prozessraum OpEx Box

Lernserie OpEx Operational Excellence

Damit auch du Prozesse kannst wie ein Profi, habe ich eine Lernserie zu prozessraum OpEx Box Operational Excellence zusammengestellt.
Du willst deine bestehenden Prozesse digitalisieren und automatisieren? Lerne, was es dazu braucht.
Willkommen im prozessraum – Vielen Dank für dein Vertrauen.
Ich freue mich riesig, dich hier begrüssen zu dürfen. In den nächsten 3 Tagen wirst du mein Vorgehen zur ganzheitlichen Prozessoptimierung kennenlernen – Den Inhalt der «prozessraum OpEx Box».
Doch zu aller erst möchte ich mich vorstellen.
Mein Name ist Lara. Ich arbeite seit 2004 in verschiedenen Bereichen als Managerin, Projektleiterin und als Prozessmanagement Spezialistin und habe viel Erfahrung und Wissen gesammelt, welche ich nun sehr gerne mit dir teilen möchte, damit du auch davon profitieren kannst.
Lara www.prozessraum.ch

Warum ich die Expertin im Prozessmanagement bin

Ich bin Lean Six Sigma Black Belt und ich habe früher die Lean Management und Six Sigma Projekte geleitet, nach Lehrbuch. Ich habe die Prozesse aufgenommen, verbessert, die Verschwendungen herausgelöst, die Fehlerrate minimiert und die Kosten reduziert – alles auf dem Papier. Als es in die Umsetzungsphase ging und ich den von mir gezeichneten optimierten Prozess dem Betrieb aushändigte, dachte ich, dass dieser umgesetzt wird. Doch weit gefehlt. Wenn ich 2-3 Monate später den PIR (Post Implementation Report) erstellte, merkte ich, dass der Prozess immer noch nach dem Alten verlief. All die Einsparungen, die ich ausgewiesen hatte, blieben auf dem Papier. Das musste geändert werden.
Expertin Lara www.prozessraum.ch
Im Team haben wir einen Weg gefunden, die Prozesse zu analysieren, zu optimieren und zu implementieren und zwar so, dass sie von den Mitarbeitern umgesetzt und gelebt werden. Auf einmal erreichte und übertraf ich die Ziele – was für ein Erfolg! Der Schlüssel dazu ist das Change-Management– die Betroffenen zu Beteiligten zu machen und das integrierte Continuous Improvement.
Was das konkret heisst, wie das funktioniert, wie du die Team- und Prozessperformance ganzheitlich verbesserst und wie auch du erfolgreich wirst, lernst du hier.
In den nächsten 3 Tagen werde ich dich durch die komplexe Welt des ganzheitlichen Prozessmanagements führen. Die Du wirst lernen, was alles dazu gehört und warum. Worum es im Change-Management geht, wie es anzuwenden ist und wirst verstehen, wie wichtig der integrierte Continuous Improvement Prozesss ist.
Alle Elemente, welche ich dir aufzeigen werde, sind absolut wichtig um ein erfolgreiches und nachhaltiges Projekt umzusetzen, welches letztendlich die Prozessperformance verbessert.
Wenn du deine Prozesse kennst und verbessert hast, Change-Management kein Fremdwort mehr für dich ist und der kontinuierliche Verbesserungsprozess ein Bestandteil deiner Organisation ist, dann bist du bereit für die Digitalisierung und Automatisierung deiner Prozesse. Aber erst dann…
Dein Erfolg ist mir wichtig! Wenn du also Fragen zur Umsetzung hast, kannst du mich jederzeit gerne anrufen oder mir eine Mail schreiben.

Willkommen zu Tag 1 – heutiges Lernziel: OpEx – Operational Excellence Grundlagen verstehen

OpEx Operational Excellence ist die ganzheitliche Optimierung von Geschäftsprozessen um die Team- und Prozessperformance zu steigern. Somit geht es darum Kosten einzusparen, mit gleich vielen Mitarbeitern mehr bearbeiten zu können, die Qualität zu verbessern, die Fehlerraten zu senken und Verschwendungen aus den Prozessen zu holen.
Die Ziele einer ganzheitlichen Organisationsentwicklung
Mit dem Bearbeiten der Phasen mit einem definierten ein Vorgehen und Methode geht es darum, die Probleme in den Prozessen zu identifizieren um die
  • Qualität zu verbessern, Fehlerrate zu reduzieren (Six Sigma)
  • Verschwendungen zu eliminieren (Lean Management)
  • Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter zu erhöhen (Continuous Improvement)
  • Prozessperformance durch Kapazitäts- und Ressourcenmanagement zu verbessern (5 Linsen)
  • Leadership und Mitarbeiter Skills zu verbessern (5 Linsen)
  • Verbesserung der Kommunikation (5 Linsen)
  • Kundenzufriedenheit zu steigern (5 Linsen)
  • Mitarbeiter von Betroffenen zu Beteiligten machen (Change Management)
Über die Jahre hinweg habe ich viele Projekte geleitet, Mitarbeiter begleitet und gleichzeitig Manager dabei geholfen ihre Einsparungsziele zu erreichen. Ein herausfordernder Spagat, der nur zum Ziel führt, wenn du gewisse Spielregeln beachtest wie z.B. transparent und empathisch zu sein.

Wie du dich im OpEx Dschungel zurecht findest

Ich habe mich in deine Schuhe gestellt und habe mich im Netz mal umgeschaut, was es alles so für Vorgehen und Methoden gibt um die Team- und Prozessperformance zu verbessern. Ich fand vieles. Ich wüsste aber nicht, wofür ich mich entscheiden sollte, wenn ich meinen Bereich effizienter aufstellen müsste.
Eines ist jedoch ganz klar – keine Digitalisierung- oder Automatisierung-Software wird zum jetzigen Zeitpunkt die Lösung sein. Zuerst musst du deine Prozesse kennen, festgehalten und deine Mitarbeiter mit an Bord haben. Eine Prozessmanagement Software kann unterstützend sein, aber die Probleme müssen immer noch von dir erkannt werden und die geeigneten Massnahmen umgesetzt werden. Wenn du meinst, dass ein Tool deine Prozessprobleme löst, ist das die falsche Annahme.
Welches Vorgehen würdest du wählen um schlankere und kostengünstigere Prozesse zu erhalten? Operational Excellence, Lean Management, Lean Office, Lean 5 Lenses, Six Sigma, KVP oder Change-Management? Oder ganz was anderes?
Wie soll man da durchblicken und in dem Urwald von Informationen das richtige Vorgehen finden, was dich bei seiner Zielerreichung unterstützt?
Als Prozess Expertin zeige ich dir auf, welches Vorgehen und welche Tools du nutzen solltest, um deine Prozesse nachhaltig zu verbessern, effizienter zu gestalten und diese in einem weiteren Schritt zu digitalisieren oder zu automatisieren.
Durch meine jahrelange Erfahrung kenne ich die beste Kombination um die Ziele nachhaltig zu erreichen.
Mein Wissen stelle ich dir zur Verfügung – für deinen persönlichen Erfolg.
Bevor wir jedoch in meine Toolbox einsteigen, ist es wichtig, die verschiedenen Begriffe zu klären.

Klärung der Begriffe

OpEx – Operational Excellence

  • Das ganzheitliche Optimierungsprogramm für das Unternehmen, welches alle Prozesse auf die Kundenbedürfnisse, Qualität und Effizienz ausrichtet
  • DMAIC, IPMA HERMES, Wasserfall, AGILE, SCRUM etc.
  • Sind verschiedene Projektvorgehen. All diese haben verschiedene Phasen und darin gibt es unterschiedliche Lieferergebnisse, die es zu liefern gilt

Lean Management

  • Kommt ursprünglich aus der Industrie
  • Die dafür verwendeten Tools sind stark auf die Industrie ausgerichtet
  • In dem man die 8 Verschwendungsarten aus den Prozessen eliminiert oder minimiert, werden diese effizienter und kostengünstiger

Lean Office

  • Die Büros nach den Lean Prinzipien gestalten – die 8 Verschwendungsarten aus den Büro Prozessen zu eliminieren oder zu minimieren
  • Six Sigma
  • Wird dazu verwendet um die Qualität in den Prozessen zu verbessern und die Fehler zu minimieren
  • Lean 5 Linsen
  • Organisation wird in 5 Linsen aufgeteilt. Jede Dimension hat spezifische Tools die man anwendet um die Organisation ganzheitlich zu analysieren und zu optimieren für einen nachhaltigen Erfolg
    • Kundenfokus
    • Optimierung der Prozesse
    • Organisation und Fähigkeiten
    • Einstellung und Verhalten der Mitarbeiter
    • Team- und Performance Management

Change-Management

  • Die Kunst die Mitarbeiter auf dem Weg der Veränderung zu begleiten – Betroffene zu Beteiligten zu machen
  • Continuous Improvement / KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
  • Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse
  • Tools
  • Verschiedene Tools die es für die Verbesserung der Team- und Prozessperformance zu verwenden gilt
  • Im Laufe der Lernserie wirst du sehen, wie ich die oben stehenden Systeme verschmolzen habe und welche Tools sich am Besten für eine ganzheitliche Prozessoptimierung eignen.

Worum es bei OpEx Operational Excellence geht

Bei OpEx Operational Excellence geht es darum effizienter und effektiver zu werden, Kosten einzusparen um marktfähig zu bleiben oder um Investitionen tätigen zu können wie z.B. für die Digitalisierung /Automatisierung der Prozesse – sich stetig und ständig zu verbessern.
Durch die Kombination der einzigartigen Struktur werden Effizienzsteigerungen von normalerweise 20-30% im ersten Jahr und danach kontinuierlich 5-10% jährlich realisiert. Dies innerhalb eines Prozesses, Teams, Bereich und Unternehmung. Dies sind meine persönlichen Erfahrungswerte über all die Jahre, welche ich Prozessoptimierungsprojekte gemacht habe.
Wenn du dich danach entscheidest diese optimierten Prozesse zu digitalisieren oder zu automatisieren sind weitere 50 – 70% Potential vorhanden. Aber immer zuerst optimieren, dann digitalisieren und erst dann automatisieren. Bedenke dabei, dass nicht jeder Prozess für eine Digitalisierung oder Automatisierung geeignet ist. Also nicht einfach digitalisieren und automatisieren, um des Tun Willens, sondern tun, weil es langfristig Sinn macht und tatsächlich Kosten damit gespart werden können – im ganzheitlichen Kontext der Unternehmung.

Warum du zuerst die Prozesse optimieren solltest

  • Wenn du digitalisiert bevor du optimierst bedeutet dies «shit in, shit out» – es ändert sich somit nichts. Du wirst einen schlecht funktionierenden physischen Prozess digitalisieren, der digitalisiert nicht besser ist als der physische
  • Automatisieren kannst du nur, wenn deine Prozesse digital sind – physische Prozesse im Office zu automatisieren, geht nicht

Phasenmodell / Projektvorgehen

Es ist wie beim Hausbau. Damit das Haus steht und du darauf bauen kannst, brauchst du ein Fundament. Das Fundament ist das geeignete Projektvorgehen.
Davon gibt es viele wie z.B. HERMES, SCRUM, ITIL, IPMA.
Unternehmen entscheiden sich oftmals für eine Methode, die dann in den Projekten anzuwenden ist. Jedes Vorgehen hat eigene Phasen und somit spielt es eine untergeordnete Rolle, welche Projekt-Methode du anwendest. Hauptsache du wendest eine an, definierst was die Ergebnisse pro Phase sind und machst es transparent, damit jeder Beteiligte weiss, was zu erwarten ist.
Da ich Black Belt bin, bediene ich mich aus den Phasen des Six Sigma Umfeldes, welche pro Projektart wie ein Baukastensystem zusammengesetzt werden können. Z.B.
  • DMAIC – Define, Measure, Analyze, Improve, Control
  • DADI – Define, Analyze, Develop, Implement
  • DMAEC – Define, Measure, Analyze, Engineer, Control
  • DMADC – Define, Measure, Analyze, Develop, Control
Wichtig ist jeweils, dass du definierst, was du pro Phase erreichen willst, also die Lieferergebnisse. So schaffst du Transparenz und die Beteiligten wissen, was sie erwarten können.
Um bei der ganzheitlichen Optimierung von Prozessen nachhaltig erfolgreich zu sein und um meine Ziele zu erreichen, habe ich meine Phasen entsprechend angepasst und die Inhalte definiert. Von meiner Erfahrung und meiner Tool-Box kannst du in dieser Lernserie profitieren.

Lean Management

Im Lean Management geht es darum, die gesamte Wertschöpfungskette effizienter zu gestalten, indem man die 8 Verschwendungsarten herauslöst und einen Prozess implementierst, der es dir erlaubt, immer wieder zu überprüfen, ob sich allenfalls wieder eine Verschwendung eingeschlichen haben (KVP kontinuierlicher Verbesserungsprozess).
Die 8 Verschwendungsarten musst du kennen, damit du sie während einer Prozessoptimierung erkennst und somit eliminieren oder minimieren kannst.

Übererfüllung

  • Dinge, die du für den Kunden tust, die er gar nicht benötigt oder will. Im Office könnte dies z.B. das Heften aller Dokumente sein, bevor sie in das Scanning geschickt werden. Dort werden dann die Heftklammern wieder rausgenommen, weil sie in der Scanning-Maschine Schaden anrichten.

Nachbesserung

  • Es passieren Fehler, das Dokument kommt zurück und muss überarbeitet werden. Überlege dir, was die Ursache ist und behebe diese.

Wartezeit

  • Ein Mitarbeiter erstellt ein Dokumenten Set und ein anderen muss es zuerst kontrollieren, bevor es zum Kunden versandt werden kann. Kann man das verkürzen?

Bewegung

  • Eine typische Bewegung im Office ist das hin- und herlaufen zum Drucker. Muss man drucken? Kann man das anders regeln?

Transport

  • Dokumente die zur Post müssen. Wie kann das ohne viel Verschwendung organisiert werden?

Rückstände

  • Wie entsteht der Backlog. Hat es zuwenig Mitarbeiter um die Arbeit auszuüben oder war der Volumeneingang zu hoch? Sind Kunden davon betroffen?

Nicht genutzter Intellekt

  • Ist eine sehr weit verbreitete Verschwendung im Büro Umfeld. Viele unserer Mitarbeiter haben Fähigkeiten, die wir noch nicht kennen. Finden wir sie heraus und nutzen diese.

Lean Office

Die Herkunft des Lean Office kommt von Lean Manufacturing und wurde von Toyota entwickelt.
Es ist der Versuch die Lean Prinzipien aus der Manufaktur in das Büroumfeld zu replizieren. Die Idee entstand vor allem dadurch, weil in den letzten 20 Jahren eine massive Effizienzsteigerung in den Industrieländern bei Prozessen zu einer Verdoppelung der Produktivität geführt hat. Weshalb das Ganze noch nicht vollumfänglich Einzug in den Verwaltungen gehalten hat, ist nicht nachvollziehbar. Vermutlich kennen die Verwaltungen meine OpEx Tool-Box noch nicht, welche das Beste aller Methoden enthält und nachweislich und nachhaltig funktioniert.
Der Grundgedanke von Lean Office liegt darin, einen Fokus auf die Identifikation und der Ausführung von den richtigen administrativen Aufgaben mit den dazugehörigen richtigen Prozessen zu legen. Dabei wird Wert gelegt, eine kontinuierliche Verbesserung dieser Aufgabe anzustreben.
Lean Office sollte dem End User einen Mehrwert bieten. Alles was keinen Mehrwert bietet, ist somit aus dem Prozess zu streichen und wird als „überflüssig“ betrachtet. Auch hier gilt es die 8 Verschwendungen aus den Prozessen zu lösen.
Lean Office bedeutet also, das Büro gemäss den Lean-Prinzipien zu optimieren – Die Idee ist natürlich gut, doch man kann nicht jedes Tool genau gleich anwenden, wie man es in der Industrie macht. Man muss diese für das Office anpassen.
Nehmen wir z.B. das Tool 5 S /5 A. Hier geht es um die Arbeitsplatz Sauberkeit oder diesen so aufzuräumen, dass der Kollege die Instrumente wieder findet, ohne gross suchen zu müssen. In einem Handwerksbetrieb ist dies natürlich absolut essentiell, dass der Hammer am Abend wieder dort hängt, wo man ihn am nächsten Morgen wiederfindet, um gleich mit der Arbeit starten zu können. Ist das bei meinem Kugelschreiber relevant? Eher nicht. Doch wenn es darum geht im Office Dokumente vom Kollegen wieder zu finden, wenn er z.B. am nächsten Tag krank ist, macht das durchaus Sinn, den Arbeitsplatz so «aufzuräumen», damit andere gleich weiterarbeiten können, ohne gross nach den Dokumenten suchen zu müssen. Doch dafür brauche ich nicht das 5S Tool und die rigorose Umsetzung dieses in einem Office.
Da behelfe ich mich anderen, effektiveren und ganzheitlicheren Methoden, welche du morgen kennen lernen wirst und Teil meiner prozessraum OpEx Box sind.

Six Sigma

Mit dem Six Sigma Systemversucht man die Qualität auf Six Sigma zu erhöhen und ist somit ein Qualitätsmerkmal für die Industrien. Six Sigma bedeutet 3.4 Fehler auf 1 Million Einheiten. Die Statistik und Auswertungen gehören zu den wesentlichen Elementen dieses Ansatzes.

5 Linsen

Bei den 5 Linsen geht es darum die Organisation in all ihren Facetten zu betrachten – also ganzheitlich. Dies wurde bei den Lean und Six Sigma Ansätzen nie in dem Umfang gemacht wie es mit den 5 Linsen möglich ist.
Im Büro funktionierte der Ansatz von Lean Management oder Six Sigma nicht so wie erhofft. Zum einen fehlte die ganzheitliche Betrachtung einer Organisation und das Wissen, das alles zusammenhängt. Zum anderen fehlte das Change-Management – die Betroffenen zu Beteiligten zu machen und der integrierte Continuous Improvement Prozess
Lean und Six Sigma hatten nie das Change-Management, also die Wichtigkeit der Mitarbeiter im Veränderungsprozess, in Betracht gezogen, was essentiell für den Erfolg ist.
Ein weiterer sehr wichtiger Teil ist die Performance der Prozesse, des Teams und der Mitarbeiter zu messen. Die Kapazitäten und Ressourcen zu berechnen, welche für die optimale Verarbeitung der Prozesse benötigt wird. Zum einen auf jährlicher Basis, doch danach runter gebrochen auf den Tag. Wichtig ist auch das Forecasting deiner Prozesse. So genau planen zu können, damit keine Verschwendung der wichtigsten Ressource passiert, ist die Königsklasse und das können sehr wenige Führungsverantwortliche.

Change-Management

Ist die Kunst, die Betroffenen zu Beteiligten zu machen und diese von Anfang zu befähigen und zu involvieren, damit die Umsetzung danach reibungslos funktioniert.
Das bedeutet die Mitarbeiter in den entsprechenden Themen zu coachen, ein Mentor zu sein und Trainings zu geben. Den Mitarbeitern aufzeigen, dass sie ein Teil der Veränderung sind und sich auch beteiligen dürfen bzw. sogar müssen. Das schweisst Unternehmen und Mitarbeiter zusammen, auch in schwierigen Situationen.
Während oder nach den Veränderungen merkt man, dass einige Mitarbeiter für die Ausführung der angepassten oder neuen Prozesse nicht mehr geeignet sind. Wenn du das genug früh herausfindest, was du unbedingt solltest, wirst du sie auf dem Weg mitnehmen, indem du sie auf dem neuen Prozess ausbildest.
Klar, nicht jeder Mitarbeiter ist z.B. geeignet um Roboter zu parametrieren, aber wir sollten es rausfinden, denn diese Mitarbeiter kennen schon die Firma und die Kultur. Also warum neue einstellen, wenn man die bestehenden entwickeln kann?
Also, Mitarbeiter von Anfang an involvieren, gemeinsam mit ihnen den Prozess analysieren und die Probleme beschreiben, die Ursachen ausarbeiten und die Massnahmen umsetzen. Dazu gehört auch, Mitarbeiter zu befähigen die Prozesse selbstständig zu verbessern.
So kreierst du deine Unternehmung, die sich kontinuierlich und selbstständig weiterentwickelt. Mitarbeiter sind immer noch das wichtigste Gut einer Unternehmung, behandeln wir sie auch so!

Continuous Improvement – KVP Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Ich glaube nicht, dass der Begriff noch erklärt werden muss, da er uns doch alle schon seit Jahren begleitet.
Jeder weiss wie wichtig das es ist, einen KVP in der Organisation implementiert zu haben. Viele Versuche wurden gestartet, viele wollen, doch nur wenige haben es geschafft. Warum?
Vor über 20 Jahren habe ich einem Grosskonzern gearbeitet und da gab es einige Versuche einen KVP Prozess zu implementieren. Dort hat man mit dem Ideenmanagement, nichts anderes als die gutgemeinte Umsetzung eines KVP Prozesses, begonnen. Ein Briefkasten, in welchem man anonym seine guten Ideen zur Optimierung einwerfen konnte. Gelebt hat es sehr kurz. Dann hat man das gleiche probiert, aber mit einem Bonus, wenn die Idee umgesetzt wurde. Auch das hielt nicht lange an. Diejenigen Mitarbeiter, die sich immer wieder bemüht hatten, ihre Ideen einzureichen – ich war eine davon – waren irgendwann desillusioniert. Ich warf Ideen ein, doch ich erhielt nie Feedback, ob diese auch von anderen als gut befunden wurden oder was damit passierte. Meine Motivation sank und nicht nur meine, sich noch weiterhin darum zu bemühen. Ein paar dieser Übungen habe ich in all den Jahren mitgemacht und alle sind im Sand verlaufen. Leider, denn die Idee, die Mitarbeiter in den KVP Prozess zu involvieren ist der Schlüssel zum Erfolg. Doch woran liegt es, dass die Umsetzung immer wieder scheiterte?
Fehlendes Change-Management – Begleitung und Befähigung der Mitarbeiter – Continuous Improvement muss im Team gelebt werden, jeder muss mit an Bord sein und verstehen wie wichtig es ist.
Mitarbeiter, die am Prozess arbeiten, haben die besten Ideen um diese zu verbessern und haben auch Ideen zu Digitalisierungsprojekten oder Robotern. Doch diese kommen nicht bei den richtigen Leuten an.
Und wie bringe ich diese an die richtigen Leute? Mit dem richtigen Prozess und diesen wirst du in dieser Lernserie kennenlernen.
Um einen KVP-Prozess zu implementieren und am Leben zu halten, braucht man einen guten Prozess, welcher etabliert ist und von den Beteiligten gelebt wird. Diesen habe ich über viele Jahre immer wieder implementiert und er funktioniert nachweislich. Es ist für mich aber keine Ideenliste, sondern eine Problemliste, denn nur mit dem erkennen von Problemen, kann ich mich und die Organisation verbessern. Selbstverständlich lasse ich auch Ideen zu, wenn jemand lieber eine Idee bringt, aber bei genauerer Betrachtung, muss die Idee ein Problem lösen. Sonst habe ich viele tolle Idee, die keine Problem lösen, sondern schlimmstenfalls sogar noch Probleme kreieren. Also immer die Augen und Ohren offen halten denn da draussen schweben viele Probleme rum und auch sehr gute Innovationen. Schade, wenn man diese vorbeirauschen lässt. Mitarbeiter IM Unternehmen haben meistens die besseren Innovationsideen als externe teure Berater und werden diese auch nachhaltig umsetzen, denn es sind ja schliesslich auch ihre Ideen und ihr Herzblut hängt dran. Versuchen wir doch unseren eigenen Mitarbeiter zuzuhören.
Tool Box www.prozessraum.ch
Vintage Tools Hanging On A Wall In A Tool Shed Or Workshop

Tools aus verschiedenen Methoden, die Effizienzsteigerung versprechen

Im Lean Management, Six Sigma, 5 Linsen, Continuous Improvement gibt es sehr viele Tools, die man anwenden kann.
Diese Werkzeuge stammen unter anderem aus dem Lean-Toolset und werden vor allem in der Linse «Prozesse» eingesetzt. Diese wähle ich situativ für die «Schadenbehebung» aus. Mein Standardset für die erfolgreiche und nachhaltige Umsetzung eines Projektes – meine prozessraum OpEx Box – lernst du später kennen.
Einige Werkzeuge aus dem Lean, Six Sigma Set:
  • • Datenerfassungsblatt
  • • Histogramme
  • • Messystemanalysen
  • • Paretodiagramme
  • • Prioritätenmatrix
  • • FMEA
  • • PDCA
  • • Prozesssteuerung
  • • Stichproben
  • • Zeitlaufsdiagramme
  • • Affinitätsdiagramm
  • • Brainstorming
  • • Ursache Wirkungs Diagramm
  • • Flussdiagramm
  • • Regressionsanalyse
  • • Alle möglichen Arten von Kreativitätstechniken https://de.wikipedia.org/wiki/Kreativitätstechniken
  • • Standardisierung
  • • Whiteboard Meeting
  • • Wertstromanalyse
  • • Wasserfall
  • • KANO Modell
  • • Voice oft he Customer
  • • SIPOC
  • • Fishbone Diagramm
  • • Stakeholder Analyse
  • • 80-20 Prinzip
  • • Teammeetings
  • • 5 Why’s
  • • 6 W-Tabelle
  • • SCAMPER
  • • Random Meet
  • • Verbesserungsworkshop
  • • World Café
  • • Poka Yoke
  • • 5S / 5A
  • • Best Practice
  • • Fähigkeiten-Matrix
  • • Fragekarten
  • • Know-How Game
Bist du erschlagen? Ich wäre es, wenn ich mich da alleine durchschlagen müsste…
Und wie siehst du das? Weißt du welche Tools du anwenden musst, wie und wann, um deine Prozesse ganzheitlich zu optimieren?
Wenn du dich für die einzelnen Tools interessierst gibt es  Blog-Einträge auf meiner Webseite. Dort erkläre ich dir mit einem One Pager was die Idee dahinter ist und wofür du es einsetzen kannst. Im eBook gibt es dann zusätzlich noch Beispiele, Templates und Tutorials von mir.
In meiner Lernserie helfe ich dir einen Durchblick im Tool Dschungel zu bekommen – dafür habe ich die prozessraum OpEx Box zusammengestellt – mein Standardset für den nachhaltigen und messbaren Erfolg.
Stelle dir vor, ein Handwerker kommt zu dir nach Hause. Auch er hat ein Werkzeug Set dabei. Standardmässig immer das gleiche, weil in den 80% der Fälle diese auch genügen. Stellt er fest, dass er für die Schadenbehebung noch ein zusätzliches Tool braucht, holt er das aus dem Auto oder im Geschäft.
Auf Grund seines Wissens wählt er das Werkzeug aus, das den Schaden schnellstmöglich und zu deiner Zufriedenheit repariert ist.
Genau so funktioniert es auch mit meiner prozessraum OpEx Box. Für 80% der Fälle hast du immer ein Tool dabei und für die anderen 20% kannst du bei mir auf der Website nachlesen und findest bestimmt noch eines, das dir in einer nicht standard Situation weiterhelfen kann.

Deine Aufgabe für die nächsten Tage

Wenn ich ein Team, Bereich oder Organisation ganzheitlich optimiere, erstelle ich zuerst ein Prozesshaus. Das bedeutet, dass ich alle Prozesse übersichtlich aufliste. Danach wird entschieden, welche Prozesse man zuerst angeht und optimiert. Kriterien können z.B. sein:
  • • Hohes Volumen
  • • Viele Mitarbeiter gebunden
  • • Hohe Fehlerrate
  • • Schlechte Qualität
  • • Risikoreich
  • • Vorgemerkt für eine Automatisierung
Für den Anfang schlage ich dir jedoch, vor mit einem Prozess anzufangen und nicht gleich alle anschauen zu wollen. Es ist wichtig nicht alles auf einmal verbessern zu wollen, da du dich sonst verzettelst.
Ein komplettes Prozesshaus für die Organisation aufzunehmen ist ein Unterfangen, das sehr viel Zeit in Anspruch nimmt und ist für einen ersten Versuch eine Prozessoptimierung zu machen zu weit gegriffen. Aber klar, irgendwann wird dies notwendig sein, dass alle Prozesse der Firma sauber aufgenommen und kontinuierlich optimiert werden.
Stelle dir nun dein Team vor und nehme dir den Prozess heraus, welchen du optimieren möchtest. Mit deinem ausgewählten Prozess werden wir dann gemeinsam durch die verschiedenen Phasen gehen und die Tools kennenlernen.

Willkommen zu Tag 2

Gibt es bereits Fragen zu gestern? Schreibe sie dir auf und schaue ob sie dir im Laufe der Lernserie beantwortet werden oder kontaktiere mich via Telefon oder eMail.

Zusammenfassung Tag 1

Gestern hast du die Grundlagen und den Inhalt von OpEx und die Begriffe kennen gelernt. Weiter hast du gelernt, wie wichtig das Change-Management und die kontinuierliche Verbesserung in einem Optimierungsprojekt ist.
Du weisst, was die einzelnen Begriffe bedeuten:
  • • Projektvorgehen nach Phasen
  • • Lean Management
    • o Lean Office
  • • Six Sigma
  • • 5 Linsen
  • • Change-Management
  • • Continuous Improvement
  • • Tools aus dem Lean und Six Sigma Tool-Set
Ich bin deine Ansprechperson für deine Fragen.
Fragen? Kontaktiere mich

Starten wir in den Tag 2

Du hast deine Aufgabe auf heute bestimmt mit Bravur gemeistert und hast dir das Team wie auch den Prozess ausgewählt, den du anschauen möchtest. War das eine Herausforderung nur einen Prozess auszuwählen? Und dachtest du dir, wenn du einen machen kannst, warum auch nicht gleich zwei? Keine gute Idee für den Anfang. Versuche dich an einem Prozess und beim nächsten Mal kannst du sicherlich ein paar Prozesse miteinander optimieren.
Heute bringe ich dir mein Vorgehen und Tools näher, welche sich in meinen Projekten in all den Jahren bewährt haben. Damit du von meinem Wissen profitieren kannst.

Heutige Ziele

den Inhalt der prozessraum OpEx Box kennenzulernen – für die erfolgreiche Umsetzung von Prozessoptimierung Projekten
  • meine organisatorische Sicht durch die 5 Linsen – VIEW
  • mein Phasenmodell – WAY
  • meine Standardtools – TOOLS

OpEx – Operational Excellence – die prozessraum OpEx Box

OpEx ist das ganzheitliche Optimierungsprogramm für dein Unternehmen, welches alle Prozesse auf die Kundenbedürfnisse, Qualität und Effizienz ausrichtet. Dazu unterteile ich das Unternehmen in 5 Dimensionen und nenne diese Linsen. So betrachte ich das Unternehmen, Bereich oder Team – ganzheitlich. Dazu passend gibt es verschiedene Tools für die verschiedenen Phasen, welche den Lean und Six Sigma Prinzipien folgen.
Zitronen auspressen, auf dem Papier, können viele. Die Herausforderung ist, die Einsparungspotentiale auch tatsächlich zu realisieren.
Mit meiner Tool-Box wirst du Potentiale realisieren und der Unternehmung einen nachhaltigen Mehrwert bieten.
Somit umfasst die prozessraum OpEx Box das Beste aus allen Vorgehen, Tools und Methoden.
Meine über Jahre bewährte prozessraum OpEx Box – für deinen Erfolg.

VIEW – organisatorische Sicht durch die 5 Linsen

Damit du erfolgreich bist und nachhaltig die Prozesse optimierst, ist es unabdingbar alle 5 Linsen zu bearbeiten, damit du die Ziele zu erreichen kannst. So stellst du sicher, dass du eine ganzheitliche Optimierung eines Teams, Bereiches oder Unternehmung, erreichst. Es nutzt dir nicht viel, wenn du dich nur auf die Optimierung der Prozesse konzentrierst, denn alles wird sich mit verändern. Änderst du den Prozess, digitalisierst du ihn zum Beispiel, musst du sicherstellen, dass die Mitarbeiter am Prozess diesen auch ausführen können und so kommt die Linse der Organisation & Fähigkeiten ins Spiel. Alle Linsen sind miteinander verbunden und sollten alle bearbeiten werden.
Es ist also sehr wichtig zu verstehen, dass die Bearbeitung nur einer Dimension nie zum gewünschten Ziel führt. Stell dir ein Zahnrad vor. Wenn ein Rädchen fehlt, wird es nicht rund laufen und du wirst Schwierigkeiten haben, längere Umsetzungszeiten und unzufriedene Kunden haben, Mitarbeiter, die die Firma verlassen und die Prozesse werden nicht so optimiert, wie du dir das erhofft hast.
Alles hängt zusammen und muss betrachtet werden.
Dadurch, dass du mit den Mitarbeitern gemeinsam die Ziellösung definierst, hast du das Change Management im Griff, die Betroffenen sind Beteiligte, mit dir im Boot und tragen die neuen Prozesse mit – auch wenn sie wissen, dass es bedeutend könnte, das ihr Job morgen anders aussehen wird wie heute.
Wenn du das beachtest, wirst du weniger Widerstand erleben und mehr „miteinander“.
Tauchen wir nun gemeinsam in die 5 Organisations-Linsen ein.

Kundenfokus

Innerhalb dieser Linse analysieren wir die Kundenbedürfnisse und helfen, diese messbar zu machen damit die vereinbarten SLA’s (Service Level Agreements) eingehalten werden können. Gleichzeitig stellen wir sicher, dass wo notwendig ein kontinuierlicher Dialog mit dem Kunden stattfinden kann.
Kunden können interne Schnittstellen Partner wie auch externe Kunden sein.

Team- und Performance Management

Ein wichtiges Instrument für einen nachhaltig guten Prozess ist dessen Messung: wie viel produziere ich von was, in welcher Qualität? Produktion kann eine Dienstleistung sein (z. B. ein Report), aber auch ein physisches Resultat wie z. B. ein Schokoriegel.
Kontrollen – Werden Ergebnisse regelmäßig kontrolliert?
Teams – Wer arbeitet woran, wann, warum und ist es strategisch sinnvoll? Können die Volumen abgearbeitet werden ohne in einen Backlog zu geraten?
Forecasting – wie viele Mitarbeiter brauche ich wann um die SLA’s für meinen Kunden einzuhalten?

Optimierung der Prozesse

Diese Dimension dient dazu, die Kern-Prozesse detailliert zu betrachten und die acht Arten von Verschwendung (Lean Management) möglichst zu eliminieren und die Qualität/Fehlerrate (Six Sigma) zu minimieren.
Eine Firma, die gut läuft, hat einige Dinge eingeführt, die zu einer reibungslosen Maschinerie dazugehören: klar strukturierte, effiziente und effektive Prozesse sowie effektives Management, Value Creation und unterstützende Teil-Prozesse die eine erstklassige Lieferung garantieren.

Einstellung und Verhalten

Für den bleibenden Erfolg braucht es eine Kultur der „richtigen“ Einstellung und Verhalten. Eine solche Organisation versucht ständig seine Mitarbeiter einzubinden, auszubilden und zu befähigen. Erreicht wird dies durch ein klares Wertesystem, Leitende Prinzipien, ausgebildete Führungsriege, Coaching und kontinuierliche Weiterbildung aller Beteiligten.
Change-Management ist hier ein absolut zentrales Thema und bedeutet für mich, die Mitarbeiter in ihrer Veränderung zu begleiten. Die Betroffenen zu Beteiligten zu machen.
Konflikte – Wie werden diese täglich ausgetragen?

Organisation und Fähigkeiten

Ist die Organisation effizient entlang des Prozesses aufgestellt? Hast du die richtigen Mitarbeiter am Prozess eingesetzt? Haben die Mitarbeiter die richtigen Fähigkeiten die Prozesse auszuführen?
Solche Fragen werden innerhalb dieser Linse untersucht, gemessen und beantwortet. Trainingspläne werden aufgestellt und die Mitarbeiter gecoacht und trainiert.
Entwicklung – Wer wird wie, wann gefördert?
Beispiel zum Thema Kunde
Ein lustiges Beispiel zum Thema «Kundenfokus» was ich dir nicht vorenthalten will – aber in der Realität viel zu oft die traurige Wahrheit.
Du analysierst den Prozess und du meinst zu wissen was der Kunde will. Wenn du ihn nicht fragst, kannst du sicher sein, dass du nicht das liefern wirst, was er wirklich will.
Bildquelle: Unbekannt
Das willst du doch nicht, oder?
Quintessenz: Frage bei einer Prozessanpassung immer den Kunden oder Schnittstelle, was sie möchten und wofür sie bereit sind zu zahlen. Sonst generierst du «Verschwendung» bei der Optimierung der Prozesse, was definitiv nicht das ist, was du erwartest.

WAY – Das Fundament – Projektvorgehen nach DADIC

Über die Jahre hinweg habe ich mein Projektvorgehen professionalisiert und meinen Erfolgskriterien angepasst. Daraus ist dann DADIC entstanden.
Beim diesem Vorgehen sind die Lean und Six Sigma Prinzipien immer mit dabei, wie auch das Change Management und das Continuous Improvement.
Ein Erfolgsrezept!
Defintion DADIC
D = Define
  • Definiere den Prozess, den du optimieren willst
A = Analyze & Measure
  • IST-Aufnahme des Prozesses und aller Prozessprobleme
  • Messe den Prozess – Volumen, Cycle Time, Performance
D = Design & Plan
  • Erarbeite die Ursachen der Probleme und definiere Massnahmen
  • Erstelle einen Umsetzungsplan mit klaren Verantwortlichkeiten und
I = Implement
  • Kurzfriste, mittelfristige und langfristige Implementierung der Massnahmen
C = Continuous Improvement / (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess oder auch PDCA – Plan, Do, Check, Act)
  • Jahresplanung – Prozessanalyse muss mindestens jährlich wiederholt werden
  • Umgesetzte Massnahmen auf Erfolg überprüfen und gegebenenfalls anpassen

Meine Tools

Wie du ja sicherlich noch von gestern weißt, gibt es dutzende Tools die man für die Diagnose, die Analyse & Messung, das Design und Plan, die Implementierung und das Continuous Improvement nutzen kann. Auch hier habe ich über die Jahre hinweg diejenigen in meine OpEx Box gepackt, welche meine Kunden effizient an ihre herausfordernden Ziele bringen. Am Ende des Projektes sind sie zufrieden mit den Ergebnissen und die Mitarbeiter glücklich, weil sie am Unternehmenserfolg mitarbeiten durften.
Tools sind für mich im ersten Schritt immer ein Papier, ein Vorgehen, ein Workshop, Interviews etc. und nie eine Software. Die Software kann in einem weiteren Schritt als Massnahme für ein Problem eingesetzt werden und sollte eine Unterstützung für den Prozess darstellen.
Wenn es in die Digitalisierung und Automatisierung geht braucht es selbstverständlich eine entsprechende Software. Doch vorher muss die Organisation, Mitarbeiter und Prozesse darauf vorbereitet werden. Wenn die Organisation, Prozess und Mitarbeiter nicht richtig aufgestellt sind, wirst du auch mit der Digitalisierung und Automatisierung keinen Erfolg haben.
Also immer zuerst Prozesse optimieren, Organisation richtig aufstellen und dann digitalisieren. Längerer Weg? Klar, aber auch derjenige, der nachhaltig und erfolgreich sein wird.
Meine Tools, welche zu meinem Standardset für eine ganzheitliche Optimierung gehören, sind nachfolgend aufgelistet. Ich werde dir ein paar davon im Laufe der Lernserie genauer erklären, oder klicke den Text an, um ein den Blog-Eintrag zu gelangen um mehr darüber zu erfahren
• Kapazitäts- und Ressourcen Management
• Whiteboard-Meeting
• KPI’s
• Steuerungskennzahlen
• Datenerhebungsblatt
• VSM – Value Stream Mapping
• Wasserfall
• KANO Modell
• Fishbone Diagramm
• 5 Why’s
• 6 W’s
• Teammeetings
• Best Practice Documents
• Skill- Coaching Matrix
• Meetingkaskade
• RCPS – Root Cause Problem Solving
• 6 Schritte vom Problem zur Ursache
• 6 Schritte von der Ursache zur Massnahmenumsetzung
• OCL – Open Challenge List
• Jahresplan
Dein persönlicher Erfolg kommt immer näher
Rekapitulieren wir den heutigen Tag
• Du weisst, wie wichtig es ist die Organisation, Team oder Bereich durch die 5 Linsen zu betrachten – VIEW
• Du kennst die Phasen DADIC – WAY
• Du weißt wie viele Tools es für die Bearbeitung gibt und dir ist bewusst, dass für dich ein Standardset habe, was erfolg verspricht – TOOLS
• Du weißt, dass Continuous Improvement /KVP integriert ist und das es  durch die konsequente Umsetzung der Massnahmen am Leben erhalten wird
• Du weisst, dass Change Management von Anfang an mit dabei ist, du mit meinem Vorgehen die Betroffen zu Beteiligten machst
Was ist nun mit Lean Management, der Eliminierung von Verschwendung? Dabei? Selbstverständlich… Wenn du eine VSM machen wirst, wirst du die Verschwendungen erkennen und im Verlaufe der Implementierungsphase eliminieren oder minimieren.
Und was ist mit Six Sigma? Auch hier ein klares ja. Bei der Analyse der Daten mit dem Datenerhebungsblatt wirst du die Fehler erkennen und eliminieren können.
War da nicht noch Lean Office? Wenn du dich an das Vorgehen hältst, hast du am Ende ein Office nach den Lean und Six Sigma Prinzipien, mit nachhaltiger Umsetzung und einem funktionierenden KVP Prozess.
Geballte Power in der prozessraumOpEx Box. Es ist alles drin, was du für deinen nachhaltigen Erfolg benötigst. Ich bin immer wieder extrem begeistert, wenn ich die Resultate sehe und nach Monaten oder Jahren meine Kunden immer noch zufrieden sind. Das bedeutet für mich Erfolg und ist meine Motivation weiter zu machen.
Ich bin daran ein eBook zu schreiben, wo du alles an einem Ort zusammengefasst hast.
Inhalt:
1. Einen Leitfaden, wozu das Tool gebraucht wird
2. Beispiele wie es aussehen kann
3. Templates, die du nutzen kannst
4. Zusätzlich wird es einige Videos von mir geben, in welchen ich dir das Wichtigste erklären werde
Wenn du Interesse hast, dann kannst du dich hier für die Warteliste anmelden.
Was dich morgen erwartet
• Die Prozessoptimierung durchspielen, anhand deines ausgewählten Prozesses
• Erklärung einzelner Tools aus der prozessraum OpEx Box
Willkommen zum Tag 3 der Lernserie

Zusammenfassung Tag 2

Gestern hast du den Inhalt der prozessraum OpEx Box kennengerlernt.
  • VIEW
  • WAY
  • TOOLS
Und du weisst, dass die Lean Management und Six Sigma Prinzipien,
Change-Management – Betroffene zu Beteiligten machen und Continuous Improvement integrierte Bestandteile der prozessraum OpEx Box sind.
Weitere Tools habe ich dir aufgelistet, welche du zur Unterstützung nutzen kannst. Auf meinem Blog findest du die verschieden Leitfaden zu den Tools zum downloaden.
Sind schon Fragen aufgetaucht? Schreibe mir eine Mail oder rufe mich an.

Starten wir in den Tag 3 der Lernserie

Heutiges Ziel
  • TOOLS zur Anwendung
  • durch die Betrachtung der 5 Linsen – VIEW
  • für die Phase Diagnose, Analyse & Measure, Design & Plan, Implement und Continuous Improvement kennenlernen – WAY
Die powervolle prozessraum OpEx Box – wie sie im Detail funktioniert
Nun kennst du alle notwendigen Elemente aus der prozessraum OpEx Box, welche Optimierungen von Prozessen zum Kinderspiel macht.
Da du nun alle Elemente kennst, welche du benötigst um einen Prozess zu optimieren, kannst du nun Schritt um Schritt damit beginnen.

Optimierung deines Prozesses

Du weisst nun, welche Standard-Tools ich verwende. Diese findest du in der untenstehenden Grafik wieder. Pro Linse und pro Phase gibt es verschiedene Tools, die ich anwende.
Fangen wir nun mit der Optimierung deines Prozesses an. Bedenke bitte, dass dieser die Grundlage ist um danach die Team- und Mitarbeiterperfomance zu verbessern, die Organisation und die Fähigkeiten der Mitarbeiter anzupassen, zu überprüfen ob die Kunden den Prozess auch wirklich so wollen und die Mitarbeiter mit einzubeziehen.
Links hast du die 5 Linsen. Pro Linse hast du die verschiedenen Tools, welche dich bei der Bearbeitung der Phasen unterstützen, wie z.B. VSM für die Prozessoptimierung.
Für die ganzheitliche Optimierung ist dies mein Standard-Set, vor allem für die Analyse, Aufbereitung der Daten und deren Präsentation. Zusätzlich habe ich dafür ein Set an Templates, welche ich dann überarbeite um die relevanten Ergebnisse präsentieren zu können.
Die Templates stelle ich dir mit den Leitfäden und Beispielen in meinem eBook zur Verfügung.
Registriere dich für die eBook Warteliste

Die Optimierung deines Prozesses

Um in einer ganzheitlichen Optimierung erfolgreich zu sein, solltest du DADIC, die 5 Linsen und mindestens alle in der obenstehenden Grafik beschriebenen Tools einsetzen.
Wir nehmen uns die erste Linse «Optimierung Prozesse» VIEW vor. Hast du den zu optimierenden Prozess im Kopf?
Das Projektvorgehen startet mit der Phase D für Define.

WAY – D = Define

Nehme den Projekt-Charter zur Hand und fülle alle notwendigen Informationen im Chart aus. Dies ist dein übergeordneter Plan, dein Auftrag. Vor allem wenn es dann an die grösseren Optimierungen geht.
Denke an den Prozess, den du dir ausgesucht hast, an das Team, das den Prozess begleiten soll und was du für ein Ziel damit erreichen möchtest.

WAY – A = Analyze & Measure

Dein ausgewählter Prozess ist immer noch im Fokus. Verliere ihn nicht aus den Augen.
Lade alle relevanten Personen an einen Workshop ein. Überlege dir gut wer das sein könnte. Z.B. Schnittstellenpartner, Mitarbeiter die am Prozess arbeiten.
Identifiziere, gemeinsam mit den relevanten Personen, mittels einer Value Stream Mapping die Prozessprobleme und Liste diese auf dem separaten Flip Chart auf und übertrage diese dann in die Massnahmenliste. Diese habe ich OCL getauft und bedeutet „Open Challenge List“ und wird dich während des ganzen Optimierungsprozesses begleiten. Das ist unser Masterfile und Quelle für die kontinuierliche Weiterentwicklung.
Trage das Problem, den Titel wie er auf dem Flipchart steht in die Liste ein. Danach geht es Schritt um Schritt weiter in der auf dem Weg zur Prozessoptimierung.
So könnte deine Massnahmen Liste aussehen:
Problem Problem-beschreibung Ursache Massnahme Verantwortliche Person Mit wem Bis wann
Kurzfristig
Mittelfristig
langfristig
Probleme sind wichtig, die pinken Zettel, um sich weiter zu entwickeln. Das ist unser Verbesserungspotential. Ohne Probleme gibt es keine kontinuierliche Verbesserung – KVP.

WAY – D = Design & Plan

Die Prozesse werden optimiert, in dem wir uns um die Eliminierung der Probleme – pinke Zettel – kümmern. Dazu nutze ich das Tool RCPS – Root Cause Problem Solving.
Um vom Problem zur Ursache zu kommen, benötigst du 6 Schritte.
Problembeschreibung
1. Was stört den Kunden /uns. Wo tritt das Problem auf. Wann tritt das Problem auf (Datum, Zeit). Wer ist involviert? Warum ist das Problem wichtig? Wie oft kommt das Problem vor?
2. Was ist der Effekt auf den Kunden oder auf uns? Fehler, Deadlines, Kosten, Verluste, Überzeit, Risiken?
3. Wie kann der Effekt gemessen werden? Wie schwerwiegend ist der Effekt?
Trage das Ergebnis in die OCL Liste unter Problem Beschreibung ein. Beschreibe das Problem so gut wie möglich. Je besser du es verstehst, desto sicherer ist es, dass du es lösen wirst.
Einstein hat mal gesagt: Wenn ich 60 Minuten Zeit hätte um ein Problem zu lösen, würde ich 55 Minuten dazu verwenden um das Problem zu verstehen und 5 Minuten es zu lösen.
Genau mit diesem Gedankengut solltest auch du an die Problemlösung gehen.
Nachdem du das Problem klar umschrieben hast, geht es an die Ursachen Forschung
4. Was sind die vermuteten Ursachen für das beschriebene Problem?
5. Wie können die vermuteten Ursachen bestätigt werden?
6. Welche bestätigten Ursachen haben welchen Einfluss auf das Problem?
Welche Ursachen können von wem beeinflusst werden?

TOOL – Nutze für die Ursachen Forschung z.B. das Ishikawa Diagramm

„Mittlerweile wird Dir auffallen, dass es Hauptursachen für das Problem gibt. Das heißt gleichzeitig das wir auf der richtigen Spur sind und jetzt an die Datenanalyse müssen. Je detaillierter du den Prozess abbilden kannst, umso besser wirst Du diesen verbessern können. Gehe der Frage hinterher „Weshalb tritt dieses Problem auf? Was sind die Ursachen hierfür?“
Um die Ursachen in aller Genauigkeit zu erforschen, gibt es das Ishikawa Diagramm (benannt nach Kaoru Ishikawa) oder Fishbone oder Ursachen – Wirkung – Diagramm.
Er nennt sich Fishbone, weil es aussieht wie eine Gräte eines Fisches.
Das Ishikawa Diagramm dient der bildlichen Darstellung und Kategorisierung von potentiellen Problemen und der Erforschung ihrer Ursachen.
Das hier gezeigte Beispiel wird auch das 5M Modell genannt:
• Machine (equipment, technology)
• Method (process)
• Material (includes raw material, consumables, and information)
• Man / mind power (physical or knowledge work, includes: Kaizens, suggestions)
• Measurement / medium (inspection, environment)
Wenn Du eher im Produkteumfeld arbeitest, kannst du anstatt der 5M auch die 8P verwenden. Im Produkt Marketing arbeitet man demnach mit:
• Product (or service)
• Price
• Promotion
• Place
• Process
• People (personnel)
• Physical evidence
• Performance

Wie funktioniert das Ishikawa

Da es bei OpEx unter anderem darum geht unnötige Arbeitsschritte oder Vorgehensweisen aus dem Prozess zu nehmen, hilft dir das Ishikawa um die Ursachen zu finden und so den Kern des Problems zu eliminieren und nicht nur das Symptom.
Generell funktioniert das gut, weil die „Ursachen“ in Gruppen eingeteilt werden und man über die einzelnen Gräten an die möglichen Ursachen kommt. Ich nutze es bei komplexen Problemen, da es dort oft mehr als nur eine Ursache gibt um das Problem nachhaltig zu lösen.
Für einfachere Probleme und um beim Fishbone bei den einzelnen Gräten an die Ursache zu kommen, nutze ich die 5 Why’s.
Einfaches Beispiel eines Ishikawa’s:
Dein Basketball-Team trifft seine Freiwürfe nicht
1. Schreibe das zu lösenden Problem ans Ende des Diagramms, also dem Fischkopf, da dieser für die Wirkung steht
2. Jetzt entscheide Dich, wie Du die Enden der Gräten nennen möchtest. Diese stehen für die Kategorien der Ursachen. In der Produktion stehen diese für Maschine, Methode, Material, Messungen, Mitarbeiter, Umwelt
3. Dir fällt sofort auf, dass dies nicht genug Informationen sind, um die Ursache zu erforschen. Da es für gewöhnliche eine Menge von Faktoren gibt, die einer Ursache zugeordnet werden können. Du kannst nun mit Brainstorming oder einer Daten Sammlung an die Ursachenforschung gehen. Hier kommt jetzt das „WARUM“ zu tragen.
Um an die wirkliche Ursache zu kommen, solltest du aber 5 x WARUM fragen.
Hier siehst Du genau, dass die Ursache: „Freiwürfe werden nicht verwandelt“, von einer Menge Wirkungen abhängt. Alleine bei der Person (ganz links außen) werden drei Hauptursachen (Konzentration, Motivation, Training) gefunden und 3 Nebenursachen (Kondition, Anpassung an die Umgebung, Konsistent).
Fantastisch, oder?
Das Gleiche, kannst Du übrigens für Dein Lieblingsfussball Team machen, und das nächste Mal am Stammtisch riesig überzeugen durch deine analytischen Fähigkeiten 🙂

TOOL – Was ist die 5 Why Technik?

Diese Technik wird zur Analyse von Problemen verwendet und könnte in seiner Einfachheit nicht komplizierter sein.
Nachdem du das Problem beschrieben hast, fängst du an zu „Graben“, um von der oberflächlichen Erscheinung des Problems, an seine Wurzel also die Ursache zu gelangen.
Dies machst du in dem du fragst „Warum (ist das so)?“. Du wirst nach und nach Symptome wegschälen und am Ende an der Wurzel des Problems sein.
Hast du Kinder? Diese sind nämlich sehr gut im Fragen «warum» eine Sache so ist und sie Fragen so lange weiter «warum», bis sie das Gefühl haben, dass dies nun die richtige Antwort ist, also der Kern.
Nachdem wir die Ursache erarbeitet haben, gehen wir einen Schritt weiter zur Massnahmenpriorisierung.

6 Schritte von der Ursache zur Massnahme

 Nachdem du nun das Problem beschrieben und die Ursache gefunden hast, geht du an die Massnahmen Massnahmenfindung /-Priorisierung heran
7. Mit welchen Massnahmen können die bestätigten Ursachen für immer beseitigt werden?
8. Welche Massnahmen sind am erfolgversprechendsten? Wie hoch ist der Aufwand?… das Risiko?… die Wirkung?
9. Wie kann überprüft werden, ob die umgesetzten Massnahmen wirken?
Danach überlegst du dir folgendes zur Massnahmen Umsetzung
10. Wer macht was mit wem bis wann?
11. Wurde die erwartete Wirkung erreicht?
12. Tritt das Problem wieder auf? Greift die Lösung nachhaltig?
Sobald du die Massnahmen geplant hast, geht es weiter zur Implementierung der Massnahmen.

WAY – Implement

Du hast nun den Prozess analysiert, die Probleme gefunden, die Ursachen definiert, Massnahmen abgeleitet und verantwortliche Personen für die Umsetzung mit einer klaren Timeline gesetzt. Bitte denke daran, immer nur eine Person für die Umsetzung verantwortlich zu machen. Sobald zu zwei hast, wird die eine Person immer denken die andere macht’s und die Problembehebung wird nicht vorangetrieben. Das alles hast du in deinen Massnahmenkatalog – der OCL – eingefügt.
Die OCL Open Challenge List ist deine Massnahmenliste, wo du alles nachverfolgen kannst.
Mit dieser Liste hast du auch das Continuous Improvement im Griff, denn jedes Problem wird auch in Zukunft hier aufgenommen und von hier getrackt.
Und das war die erste Linse von 5 – Optimierung Prozesse. Erinnerst du dich?
Ziel ist es, alle Probleme aller Linsen herauszufinden um den Bereich ganzheitlich zu optimieren und nicht nur den Prozess. Durch das Involvement der Mitarbeiter von Anfang an, ist das Change-Management kein Thema mehr, das eine Herausforderung darstellt und somit kannst du sicher sein, dass die Implementierung reibungslos funktionieren wird.
Nun folgen nach dem genau gleichen Prinzip die anderen 4 Linsen.

Der Collagen Workshop

Beim Collagenworkshop geht es darum die Mitarbeiter abzuholen und in den KVP Prozess mit einzubeziehen. In einem „geschützten“ Rahmen können sie über Prozessprobleme diskutieren. Immer mit dem Ziel, die Prozessprobleme zu identifizieren und in die Massnahmenliste aufzuführen.

Skill-Coaching Matrix

Im Bezug zum Prozess, den du dir ausgesucht hast, musst du dir nun überlegen, welche Skills benötigt werden um den Prozess ausführen zu können. Die Mitarbeiter danach «bewerten», wie gut sie den Prozess ausführen und die GAP’s werden danach mit einem Trainings- und Coachings-Plan beseitigt.

Kundenananlyse

Im Bezug zu deinem Prozess musst du dir überlegen, wer deine Kunden sind. Sind es externe Kunden oder sind es interne Schnittstellen. Selbstverständlich kann man externe Kunden angehen, doch dies gilt es mit Bedacht zu machen.  Wenn du das machst erhältst du eine Übersicht wo du noch nacharbeiten musst oder sehr gut aufgestellt bist, vielleicht auch zu gut und dann kannst du den Service runterfahren.

Kapazitäts- und Ressourcen Management

Das ist ein zentrales und extrem wichtiges Thema, doch dies würde den Rahmen dieser Lernserie sprengen. Zu diesem Thema werde ich eine eigene Lernserie oder Artikel schreiben, denn es ist extrem komplex.
Gerne halte ich dich darüber auf dem Laufenden. Lasse mich einfach wissen, dass es dich interessiert.
Um dieses Thema anzugehen müssten wir zuerst alle Prozesse deines Teams aufnehmen und diese analysieren und dokumentieren. Erst danach können wir uns an ein Kapa- und Ressourcen Management für deinen Bereich wagen. Denn du verteilst dann die Prozesse anhand des Volumens und Fähigkeiten deiner Mitarbeiter. Teil davon ist selbstverständlich die gute Planung all deiner Prozesse, damit du die SLA’s einhältst, damit du alle Volumen abarbeitest oder Mitarbeiter auch früher nach Hause schicken kannst um Überzeit abzubauen.
Forecasting und Planung sind essentiell wichtig um zum einen deine Kunden zufrieden zu stellen und zum anderen um nicht zu viele Ressourcen vor Ort zu haben und somit zu hohen Kosten pro Prozess.
Ich will mehr wissen über Ressourcen- und Kapazitätsmanagement

WAY – Continuous Improvement

Continuous Improvement ist essentiell um nicht wieder ineffiziente Prozesse zu bekommen. Nur wie macht man das?
Zum einen jährliche Wiederholung der diversen Workshops wie z.B. der Value Stream Mapping um die Prozessprobleme zu evaluieren. Zum anderen aber auf der täglichen Basis, die Prozessprobleme bei den Mitarbeitern abzufragen. Dafür gibt es das Whiteboard.

Whiteboard Meeting

Das Whiteboard Meeting ist ein weiteres Tool aus meiner Tool-Box, welches die VIEW komplett abdeckt, also alle Linsen sind darauf abgebildet und bilden das perfekte Continuous Improvement Board.
Täglich findet ein maximal 15 minütiges Meeting mit den Mitarbeitern statt. Es geht darum die Probleme in den Prozessen herauszufinden. Wie kann man das besser machen, als täglich mit denjenigen darüber zu sprechen, die die Prozesse bearbeiten?
Mit dem Whiteboardmeeting findet man heraus, wo die Engpässe sind, ob die Kunden reklamieren und weswegen und ob die Mitarbeiter motiviert an der Arbeit sind. Themen und Projekte können visuell dargestellt und überwacht werden.
Geniales Tool, welches in jedem Office stehen sollte. Auch zu Hause macht es sich im übrigen sehr gut. Mit anderen Themen zwar, aber wenn man die Familie organisieren muss, ist ein visuelles Management das Beste was ich kenne.
Die Probleme die dann am Meeting auftauchen, werden in die OCL Liste (Open Challenge List) übertragen und von dort getrackt. Ich mache das mit Problemen, die von Anfang an erkennbar sind, dass sie länger gehen als 5 Tage.
Mit dieser Liste hast du das Continuous Improvement voll im Griff. Du hast eine Übersicht aller offenen Themen und weisst, was der Status ist und wer in der Verantwortung ist.

Rekapitulation

In den letzten 3 Tagen hast du viel über OpEx gelernt. Vor allem aber, wie ich an ein Optimierungsprojekt gehe, welches Erfolg verspricht. Ich hoffe es hat dir viel gebracht und das du so viel wie möglich daraus ziehen kannst.
Mit der prozessraum OpEx Box hast du nun alles, was du für die ganzheitliche Optimierung deines Prozesses, Teams, Bereiches und Organisation benötigst. Mit der konsequenten Umsetzung des Vorgehens mit der prozessraum OpEx Box holst du leicht 20-30% Effizienzsteigerung aus deinem Bereich, welche du für höheres Volumen, Innovationen oder Digitalisierung und Automatisierung deiner Prozesse investieren kannst.

Zuletzt noch diese Kleinigkeit

Ich bin da um dir zu helfen da ich weiss, wie kompliziert ein solches Vorhaben werden kann. Wenn du jemanden suchst, der dir mit Erfahrung zur Seite stehen soll, der dich oder dein Team coachen und unterstützen darf, dann bist du bei prozessraum in den besten Händen.
Selbstverständlich leite ich auch dein Effizienzsteigerungsprojekt und helfe dir dabei, deine herausfordernden Ziele zu erreichen. Wir machen das seit Jahren und haben sehr viel Erfahrung gesammelt in verschiedenen Branchen und Teams, von welchen du profitieren wirst.
Vielen lieben Dank für dein Interesse an meinem Vorgehen und deine wertvolle Zeit, die du investiert hast.
Ich freue mich, von dir zu hören oder zu lesen.
Deine Lara