Prozessoptimierung vor Digitalisierung: 38 % Effizienzsteigerung bereits vor der Umsetzung
Der Kunde wollte Prozesse digitalisieren. Wir haben zuerst optimiert. Das Ergebnis: 38 % Effizienzsteigerung – noch vor der Digitalisierung. Wir begleiten unseren Kunden aus der Finanzbranche seit mehreren Monaten und konnten bereits verschiedene Projekte erfolgreich umsetzen. In mehreren Teilprojekten konnten dabei Effizienzsteigerungen von über 25 % erzielt werden. Das Teilprojekt im Bereich Trade Loans stach dabei speziell ins Auge. Wir konnten bei der Optimierung des Prozesses 125 Stunden einsparen und haben damit eine Effizienzsteigerung von 38 % erreicht. Das Besondere daran: Ursprünglich stand die Digitalisierung im Mittelpunkt. Wir haben aber nach unserem Credo «Optimierung vor Digitalisierung» gearbeitet und den Prozess zuerst optimiert. So konnte bereits vor der eigentlichen Digitalisierung eine Effizienzsteigerung von 38 % erzielt werden – und den Prozess dann bereits optimiert digitalisieren.
In diesem Blog-Post zeigen wir auf, wie wir im Projekt Trade Loans vorgegangen sind und mit welchen Massnahmen wir die Effizienz in diesem Masse steigern konnten.
Prozessoptimierung im Teilprojekt Trade Loans – unser Vorgehen
Gestartet haben wir das Projekt mit einem Kick-off: Dabei holen wir die Erwartungen und Bedenken unserer Kundschaft ab. Anschliessend haben wir den IST-Prozess aufgenommen und in einem Value Stream Mapping visualisiert. Bei der Analyse des Prozesses haben wir einerseits alle Probleme festgehalten und für jede Tätigkeit definiert, wie sich die aufgewendete Zeit auf wertschöpfende («Value Adding Activities») und nicht wertschöpfende Tätigkeiten («Non Value Adding Activities») verteilt. Das geht übrigens ganz einfach mit der kyro Software.
Danach haben wir zusammen mit dem Projektteam die Ursachen für die Verschwendungen («Non value adding Activities») erforscht und Massnahmen abgeleitet. Schliesslich arbeiteten wir die Massnahmen zur Minimierung der Verschwendung ab und definierten den SOLL-Prozess. Bei der Visualisierung des SOLL-Prozesses wurde klar, dass noch weitere Massnahmen nötig sind, um den SOLL-Prozess erfolgreich zum Laufen zu bringen – auch diese wurden dann erfasst und abgearbeitet. Welche Massnahmen wir genau erarbeitet und umgesetzt haben, verraten wir weiter unten.
Massnahmen zur Effizienzsteigerung im Projekt Trade Loans – die Basis für eine Digitalisierung
Im Falle dieses Kunden lag der Fokus auf der Digitalisierung der Prozesse. Hier ist zu betonen, dass die Basis für die Digitalisierung immer ein optimierter Prozess sein muss, da sich sonst Probleme nur vervielfachen. Deshalb optimieren wir einen Prozess immer ganzheitlich und digitalisieren dann jeweils diejenigen Schritte, die sich für eine Digitalisierung eignen. Nur so funktioniert der Prozess optimal. 125 Stunden haben wir im Projekt Trade Loans eingespart. Dadurch wurde ein Einsparpotenzial von 38 % erreicht – und das noch vor der Digitalisierung! Der Aufwand sank von 346 Stunden im IST-Zustand auf 221 Stunden im SOLL-Zustand.
Möglich wurde dies durch die Beseitigung oder Reduktion von insgesamt 23 identifizierten Problemen. Der Schwerpunkt lag dabei bei der Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Kundenberater:innen und dem Backoffice. Bevor Prozesse digitalisiert werden können, müssen diese einwandfrei funktionieren – deshalb war dieser Schritt besonders wichtig. Gerade in diesem konkreten Beispiel wäre sonst ein Prozess digitalisiert worden, der Ressourcen in hohem Masse verschwendet.
Wir haben vier zentrale Massnahmen definiert, welche die Effizienz im Prozess erheblich gesteigert und Verschwendungen minimiert haben:
- Klare Regelung für die Ablage physischer Dokumente
- Neuverteilung von Aufgaben zur Vermeidung von Doppelspurigkeiten und zur Klärung von Verantwortlichkeiten nach dem AKV-Prinzip
- Einführung eines KVP-Meetings im Zwei-Wochen-Rhythmus zur konsequenten Umsetzung von Verbesserungen
- Beseitigung von Unklarheiten an Schnittstellen zwischen Kundenberatung und Backoffice
Volles Potential ausgeschöpft: Der optimierte Prozess wird digitalisiert
Nachdem die Verschwendungen im Prozess eliminiert und der Ablauf stabilisiert worden waren, konnte die Digitalisierung gezielt umgesetzt werden. Der entscheidende Unterschied: Es wurde kein ineffizienter oder fehleranfälliger Ablauf digitalisiert, sondern ein bereits optimierter Prozess.
Durch die vorgängige Prozessoptimierung waren Rollen klar definiert, Schnittstellen bereinigt und unnötige Arbeitsschritte eliminiert. Dadurch konnte die Digitalisierung auf einem stabilen und klar definierten Prozess aufbauen. Bestehende Probleme wurden nicht automatisiert, sondern bereits im Vorfeld beseitigt.
Das Ergebnis: Die digitale Lösung unterstützte einen funktionierenden Ablauf, anstatt zusätzliche Komplexität zu schaffen. Dies führte zu mehr Transparenz, weniger Abstimmungsaufwand und einer höheren Prozessstabilität im Arbeitsalltag.
Wenn du vor der Digitalisierung sicherstellen möchtest, dass deine Prozesse effizient und zukunftsfähig aufgestellt sind, lohnt sich ein genauer Blick auf die Abläufe im Alltag. Melde dich für einen unverbindlichen Austausch.