Standardisierung des Jahresendprozesses – Ein Schritt in Richtung Klarheit und Effizienz (Erfahrungsbericht)

Standardisierung des Jahresendprozesses – Ein Schritt in Richtung Klarheit und Effizienz (Erfahrungsbericht)

Wir begleiteten dieses Jahr einen der führenden Anbieter im Bereich Pensionskassenverwaltung in einem Projekt. Die Firma mit Sitz in der Schweiz beschäftigt über 90 Mitarbeitende und hat sich zum Ziel gesetzt, den Jahresendprozess zu standardisieren und mehr Effizienz in den Prozess zu bringen. Mit Jahresendprozess sind eine Reihe von Tätigkeiten gemeint, die am Ende eines Geschäftsjahres durchgeführt werden müssen, um das Jahr ordnungsgemäss abzuschliessen. Die Tätigkeiten können administrativer, organisatorischer oder buchhalterischer Art sein und erfüllen gesetzliche, steuerliche und interne Berichtspflichten. Wir zeigen dir in diesem Blog-Artikel auf, wie wir die Standardisierung angegangen sind.

Der Jahresendprozess ist traditionell eine stressige Zeit – umso mehr, wenn eine zentrale Koordination und Führung fehlen und die beteiligten Teams nicht mit einheitlichen Standards arbeiten. Genau diese Ausgangslage haben wir bei der Pensionskassenverwaltung vorgefunden. Das Resultat? In einigen Teams funktionierte der Prozess akzeptabel, für andere endete er in Mehraufwand und unübersichtlichen Aufgaben. Es gab keine einheitlichen Standards und die Vielzahl von Dokumenten und Checklisten führte eher zu Verwirrung als zu Klarheit. Verantwortlichkeiten waren unklar, Deadlines wurden unter enormem Stress gerade noch eingehalten und der Prozess zog sich oft über sechs Monate hin.

Das Ziel: Standardisierung und Effizienz für den Jahresendprozess

Unser Ziel war ambitioniert, aber dringend notwendig. Wir mussten einheitliche Prozesse schaffen, die für alle Teams gleich funktionieren. Ausserdem wollten wir Klarheit und Führung in den Ablauf bringen, um Stress und Missverständnisse zu vermeiden. Und wir mussten die Flexibilität bewahren, um den individuellen Bedürfnissen einzelner Kunden der Pensionskassenverwaltung gerecht zu werden

Die Lösung begann mit der Erstellung eines zentralen Dokuments, das alle Prozesse und Schnittstellen abdeckt. Dieses besteht aus drei Ebenen:

  1. Übersicht über den Gesamtprozess, die alle fünf beteiligten Teams einbezieht
  2. Spezifische Team-Übersichten, die die Rolle und Aufgaben jedes einzelnen Teams klar definieren
  3. OnePager (Best Practice Dokumente) für jeden Teilprozess, mit den standardisierten Vorgehensweisen sowie praktischen Tipps und Hinweisen

Darüber hinaus wurde ein Team bestimmt, das zukünftig den gesamten Jahresendprozess führt. Es hält regelmässige Update-Meetings (Kick-Off, Zwischen- und Abschluss-Meetings) ab und koordiniert die Arbeit aller anderen beteiligten Teams.

Unsere Vorgehensweise: Workshops, Inputs und Iteration

Unser Ansatz war systematisch und gleichzeitig flexibel:

  • Analyse der Teilprozesse: Mit den beiden Hauptteams (Kundenbetreuung und Rechnungsführung) wurden die Teilprozesse detailliert aufgenommen und problematische Schnittstellen identifiziert
  • Fokussierung auf bestehende Stärken: Der gut funktionierende Prozess eines bestimmten Kunden wurde als Vorlage genutzt und auf andere Kunden ausgerollt
  • OnePager-Erstellung: Prozess-Experten aus den Teams erstellten die standardisierten OnePager (Best Practice Dokumente), die von den Teamleitern abgesegnet wurden
  • Kommunikation und Rollout: Der Gesamtprozess wurde allen Teams vorgestellt und zum Jahresende eingeführt. Nach Abschluss des Gesamtprozesses findet ein Post-Mortem-Meeting statt, um weitere Verbesserungen zu identifizieren

Wieso das Projekt «Standardisierung des Jahresendprozesses» erfolgreich umgesetzt werden konnte

Zum ersten Mal sprachen Experten aus verschiedenen Teams in Workshops strukturiert über den Gesamtprozess. So entstand ein gemeinsames Verständnis, wie jede Schnittstelle optimal funktionieren sollte. Statt bilateraler Abstimmungen und individueller Absprachen gibt es nun eine klare und zentrale Führung. Diese sorgt für Koordination und regelmässige Updates. Einheitliche Dokumentation durch die OnePager (Best Practice Dokumente) und klare Verantwortlichkeiten (AKVs) sorgen dafür, dass neue Mitarbeitende schneller eingearbeitet werden können und bei Ausfällen jemand problemlos übernehmen kann – das schafft Transparenz. Und obwohl die OnePager den Standard regeln, können sie flexibel an die einzelnen Kunden angepasst werden.

Für die Mitarbeitenden der Pensionskassenverwaltung ist das ein grosser Unterschied, was wir auch in den Feedbacks bestätigt bekommen haben. Von «Niemand konnte mir sagen, wie genau der Prozess abläuft» hin zu «Den Prozess so festzuhalten, gibt Klarheit und Sicherheit». Oder auch von «Es fühlte sich an, als ob jedes Team in einer eigenen Welt arbeitet» hin zu «Es war spannend zu sehen, wie andere Teams arbeiten – und zu erkennen, dass wir im Kern dasselbe tun».

Fazit: Der Weg in die Zukunft lautet «Effizienz und Standardisierung»

Die Standardisierung des Jahresendprozesses war ein wesentlicher Schritt, um den Stress und die Ineffizienz der Vergangenheit zu überwinden. Mit klaren Verantwortlichkeiten, einer zentralen Führung und transparenten Prozessen haben wir eine Basis geschaffen, die nicht nur den Jahresendprozess, sondern auch die Zusammenarbeit in unserem Unternehmen langfristig verbessert.

Die Einführung war kein einfacher Weg, aber der Aufwand hat sich gelohnt: Endlich wissen alle, wie der Prozess abläuft – und wie wir gemeinsam effizienter arbeiten können.

Schreibe einen Kommentar