Unternehmensprozesse optimieren in 5 Schritten (Übersicht Tools)

Unternehmensprozesse sind sehr individuell – die Probleme die daraus entstehen auch. Weisen deine Mitarbeitenden eine zu tiefe Performance auf? Musst du die Kosten in deiner Abteilung reduzieren? Willst du deine Services verbessern und die Qualität für deine Kundschaft steigern? Sollten die Abläufe in der Verwaltung optimiert werden, damit Arbeitszeit eingespart werden kann? Wenn dir diese Probleme bekannt vorkommen, dann bist du hier genau richtig. Wir zeigen dir, wie du in 5 Schritten deine Unternehmensprozesse optimieren kannst. Und nicht nur das – wir verraten dir auch alle Tools, die du zur Problem-Behebung brauchst.

Schritt 1: Probleme identifizieren und erkennen

Bevor man Probleme lösen kann, muss man diese zuerst überhaupt kennen. Wo genau werden Ressourcen verschwendet? Die aufgeführten Tools helfen dabei Prozesse zu analysieren, machen Probleme sichtbar und zeigen dir auf, wo Kosten gespart werden können. Dieser Schritt ist die Grundlage für die Prozess- und Teamoptimierung.

• 80-20 Prinzip (Pareto Prinzip)
• Brainstorming
• Brown-Paper Workshops
• FMEA
• Kano Modell
• Kapazitäts- und Ressourcenmanagement
• KPIs und Steuerungskennzahlen
• Meeting Kaskade
• Process Walk / GEMBA Walk
• SIPOC
• Stakeholder-Analyse
• Team-Meetings
• TIM WOOD
• Voice of Customer
• Whiteboard Meeting
• Wertstromanalyse (Value Stream Mapping)

Schritt 2: Ursache der Probleme herausfinden

Wenn die Probleme bekannt sind, müssen die Ursachen für diese Probleme herausgefunden werden. Schliesslich willst du nicht nur die Symptome bekämpfen, sondern das Problem nachhaltig lösen. Oft hat ein Problem auch mehrere Ursachen – nur wer gezielt nachfragt, findet  auch die nachhaltige Lösung für das bestehende Prozessproblem. Eine gute Fehlerkultur innerhalb einer Organisation macht es möglich, Fehler als Chance zu sehen und diese entsprechend anzupacken.

• Root Cause Problem Solving
• 5 Why
• 6W-Tabelle
• Fishbone-Diagramm

Schritt 3: Ideen entwickeln

Die Prozesse sind analysiert, die Fehler und deren Ursache bekannt. Jetzt geht es darum, Ideen für die Problemlösung zu entwickeln. In diesem Schritt werden Inputs gesammelt und auch unkonventionelle Ideen zugelassen. Ziel ist es möglichst viele Ideen zu sammeln, um schliesslich das Problem langfristig lösen zu können.

• Brainstorming
• SCAMPER
• Random Meet
• Verbesserungsworkshop
• World Café

Schritt 4: Lösungen erarbeiten und Massnahmen definieren

Wie können die Fehler von Anfang an vermieden werden? Wie müssen wir uns organisieren, damit die Probleme behoben werden können? Welche Probleme sind am dringlichsten zu lösen? In diesem Schritt geht es darum, konkrete Lösungen zu erarbeiten und diese zu bewerten. Hierbei ist es wichtig, die Massnahmen direkt in eine Liste einzutragen, welche für alle zugänglich ist. Ausserdem muss jeder Massnahme eine verantwortliche Person zugeteilt werden, auch ein Datum bis wann die Massnahmen umgesetzt werden müssen, ist enorm hilfreich.

• Poka Yoke
• World Café
• 5S / 5A Arbeitsorganisation
• OCL Liste (Open Challenge List)
• 80-20 Prinzip (Pareto Prinzip)
• Priorisierungs-Matrix
• Whiteboard-Meeting

Schritt 5: Mitarbeitende entwickeln

Im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist es sehr wichtig, dass die Mitarbeitenden sich weiterentwickeln und Neues dazu lernen. Mit Coachings und Workshops wird Wissen weitergegeben, ausserdem sollten die Kompetenzen der Mitarbeiter stetig gefördert und ausgebaut werden.

• Skill-Matrix
• Team-Meetings
• Fragekarten
• Know How Game
• Collagen-Workshop
• Methoden-Coaching
• KVP & Kaizen

Weisst du nicht, wo du am besten anfangen sollst? Sind zu viele Probleme auf einmal offen? Wir beraten dich gerne zum Thema Prozessoptimierung und gehen individuell auf deine Probleme ein. Melde dich unverbindlich bei uns – wir betrachten Unternehmen ganzheitlich und geben unser Wissen gerne weiter!