RPA www.prozessraum.ch

Lara über RPA Robotics Process Automation

Danke Bill Gates! Du sprichst mir aus dem Herzen.

RPA Robotics Process Automation

Warum sind wir so getrieben von schnellen Erfolgen statt sich die Zeit zu nehmen für die nachhaltigen und diejenigen, die tatsächlich einen Effizienzgewinn bringen?

Als Unternehmerin sollte es mein höchstes Ziel sein, eine Verschlankung und Vereinfachung von Prozessen zu erreichen, um meine Produkte kostengünstiger und in besserer Qualität meinen Kunden zur Verfügung stellen zu können. Und dies mit gleich hohen oder noch besser, tieferen Kosten. Um nicht vom Markt gedrängt zu werden, konkurrenzfähig zu bleiben und um Innovationen finanzieren zu können oder Investitionen tätigen zu können. Haushalten mit den verfügbaren Ressourcen.

Digitalisierung oder Automatisierung von Prozessen, hilft dir dabei deine Kosten-Ziele im Unternehmen zu erreichen und deine Produkte schneller an den Markt zu bringen, keine Frage. Es ist gut und notwendig – doch bitte tun wir es richtig!

Lassen wir uns nicht blenden von Einsparungspotentialen, die nie so eintreffen werden wie auf dem Papier. Papier ist geduldig, aber wenn ihr das Mitarbeiter Involvement vergesst, also das Change-Management und das vorgängige Optimieren der Prozesse nicht berücksichtigt, wird euer Business Case nicht aufgehen, naja, zumindest nicht in der prognostizierten Zeit und mit dem budgetierten Kosten.

Ich beschäftige mich viel mit der Analyse von Geschäfts-Prozessen und das es wichtig ist, diese zuerst zu standardisieren, zu vereinfachen und zu optimieren bevor ich mich um die Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse kümmere.

Nehmen wir uns also am Anfang ein bisschen mehr Zeit für die Analyse, Standardisierung, Optimierung und für das Change-Management. So können wir danach auch die gewünschten Erfolge erzielen und erleben keine Enttäuschungen.

Aber was hat denn nun Bill Gates gesagt?

Quote

Bill Gates’ two rules:

  1. “The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency.
  2. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.”

Dies ist ein altes Zitat, aber es macht trotzdem sehr viel Sinn und ich bin mit ihm einverstanden.

Ich glaube nicht, dass jemand mit der ersten Regel nicht einverstanden ist.

Es ist die zweite Regel, welche einige Leute herausfordert. Es kann als schnelle Lösung für das Problem ineffizienter Prozesse betrachtet werden – eine Alternative zu einem grossen, transformativen Änderungsprojekt. Persönlich würde ich immer den ersten Weg wählen und empfehlen, also die Prozesse zuerst effizient zu gestalten und danach in die Automation zu gehen.

Schauen wir es uns doch anhand eines aktuellen Beispiels an: RPA – Robotics Process Automation

RPA ist in aller Munde und vor allem in der Finanzindustrie stark verbreitet. Und nun bahnt es sich in andere Branchen. Es ist wichtig zu verstehen was es ist, was es kann und vor allem was es dazu braucht um ein erfolgreiches Projekt zu sein.

Ich denke auch, dass RPA eine gute Sache ist, aber ich möchte aufzeigen, warum wir uns vor Bill Bates zweiter Regel in Acht nehmen sollten.

Um sicherzugehen, dass wir über dieselben Dinge sprechen, möchte ich zuerst mit den Definitionen anfangen.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)

  • Das grundsätzliche Prinzip der Robotics Process Automation (RPA) ist, dass Software-Roboter die Aufgaben von Menschen durchführen und dazu die bestehenden Benutzeroberflächen auf dem Computer verwenden
  • RPA ist eine Software oder eine Applikation, welche programmiert werden kann, um repetitive, regelbasierte Prozess Tätigkeiten für Menschen auszuüben
  • RPA ist die Verwendung von Software-Robotern zur Automatisierung manueller Schritte in einem Prozess, der sich möglicherweise wiederholt und durch Regeln verwaltet wird
  • Robotic Process Automation (RPA) — Trotz des Namens hat RPA nichts mit physischen Robotern zu tun. Vielmehr sind damit “Software Roboter” gemeint, die programmiert werden um genauso zu agieren und Aufgaben auszuführen wie dies ein Mensch tun würde.
  • RPA ist ein modernes Macro – magst du dich an die Macros in Excel erinnern? Genau das ist RPA, einfach ein bisschen moderner und ausgereifter, denn es kann mit verschiedenen Systemen kommunizieren und interagieren
  • RPA ist kein Allerheilmittel somit bitte mit Bedacht umgehen

Was es für RPA – Robotics Process Automation braucht

RPA Robotics Process Automation www.prozessraum.ch

Um richtige Entscheidungen treffen zu können, muss man aber auch verstehen, was folgendes ist:

BPM – Business Process Management

Seit RPA den Markt flutet ist Business Process Management (BPM) ein bisschen in Vergessenheit geraten was unschön ist. Probleme zu beheben setzt voraus, dass man die Ursachen kennt und wenn man diese weiss, so ist auch die Lösung klar. Also immer zuerst Prozesse analysieren und dann den Weg entscheiden, vielleicht ist auch BPM oder eine API Anbindung der richtige Weg.

BPM ist ein Managementkonzept, um Geschäftsprozesse zu steuern, anzupassen und zu optimieren. Es hat zum Ziel Prozesse zu definieren und dann in einen automatisierten, digitalen Prozess zu überführen. Dies geschieht durch die Integration in ein Softwareprogramm. Eine BPM Einführung kann radikale Veränderungen für den Betrieb mit sich ziehen.

Der Unterschied zwischen BPM und RPA ist tatsächlich sehr subtil und schwammig, deshalb werde ich als plastisches Beispiel selbstfahrende Autos verwenden:

  • BPM Ansatz: Das gesamte Straßennetz herausreissen und erneuern, damit selbstfahrende Autos sicher und ohne Vorfälle diese befahren können
  • RPA Ansatz: Jeder Handgriff und Aktion, die ein Mensch während der Fahrt ausführt, aufzeichnen und einer Maschine beibringen, damit Sie im Strassenverkehr gleich reagiert und agiert

BPM vs RPA www.prozessraum.ch

Soll es nun also BPM Business Process Managmenet oder RPA Robotics Process Automation sein?

Wie immer kommt es ganz darauf an was deine momentanen Anforderungen sind. Finden wir das doch gemeinsam heraus, bereiten deine Teams auf den Change vor und starten gemeinsam durch. Ready, um es richtig anzugehen?

Wie können wir unterstützen?

Einfach anrufen oder eine online Anfrage senden für eine unverbindliche Beratung.

We worked on process optimization together with prozessraum. It helped us pretty much to systematically approach the analysis of processes with the focus on what is really important and work concentrated on the root causes. Certainly we liked the friendly and professional guidance throughout the workshop so if there is another chance to work together with Prozessraum we would appreciate to work their team again. I can only recommend Lara and Alessandro to dive into process work.

David Pircher www.prozessraum.ch
David Pircher
Head Technical Development, Sigvaris

DIY - Templates, Videos & Anweisungen

Kostenlose 3-Tages Lernserie um Prozesse richtig digitalisieren und automatisieren zu können

Beispiele für Ineffizienzen und wo RPA eingesetzt werden kann

Gehen wir nun auf unser RPA Robotics Process Automation Beispiel ein und zu dem was Bill Gates gesagt hat. Magst du dich noch erinnern? Sonst hier ein Refresher:

Bill Gates’ two rules:

  1. “The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency.
  2. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.”

Betrachten wir ein Beispiel von Nahem

  • Viele Unternehmen haben dutzende unterschiedlichen Softwares, die nur zum Teil miteinander kommunizieren können.
    Die Front Einheiten geben die Adressen in ein System ein und im Back-Office müssen dann die Mitarbeiter die genau gleichen Daten wieder in einem anderen System erfassen um die Bestellung weiter verarbeiten zu können.
  • Die Stammdaten vom Kunden sind im SAP vorhanden, müssen aber trotzdem nochmals von Hand in ein anderes System abgeschrieben werden. Fehlerquellen sind vorhanden, Unterhalt beider Systeme ist notwendig und kostspielig.
  • Bestellungen vom Kunden werden digital vermittelt doch die Weiterverarbeitung passiert nicht elektronisch sondern von Hand, copy paste.
  • Preise, die von einer Tabelle in eine andere kopiert werden müssen und wiederum in eine Mail oder Offerte. Es können Fehler passieren und es ist ineffizient.

Und es gibt noch dutzend andere Beispiele.

Das kann man anders lösen, da ist sicher jeder mit mir einverstanden. Oder etwa nicht?

Somit sollten wir nun hingehen und diesen Prozess von Front-to-Back mal aufnehmen und verstehen, welche Ineffizienzen vorhanden sind. Sobald wir das verstanden haben, geht es daran diese zu optimieren, also den gesamten Prozess so zu gestalten, dass er effizient wird.

Erst danach gehen wir hin und überbrücken die noch vorhandenen Schnittstellen-Probleme mit einem Software-Roboter. Es kann durchaus vorkommen, dass bei einer ganzheitlichen Optimierung eines Prozesses nicht mehr so viele Heftpflaster benötigt werden, wie am Anfang gedacht. Und somit wird auch eine Roboter Implementierung nochmals günstiger.

Die ultimative Lösung besteht natürlich darin, die Softwaresysteme zu aktualisieren und die ineffizienten Schritte zu beseitigen, z.B. durch ein BPM, oder die Anbindung von einem vorhandenen System zum anderen vorhandenen System. Ein solcher Eingriff kann jedoch teuer, zeitaufwändig und riskant sein. Doch in meinen Augen sollte es zumindest überprüft werden, ob es sich lohnt den Weg mit wenigen Heftpflastern zu gehen. Ich behebe lieber die Ursachen statt nur Symptombekämpfung zu betreiben. Denn ein durchgängiges System zu haben, das nicht mit Heftpflastern zusammengehalten wird, kann auf die Dauer gesehen günstiger und nachhaltiger sein.

Und wie siehst du das?

Aber manchmal geht es nicht anders, denn Dinosaurier abzulösen kann ein unterfangen werden, das sehr teuer werden kann und viel zu oft scheitert. RPA ist dann eine sehr gute Alternative. Für einen Bruchteil der Kosten kann Robotics Process Automation als „nicht-invasive Operation“ eingesetzt werden.

RPA Robotics Process Automation wird oft als schnelle Lösung gesehen, welche Kosten sofort und drastisch reduziert. Das kann in kleineren Unternehmen sicher so sein, da die Komplexität der Systeme überschaubar ist. In grossen Unternehmen sieht dies anders aus und man sollte mit den Erwartungen vorsichtig sein, denn man kann enttäuscht werden.

Auch sollte man die Einsparungen durch RPA nicht nur eindimensional in einem Bereich oder Silo sehen. Man muss das ganzheitlich betrachten. Wenn ich Kosten in einem Bereich rausnehme, weil ich den Prozess automatisiere, muss ich in einem anderen Bereich z.B. IT wieder investieren. Die Software- Roboter kosten im Einkauf wie auch deren Unterhalt. Zusätzlich wirst du ein Team aufbauen müssen, welches die Roboter programmiert/parametriert und unterhaltet.
Wurde das in deinem Case gerechnet und wurden die Gesamtkosten für die Firma angeschaut?
Und hast du an die Implementierung des KVP (kontinuierlichen Verbesserungs-Prozess) Prozesses gedacht? Heute noch vom Menschen und morgen von AI (Artificial Intelligence)?

Wenn du also hingehst und einen bestehenden Prozess genau so nimmst, wie er gerade läuft und diesen scheibchenweise mit einem Roboter verbesserst, wird das sicherlich Kosten einsparen, aber definitiv nicht das ganze Potential schöpfen.
Wenn du aber vorher optimierst und standardisierst, ist auch der Aufwand den oder die Roboter zu bauen geringer und somit auch die Implementierungskosten und danach hast du auch geringere Unterhaltskosten. Macht also durchaus Sinn sich zuerst um die Verbesserung und das Change-Management zu kümmern.

Bill Gates wusste es schon lange, denn wenn du deine Prozesse so nimmst wie sie heute sind ohne sie vorher zu verbessern, vermehrst du deine Ineffizienzen nur noch mehr. Eine vorgängige Analyse zu betreiben, den Prozess zu vereinfachen, zu standardisieren und zu optimieren ist definitiv gut investiertes Geld.

Ich bin der Meinung, dass RPA nach der Vereinfachung und Standardisierung der Geschäftsprozesse am besten eingesetzt wird, um die Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Effektivität, Kontrolle und den Unternehmenswert verbessert.

Es gibt keinen schnellen und einfachen Weg, um einen ineffizienten Betrieb langfristig effizient zu machen. Es braucht eine klare Strategie und RPA kann ein Teil davon sein. Setzen wir RPA Weise ein und verdecken nicht die grundlegenden Probleme.

Deine Lara

DIY - Templates, Videos & Anweisungen

Kostenlose 3-Tages Lernserie um Prozesse richtig digitalisieren und automatisieren zu können

Weitere Interessante Artikel

OpEx Operational Excellence – Toolbox

Heute stellen wir die Tabelle vor, in der alle Werkzeuge notiert sind die wir verwenden, um Prozesse anzupassen. Alle bereits erschienen Artikel mit Werkzeugen sind mit einem Hyperlink versehen. Die Werkzeuge, die noch ohne Hyperlink sind, definieren unsere Roadmap der nächsten Wochen und Monate.

Open Challenge List

Fragekarten sind ein Mittel um den interaktiven Austausch von Personen zu fördern, welche sich wenig oder gar nicht kennen.

6 Schritte von der Ursache zur Massnahmenbehebung

Fragekarten sind ein Mittel um den interaktiven Austausch von Personen zu fördern, welche sich wenig oder gar nicht kennen.