoptimierung ein zentraler Bestandteil.

Ein Kundenbeispiel eines 1-tägigen Prozessoptimierungs-Workshops als Kick-off

Ein Kunde in der Textilindustrie hat mich um Unterstützung bei der Prozessoptimierung gebeten. Wir dürfen unsere Kundschaft oft bei der Prozessanalyse begleiten und erfolgreich in der Umsetzung unterstützen. Auch in diesem Fall haben wir es geschafft, unseren Kunden sehr zufrieden zu stellen.

Ausgangslage und Herausforderungen für die Prozessoptimierung

Eine Prozessoptimierung VSM (Value Stream Mapping) habe ich in diesem Fall dazu genutzt, die Prozess-Probleme sichtbar zu machen um danach strukturiert daran arbeiten zu können. Es ist wichtig, den Prozess visuell für alle Beteiligten aufzuschreiben, damit jederzeit das gleiche Verständnis herrscht, wo man sich in der Diskussion gerade befindet. Und natürlich auch, um die Probleme visuell festzuhalten.

Warum ist das überhaupt wichtig, das man dies in einem Workshop macht? Man könnte doch einfach durch die Reihen gehen und die Leute fragen, was ihnen Schwierigkeiten bereitet? Der Grund dafür ist Folgender: Es ist zwingend nötig, dass im Team ein gleiches Verständnis vom Problem herrscht. Ohne diese Grundlage wird man keine Verbesserung hinkriegen. Denn wenn ich als Projektleiter:in Probleme nur bei einem Mitarbeitenden aufnehme und den Prozess danach anpasse, woher weiss ich, das es nicht noch andere, bessere Möglichkeiten gibt? Und wenn die anderen Mitarbeitenden dies dann nicht genauso sehen wie die erste befragte Person – wie soll ich den Prozess dann anpassen?

Prozessoptimierung in einem Team zusammen zu erarbeiten bedeutet Change. Und das funktioniert nur, wenn das Verständnis für einen Prozess und für alle daran beteiligte Personen hat. Dieses gilt es an einem gemeinsamen und visuell gestalteten Workshop zu schaffen.

Ich begrüsse die  Teilnehmenden und Stimme die Gruppe auf den Event ein. Erkläre, was sie heute erwartet, bespreche den Ablauf und das erwartete Ergebnis. Auch das es kein Monolog von meiner Seite her sein und das es anstrengend werden wird, da man viel von sich selber investieren muss. Dies ist jeweils ein sehr wichtiger Punkt, den ich immer sehr klar und deutlich präsentiere und auch wiederhole. Denn es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden den Workshop mit einem guten Gefühl verlassen und vor allem mit etwas konkretem um weitere daran zu arbeiten. Sie wissen also von Anfang an, was auf sie zukommt und worauf sie sich einlassen.

Es macht durchaus auch Sinn das Thema “Workshop” kurz aufzunehmen und allen Anwesenden zu erklären, wie dieses Werkzeug heute genutzt wird. Ausserdem stelle ich mich vor und erkläre meine Aufgabe als Moderatorin.

Auch jede teilnehmende Person soll sich kurz vorstellen und gerne die Erwartungen an den Workshop formulieren. Mit dieser Frage bekommt man einen tollen Feedback Loop am Ende des Workshops. Nach einem langen und produktiven Tag können die gerade gemachten Erfahrungen mit einbezogen werden, wenn gefragt wird, ob die Erwartungen getroffen wurden. Falls speziell etwas vorbereitet wurde (wie z.B. die persönlichen Herausforderungen in Bezug auf die Thematik) ist nun der richtige Platz dafür.

Spielregeln und Ziele des Prozessoptimierungs-Workshop

Die Spielregeln sind ein sehr wichtiger Teil eines jeden Workshops, auch wenn sich das lustig anhört. Steht der “Code of Conduct” oder die “Benimmregeln” nicht von vorneherein fest, kann es zu sehr hitzigen Diskussionen kommen. Dies sollte so gut wie möglich vermieden werden, da wir eine “Safe Zone” für alle Meinungen und Kommentare schaffen wollen. Deshalb am besten ein Poster an der Wand und von Zeit zu Zeit darauf hinweisen, falls nötig. Das erspart einem viele Kopfschmerzen im Verlauf des Tages und fokussiert die Diskussion auf die Sache und nicht auf die Personen.

Das Ziel des Workshops wurde vorgängig mit dem Auftraggeber geklärt. Als Moderatorin informiere die Anwesenden über das Ziel und stimmt alle auf dieses ein. D nimmt den Teilnehmern die Angst vor dem Fremden und steuert zugleich falsche Erwartungen aus.

Jede Teilnehmer:in wusste, dass es im Workshop darum geht, einen bestehenden Prozess zu analysieren. Die Frage ist, weiss jede:r was ein Prozess ist? Warum es wichtig ist, Prozesse aufzunehmen? Diese visuell zu gestalten? Wahrscheinlich nicht alle. Deshalb investiere ich jeweils ein Paar Minuten um zu erklären, was ein Prozess ist und weshalb dieser so wichtig ist im Kontext. Nachdem das klar war, sind wir noch kurz über die Frage gegangen, warum “Prozessmanagement” so wichtig ist für die Teilnehmer und ihre tägliche Arbeit.

Agenda und Pausen während des Workshops

Damit richtig produktiv gearbeitet werden kann, muss vorher für jeden klar sein, was heute geleistet werden muss. Die Agenda fokussiert auf das Ziel und zeigt jedem den Spielplan auf mit dem dieses erreicht werden muss. Es ist wichtig den time-boxed Ansatz zu fahren und Zeitangaben zu machen wie lange welche Aktivitäten brauchen werden.

Um unnötige Störungen zu vermeiden, ist das der richtige Zeitpunkt über die Arten von Pausen zu sprechen und wie diese eingeläutet werden. Da ich persönlich die Pausen immer vergesse, da ich im Fluss bin, bitte ich am Anfang die Teilnehmenden mich daran zu erinnern, wenn sie eine Pause benötigen.

Hauptaufgabe des Prozessoptimierungs-Workshop: IST-Prozess Mapping

Das Ziel von diesem Workshop war es nicht einen gesamten Prozess von A bis Z zu analysieren, sondern es ging im ersten Schritt darum, greifbare Probleme im Prozess zu finden, an welchen man arbeiten kann. Und wir haben in kurzer Zeit 20 Probleme/Fehler gefunden.

Wenn man das Ziel hat, einen kompletten Prozess aufzunehmen, wird ein Tag dafür nicht reichen. Das bessere Tool ist dann ein „Process Walk“ im Office. Aber Achtung! Die Problem-Beobachtungen kommen dann von der Seite der Projektleitung und müssen danach mit den Beteiligten besprochen werden. Dies um ein einheitliches Verständnis zu bekommen. Denn wie bereits eingangs erwähnt: Veränderungen zu implementieren geht nur mit der Beteiligung der betroffenen Mitarbeitenden.

Der Ist-Prozess wird jetzt auf einem Poster durch die Teilnehmer definiert. Mit Hilfe von einigen Techniken und der Moderation werden die Problemfelder gefunden.

Diese Slide zeigt den Teilnehmern auf was das zu erzielende Resultat ist. Wie von der Aufnahme des Ist-Prozesses eine Liste entsteht die später die Folgeschritte definiert.

Wir verwenden hierfür folgende Tools:

• Value Stream Mapping,
• Problem Definition / Root Cause Analysis mit der 5 Why /  / Fishbone-Diagramm
• den Massnahmenkatalog / Open Challenge Liste

Resultate präsentieren, verstehen und verständlich machen

Die Teilnehmenden waren überaus aufnahmefähig, deshalb hatte ich mich dazu entschlossen sie Gruppen einzuteilen um die Ursachenforschung für verschiedene Probleme selbstständig zu evaluieren. So haben wir in kürzerer Zeit für mehr Probleme die Ursachen und Massnahmen gefunden.

Danach ist es aber wichtig, dass die Teilnehmenden die gefunden Ursachen mit den anderen Kollegen und Kolleginnen teilen. Hierfür lässt man die gemachten Gruppenarbeiten präsentieren und von der Gruppe besprechen. Es ist ganz sicher, dass nicht jeder mit den erarbeiteten Resultaten übereinstimmen wird. Das ist auch gewünscht so, denn es geht ja darum ein gemeinsames Verständnis für die Probleme zu entwickeln und dann die wirklichen Ursachen und die Massnahmen aufzuschreiben. Die erneute Auseinandersetzung mit einer erarbeiteten Lösung lässt die Qualität steigen. Es ist immerhin gut möglich, dass jemand entscheidendes für einen Prozess in einer anderen Gruppe war und jetzt einen guten Input liefert. Oftmals sind Betroffene so tief in der Thematik, dass ohne diese Vorarbeit, die wahren Ursachen nicht gesehen werden. Ansonsten wären diese wahrscheinlich längst behoben. Probleme sind aber den meisten Teilnehmeden sehr wohl bekannt. Doch ein Toolset für die strukturierte Umsetzung dieser fehlt ihnen. Diese gebe ich ihnen zur Hand.

Steht fest, dass wir am definierten Ziel sind, werden die Whiteboards fotografiert um die Dokumentation sicherzustellen.

Feedback einholen und „loop back“ vom Prozessoptimierungs-Workshop

Wenn du am Anfang die Erwartungen abgeholt hast, bist Du in der Pflicht zu fragen, ob diese getroffen wurden.

Wer nicht gefragt hat, sollte trotzdem ein Feedback von den Teilnehmern einholen. Diese Fragen helfen ein gutes Feedback zu bekommen:

• Was hat mir gut gefallen?
• Was war nicht so gut?
• Was hat mir gefehlt?
• Was habe ich gelernt?

Das Feedback ist für uns zur Verbesserung des Services sehr wichtig, aber auch die Teilnehmenden können hier lernen.

Diese Reflektion am Ende des Tages hilft, ohne Filter die Emotionen und das Erlebte abzuholen. Ausserdem bekommt man so meiner Meinung nach, ein ehrlicheres Feedback, was das Thema angeht.

Hier ein Beispiel wie das in unserem Fall aussah.

Die Workshop Nachbearbeitung

Zur Nachbereitung des Prozessoptimierungs-Workshops gehört all das, was wir am Anfang mit dem Auftraggebenden definiert haben.

In diesem Beispiel wollten wir den IST-Prozess analysieren und dessen Probleme aus der Sicht der Mitarbeitenden aufdecken, um dann zu einem Action Plan zu kommen.

Die Umsetzung dieser Liste war kein Teil des Workshops und wird von der Firma alleine angegangen. Doch oftmals braucht es weitere Unterstützung um das Momentum nicht zu verlieren. Denn kaum im Büro-Alltag zurück, vergisst man, dass da noch ein paar Tasks aus dem Workshop zu erledigen sind.

Abhilfe schafft da ein Fotoprotokoll. Hierfür muss während des Workshops oder danach alles fotografiert werden, jedes Whiteboard, alle gesammelten Informationen etc. Die Teilnehmer müssen nach dem Workshop die Chance haben sich an der geleisteten Arbeit zu orientieren und erinnern, worum es ging. Ausserdem wurde ja eine Open Challenge Liste erarbeitet, auf welcher alle zu bearbeitenden Massnahmen festgehalten wurden. Diese ist besonders wichtig, da die Ergebnisse oft auch an abwesenden Personen und dem Management präsentiert werden.

Prozessoptimierungs-Workshop: Zusammenfassung

Planung ist das A und O eines Workshops und darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Von der Location über die Teilnehmenden, das Mittagessen oder den Beamer. Alles muss vorher klar sein oder man gerät leicht in Stress bevor es los geht.

Die Arbeit während des Workshops muss gelenkt und geführt werden. Am Besten man hat vorher klar die Regeln definiert und darauf verwiesen. Macht man dies nicht, wird es schnell brenzlig, wenn die Gemüter auf Hoch-Touren kommen.

Der Verlauf und das Ziel müssen klar kommuniziert werden und auch wie dieses erreicht werden soll. Dann führt man professionell ohne sich einzumischen durch das Dickicht der Informationen auf die andere Seite zur Lösung.

Am Ende sollte der Raum visuell die geleistete Arbeit widerspiegeln. Das ist wichtig für die Nachbearbeitung und das Protokoll, also nicht vergessen Fotos zu machen.

Nach dem Workshop erwartet der Kunde meistens die erarbeiteten Ergebnisse in irgendeiner Form. Nicht nur um an den Lösungen zu arbeiten, sondern auch um diese in der Firma kommunizieren zu können. Das ist auch eine Aufgabe von mir als Workshopleiterin und es sollte im Voraus geklärt werden, welche Erwartungen der Auftraggeber diesbezüglich hat.

Der Workshop ist nur eine Kick-off Veranstaltung, danach muss die Umsetzung folgen. Hierbei zu unterstützen ist für mich selbstverständlich, denn die Umsetzung, das dran bleiben, ist die Herausforderung und an dieser hapert es oft. Dabei helfe ich indem ich einen Projektplan aufsetze, die Umsetzung begleite und die Mitarbeitenden coache.

Die Erwartungen des eintägigen Prozessoptimierungs-Workshops wurden erreicht und teilweise übertroffen. Das Ergebnis war ein sehr zufriedener Kunde was uns natürlich sehr freut.