Prozessoptimierung vor Digitalisierung – für noch mehr Effizienz statt Ressourcenverschwendung

Wir begleiten unseren Kunden aus der Finanzbranche schon seit einigen Monaten und durften schon diverse Projekte umsetzen. Dabei haben wir in verschiedenen Teilprojekten eine Effizienzsteigerung von über 25% erreicht. Das Teilprojekt im Bereich Trade Loans stach dabei speziell ins Auge. Wir konnten bei der Optimierung des Prozesses 125 Stunden einsparen und haben damit eine Effizienzsteigerung von 38% erreicht. Das Besondere an diesem Projekt? Der Fokus des Projekts lag auf der Digitalisierung: Der Kunde wollte eine Effizienzsteigerung durch das Digitalisieren von Prozessen erreichen. Wir haben aber nach unserem Credo «Optimierung vor Digitalisierung» gearbeitet und den Prozess zuerst optimiert. Das Ergebnis: Wir konnten bereits vor der Digitalisierung eine massive Effizienzsteigerung verzeichnen und den Prozess dann bereits optimiert Digitalisieren.

In diesem Blog-Post zeigen wir auf, wie wir im Projekt Trade Loans vorgegangen sind und mit welchen Massnahmen wir die Effizienz in diesem Masse steigern konnten.

Prozessoptimierung im Teilprojekt Trade Loans – unser Vorgehen

Gestartet haben wir das Projekt mit einem Kick Off: Dabei holen wir die Erwartungen und Bedenken unserer Kundschaft ab. Danach haben wir den IST-Prozess aufgenommen und den Prozess in einem Value Stream Mapping visualisiert. Bei der Analyse des Prozesses haben wir einerseits alle Probleme festgehalten und für jede Tätigkeit definiert, wie viel der aufgewendeten Zeit für «Value Adding Activities» und «Non value adding Activities» aufgewendet wird. Also, wie viel Zeit jeweils für wertschöpfende und nicht-wertschöpfende Tätigkeiten gebraucht wird (das geht ganz einfach im Tool kyro).

Danach haben wir zusammen mit dem Projektteam die Ursachen für die Verschwendungen («Non value adding Activities») erforscht und Massnahmen abgeleitet. Schliesslich arbeiteten wir die Massnahmen zur Minimierung der Verschwendung ab und definierten den SOLL-Prozess. Bei der Visualisierung des SOLL-Prozesses wurde klar, dass noch weitere Massnahmen nötig sind, um den SOLL-Prozess erfolgreich zum Laufen zu bringen – auch diese wurden dann erfasst und abgearbeitet. Welche Massnahmen wir genau erarbeitet und umgesetzt haben, verraten wir weiter unten.

Massnahmen zur Effizienzsteigerung im Projekt Trade Loans – die Basis für eine Digitalisierung

Im Falle dieses Kunden lag der Fokus auf der Digitalisierung der Prozesse. Hier ist zu betonen, dass die Basis für die Digitalisierung immer ein optimierter Prozess sein muss, da sich sonst Probleme nur vervielfachen. Deshalb optimieren wir einen Prozess immer ganzheitlich und digitalisieren dann jeweils diejenigen Schritte, die sich für eine Digitalisierung eignen. Nur so funktioniert der Prozess optimal. 125 Stunden haben wir im Projekt Trade Loans eingespart. Dadurch wurde eine Einsparpotential von 38% erreicht – und das noch vor der Digitalisierung! Wir haben beim IST-Prozess 346 Stunden verzeichnet, beim SOLL-Prozess nur noch 221 Minuten.

Wie wir das geschafft haben? Indem wir 23 Probleme in diesem Teilprozess eliminiert oder minimiert haben. Der Schwerpunkt lag dabei bei der Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Kundenberater:innen und dem Backoffice. Bevor Prozesse digitalisiert werden können, müssen diese einwandfrei funktionieren – deshalb war dieser Schritt besonders wichtig. Gerade in diesem konkreten Beispiel wäre sonst ein Prozess digitalisiert worden, der Ressourcen in hohem Masse verschwendet.

Wir haben zwei zentrale Massnahmen definiert, welche die Effizienz im Prozess erheblich gesteigert und Verschwendungen minimiert haben:

• Erarbeitung einer klaren Regelung der Ablage von physischen Dokumenten
• Neuverteilung der Aufgaben – dadurch wurde Doppelspurigkeit verhindert (AKV-Prinzip) und klar definiert, wer was bis wann macht
• Einführung eines 2-wöchentliche KVP-Meetings, damit die Umsetzung und neue Probleme sofort eliminiert werden konnten
• Eliminierung von Schnittstellen-Unklarheiten

Volles Potential ausgeschöpft: Der optimierte Prozess wird digitalisiert

Nachdem die Verschwendungen im Prozess eliminiert und der Prozess optimiert wurde, stand einer Digitalisierung nichts mehr im Weg. Unser Kunde hat bereits vor der Digitalisierung eine enorme Effizienzsteigerung erreicht – und konnte die Effizienz schliesslich nochmals erhöhen, indem der Prozess in einem digitalen Dokumente-Ablage-System erfasst wurde. Somit wurde das ganze Potential des Prozesses ausgeschöpft.

Ein tolles Beispiel, dass zeigt, wie wichtig unser Ansatz «Optimierung vor Digitalisierung» ist. Dürfen wir auch in deinem Unternehmen die Basis für eine Digitalisierung legen?