Team-Meetings: Vertrauen aufbauen und Probleme identifizieren
Team-Meetings sind eine hervorragende Möglichkeit, um sich miteinander auszutauschen, Probleme zu besprechen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Vor allem in agilen Teams und beim Anstreben einer kontinuierlichen Verbesserung ist ein Austausch im Team von grosser Bedeutung. Kommunikation und das Aufbauen von Vertrauen braucht Zeit, Team-Meetings sollten deshalb regelmässig stattfinden, am besten einmal pro Woche.
Der Ablauf eines solchen Team-Meetings erfolgt vorzugsweise nach einem gewissen Standard, welcher Struktur vermittelt. Einen Teil der Zeit sollte jedoch auch immer für aktuelle Themen und Unvorhergesehenes reserviert sein.
In einem Team-Meeting können Problemfälle, offene Pendenzen und Unklarheiten besprochen werden. Eine Person schildert die aktuelle Situation und das Team ergänzt durch weitere Daten und Fakten zu dem angesprochenen Problem. Danach sollten die zusammengetragenen Daten geclustert werden, inklusive weiterem Vorgehen und der für die Umsetzung der Massnahmen verantwortlichen Person. Die Beschlüsse und Pendenzen werden dann für alle gut sichtbar schriftlich festgehalten und laufend aktualisiert.
Falls ein Problem mehr Aufmerksamkeit benötigt oder tiefer nach der Ursache für ein Problem geforscht werden muss, eignen sich Methoden wie das Fishbone-Diagramm, das Pareto-Prinzip (80/20), ein Brainstorming oder SCAMPER.
Eine besonders effiziente Meeting-Methode ist das Whiteboard-Meeting. Das Whiteboard-Meeting zeigt, dass ein Austausch nicht lange dauern muss, um Ergebnisse hervorzubringen. Ausserdem können auf dem Whiteboard die Massnahmen für alle Team-Mitglieder sichtbar notiert werden.
Wichtig zu beachten ist jedoch, dass nicht jedes Meeting die gewünschten Ergebnisse hervorbringt und hilfreich ist. Wie man überflüssige Meetings erkennt und eliminiert, lernst du im Blog-Post über die Meeting-Kaskade. Unser Fazit: Lieber zuerst die gängige Meeting-Struktur überdenken und dann Zeit und Raum schaffen für die wirklich gewinnbringenden Meetings. Dabei sollte der Fokus immer auf der Identifikation und der Lösung von Problemen liegen.