Verantwortung klären mit System: Die RACI-Matrix einfach erklärt

In vielen Projekten ist es das gleiche Problem: Aufgaben sind definiert, Termine stehen fest – doch niemand fühlt sich wirklich verantwortlich. Es gibt Doppelspurigkeiten, Missverständnisse und unnötige Diskussionen. Genau hier setzt die RACI-Matrix an. Sie bringt Struktur in die Rollenverteilung und sorgt für klare Zuständigkeiten. Einfach, effektiv und überall einsetzbar.

Was ist die RACI-Matrix? Und warum ist sie wichtig?

Die RACI-Matrix ist ein Rollenmodell, das Verantwortlichkeiten in Projekten, Prozessen oder Aufgabenfeldern sichtbar macht. Der Name leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der vier Rollen ab:

• R = Responsible (verantwortlich für die Durchführung)
• A = Accountable (rechenschaftspflichtig für das Ergebnis)
• C = Consulted (konsultiert, beratend beteiligt)
• I = Informed (zu informieren)

Mit diesem Modell wird klar: Wer macht was? Wer trifft Entscheidungen? Und wer muss informiert sein? Je komplexer ein Projekt, desto mehr Menschen sind beteiligt. Oft überschneiden sich Rollen oder bleiben unklar. Das führt zu:

• Verzögerungen
• Unnötigem Abstimmungsaufwand
• Unzufriedenheit im Team

Die RACI-Matrix schafft hier Abhilfe. Sie zeigt auf einen Blick, wie Aufgaben verteilt sind – und deckt Lücken oder Überlagerungen auf. Besonders hilfreich ist sie bei interdisziplinären Projekten oder bei der Einführung neuer Prozesse.

Wo kommt die RACI-Matrix zum Einsatz?

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Typische Anwendungsfälle:

• Projektmanagement: Klärung von Verantwortlichkeiten in Projektphasen oder bei Meilensteinen
• Prozessoptimierung: Zuordnung von Rollen in neuen oder bestehenden Prozessen
• Change-Projekte: Transparenz in der Umsetzung von Veränderungsmassnahmen
• Schnittstellenklärung: Wer ist wofür zuständig, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind?

Auch im Tagesgeschäft hilft die RACI-Matrix – etwa bei der Übergabe von Aufgaben, beim Onboarding neuer Mitarbeitender oder in der Zusammenarbeit mit externen Partnern.

RACI-Matrix: So funktioniert die Methode

Die Erstellung einer RACI-Matrix ist einfach – aber sie wirkt. So gehst du vor:

1. Aufgaben und Aktivitäten definieren

Zunächst erfasst du alle relevanten Aufgaben. Das kann ein Projektplan, ein Prozess oder ein Massnahmenkatalog sein. Jede Zeile in der Matrix steht später für eine Aufgabe oder Aktivität.

2. Beteiligte Rollen festlegen

Als Nächstes listest du alle beteiligten Rollen oder Personen auf – zum Beispiel Projektleiter:in, Fachverantwortliche, IT, HR oder externe Dienstleister. Diese erscheinen später als Spaltenüberschriften.

3. RACI-Rollen zuordnen

Jetzt beginnt der entscheidende Schritt: Für jede Aufgabe trägst du ein, wer welche Rolle übernimmt:

• Wer führt die Aufgabe aus (Responsible)?
• Wer trägt die Gesamtverantwortung (Accountable)?
• Wer muss konsultiert werden (Consulted)?
• Wer muss informiert werden (Informed)?

Wichtig: Pro Aufgabe sollte es nur eine «accountable» Person geben – sie trägt die letztendliche Verantwortung.

4. Matrix prüfen und optimieren

Sind alle Aufgaben abgedeckt? Gibt es Doppelungen oder Lücken? Ist jede Rolle sinnvoll besetzt? Achte darauf, dass die Last im Team fair verteilt ist. Manchmal zeigt sich, dass zu viele Personen informiert oder konsultiert werden. Hier lohnt sich ein kritischer Blick.

Best Practices für die Anwendung (RACI-Matrix)

Die RACI-Matrix entfaltet ihre Wirkung vor allem dann, wenn sie richtig angewendet wird. Einige Tipps aus der Praxis:

• In Workshops erarbeiten: Erstelle die Matrix idealerweise gemeinsam mit dem Team. So entsteht Akzeptanz und Verständnis
• Auf Klarheit achten: Vermeide schwammige Rollenbezeichnungen. „Projektteam“ ist zu ungenau. Lieber konkrete Rollen oder Funktionen benennen
• Nicht überfrachten: Konzentriere dich auf die wichtigsten Aufgaben und Rollen. Eine überladene Matrix verliert an Wirkung
• Regelmässig überprüfen: Projekte verändern sich – und damit auch Verantwortlichkeiten. Die Matrix sollte kein statisches Dokument sein, sondern regelmässig aktualisiert werden

RACI-Matrix: Die Vorteile auf einen Blick

Die RACI-Matrix bietet viele Vorteile. Erstens klare Zuständigkeiten: Jeder weiss, was zu tun ist – und wer wofür verantwortlich ist. Zweitens kommt es zu weniger Missverständnissen, daRollen und Erwartungen transparent sind. Drittens verbessert die Methode die Zusammenarbeit durch strukturierte Abstimmung. Und viertens steigt die Effizienz, da die Zeit produktiv genutzt wird und unnötige Diskussionen wegfallen.

Die RACI-Matrix ist ein einfaches, wirkungsvolles Werkzeug für mehr Klarheit und Struktur. Gerade in komplexen Projekten oder bei der Einführung neuer Prozesse ist sie Gold wert. Wer einmal mit RACI gearbeitet hat, will nicht mehr ohne. Denn gute Zusammenarbeit beginnt mit klaren Rollen.