VSM Brown Paper Post-it Worksop is digital

Prozessoptimierung - Value Stream Mapping (VSM)

Prozesse optimieren, standardisieren und digitalisieren sollte an Top Priorität stehen um nachhaltig Kosten zu sparen

Prozesse online aufzunehmen, mittels unserem Value Stream Mapping-Tool, ist heute an der Tagesordnung.

Mit einem tägigen Prozessworkshop setzen wir den Startpunkt für die nachhaltige Aufnahme und Umsetzung von Prozessen und Eliminierung der Probleme. Dieses Vorgehen zeigt unseren Kunden jeweils auf, wie wichtig es ist, Prozesse mit unserem Vorgehen zu optimieren.

Massnahmen, welche wir gemeinsam erarbeiten, müssen von den Teilnehmern umgesetzt werden. Wenn diese also von Mitarbeitern nicht  getragen werden bzw. sie nicht dahinterstehen, wird es nichts mit der Umsetzung.

Wir befähigen die Leute, bringen die Methoden, das Vorgehen und die Tools ein, damit die Teams ihre Prozessprobleme selbstständig und nachhaltig selber lösen können. Die Teilnehmer bringen ihr Fachknow-How mit ein. Mit dieser Kombination ist es immer ein Erfolg!

Einer der weiteren Erfolgsfaktoren ist es, wenn man mit den betroffenen Schnittstellen den Workshop durchführt, damit sie gemeinsam über den gleichen Prozess reden und so ein gegenseitiges Verständnis hervorgerufen wird. Sobald dieses Verständnis für die anderen da ist, wird Energie in die gemeinsame Anpassung der Prozesse gesteckt und nicht mehr im Ärgernis über die anderen, die immer alles anders machen, gesteckt.

Tönt einfach? Ist es auch. Denn Kommunikation ist auch beim Thema Prozessoptimierung ein zentraler Bestandteil.

Im Video Call mit den Kunden visualisieren und analysieren wir den Prozess, nehmen die Prozessprobleme auf, erarbeiten das Optimierungspotential und trainieren die Teilnehmer in der Beschreibung der Probleme, der Ursachenforschung und der Massnahmen Findung.

Am liebsten sitzen wir mit den Experten des End-to-End Prozesses in einem Raum zusammen um den Prozess Schritt um Schritt aufzunehmen. Doch heute ist dies bis auf ein paar wenige Ausnahmen nicht mehr möglich. Wir sind online. Mit unserem Tool haben wir die perfekte Grundlage dafür geschaffen um effizient und effektiv die Prozesse und deren Probleme aufzunehmen.

Willst du verstehen wie das alles zusammen funktioniert? In meiner 3 Tages Lernserie kannst du lesen wie das geht und nicht nur das. Du erfährst, wie man Prozess-Optmierung ganzheitlich angeht.

Ein Beispiel eines 1-tägigen Workshops als Kick-off oder PoC

Prozesse ganzheitlich und nachhaltig aufzunehmen, zu analysieren, zu standardisieren und zu optimieren ist nicht eine Sache, die man in einem Tag erledigt. Doch man kann an einem Tag den Start-Punkt dafür legen.

Mittels unserem Value Stream Mapping Tool (VSM) nehmen wir die Prozesse auf, analysieren diese und die Prozess-Probleme werden sichtbar gemacht. Es ist wichtig, den Prozess visuell aufzunehmen, damit jederzeit das gleiche Verständnis herrscht, wo man sich in der Diskussion gerade befindet.

Warum ist das überhaupt wichtig, das man dies in einem Workshop macht?
Weil es ein gleiches Verständnis vom Prozess und deren Probleme im Team und in den Schnittstellen herrschen muss. Ohne dies, wird man keine nachhaltigen Verbesserungen hinkriegen.

Unser Vorgehen bei der Aufnahme eines online Prozesses mittels Value Stream Mapping Tool (VSM)

Im Vorfeld wird mit dem Sponsor geklärt welche Mitarbeiter teilnehmen sollen, welchen Prozess wir aufnehmen und gemeinsam stecken wir die wichtigsten Punkte ab.

Statt über die Räumlichkeiten und deren Equipment zu diskutieren besprechen wir, welches online Tool wir zur Collaboration nutzen wollen und wie wir einen Tages-Workshop online bestreiten sollen.

Zu meisternde Herausforderungen waren schon da, als wir noch face-to-face Workshops hatten. Heute haben wir einfach andere. Wichtig ist, dass der Moderator noch klarer die Spielregeln bekannt gibt und diese noch energischer einfordert und überprüft.

Vorbereitung ist das A&O

Wir nutzen Teams von Microsoft. Das bietet für die optimale online Kollaboration all das, was wir benötigen. Wir können den Screen und somit Präsentation und Tools teilen, wir können Break-Out Sessions organisieren und haben eine Chat Funktion und Video.

Wichtig ist die Vorbereitung, aber diese war vor schon vorher wichtig. Sie war einfach auch hier anders.

Wir laden die Teilnehmer ein, bereiten die Break-Out Sessions im Teams vor und in unserem VSM-Tool werden die Teams und Berechtigungen für die Prozess Analyse aufgesetzt.

Start Prozessmanagement – Value Stream Mapping (VSM

Die Spielregeln sind ein sehr wichtiger Teil eines jeden Workshops, auch wenn sich das lustig anhört. Steht der “Code of Conduct” oder die “Benimmregeln” nicht von vorneherein fest, kann es zu sehr hitzigen Diskussionen kommen oder im online Verkehr zum Abhängen gewisser Personen. Dies sollte so gut wie möglich vermieden werden.

Face-to-Face hatte man ein Poster an der Wand. Heute werden diese kommuniziert und im Chat publiziert.

Das erspart einem viele Kopfschmerzen im Verlauf des Tages und fokussiert die Diskussion auf die Sache und nicht Personen.

Face-to-Face

Spielregeln

Online Spielregeln

Als ich die erste Spielregel, eines von uns durchgeführten Workshops las, musste ich schmunzeln. Online wäre diese nicht optimal… Hier sieht man schon den grossen Wandel. Was uns früher gestört hat oder unbedingt vermieden werden sollte, braucht es heute. Change Management ist überall wichtig und nötig.

  • Kamera ein
  • eMail ausschalten
  • Handy auf lautlos oder ausschalten
  • Einander zuhören

Vorgehen

Jeder Teilnehmer stellt sich und seine Erwartungen und Befürchtungen an den Workshop kurz vor. Dies kann man in der Chat Funktion vorbereiten oder mittels online Post-it’s im Tool erstellen.

Mit dieser Frage bekommst du einen tollen Feedback Loop am Ende des Workshops. Nach einem langen und produktiven Tag können die gerade gemachten Erfahrungen mit einbezogen werden.

Agenda und Pausen Prozessmanagement – Value Stream Mapping (VSM)

Damit richtig produktiv gearbeitet werden kann, muss vorher für jeden klar sein, was heute geleistet werden muss. Die Agenda fokussiert auf das Ziel und zeigt jedem den Spielplan auf.

Es ist wichtig den time-boxed Ansatz zu fahren und Zeitangaben zu machen wie lange welche Aktivitäten brauchen werden.

Pausen funktionieren online gleich wie vor Ort mit dem Unterschied, dass man diese alleine macht und der Austausch fehlt.

Agenda; Prozess Analyse; Tagesworkshop; www.prozessraum.ch

Ganzheitliche und nachhaltige Optimierung der Prozessperformance

Prozess aufzunehmen, diese zu analysieren, optimieren und zu standardisieren ist nur ein Teil. Wenn man aber nachhaltig die Performance der Prozesse steigern will, muss man den ganzheitlichen Ansatz wählen. 

Workshop; Helvetia; VSM; Value Stream Mapping; Prozessoptimierung; Coaching; www.prozessraum.ch

Workshop; Helvetia; VSM; Value Stream Mapping; Prozessoptimierung; Coaching; www.prozessraum.ch

Dieses Bewusstsein muss unbedingt geschärft werden.

Aufnahme und Analyse des Prozesses

Wenn man das Ziel hat, einen kompletten Prozess aufzunehmen und zu analysieren, wird ein Tag dafür nicht reichen. Des Weiteren ist ein Tag an einem Online Workshop noch anstrengender als vor Ort und muss geleitet werden. Die Energie hoch zu halten ist ein MUSS und eine herausfordernde Aufgabe für den Moderator.

Der Ist-Prozess wird mittels VSM-Tool und Bildschirm teilen aufgenommen und analysiert.

Wir verwenden hierfür folgende Tools:

VSM Brown Paper Post-it Worksop is digital

Ein unterstützendes „Tool“, um den Prozess und deren Probleme zu erleben, ist der „process walk“. Online für Operations Einheiten machbar. Doch man verliert leider wertvolle Informationen über das rundherum. Darum, wenn immer möglich vor Ort gehen!

Aber Achtung! Die Problembeobachtungen kommen dann von der Seite vom Projektleiter und müssen danach mit den Beteiligten besprochen werden um ein einheitliches Verständnis zu bekommen. Denn wie bereits eingangs erwähnt: Veränderungen zu implementieren geht nur mit der Beteiligung der betroffenen Mitarbeiter.

Value Stream Mapping (VSM)

Die Value Stream Map ist eine strukturierte Form den Prozess aufzunehmen mit dem Ziel, die Probleme in einem Prozess zu finden.

Dieses Tool und das Vorgehen hilft den Mitarbeitern das Business besser zu verstehen.

Root Cause Problem Solving (RCPS) – 12 Schritte vom Problem zur Massnahmen Umsetzung

Probleme zu beschreiben ist die Königsklasse. Einstein sagte mal: wenn er 60 Minuten Zeit hätte um ein Problem zu lösen, würde er 55 Minuten dafür aufwenden das Problem zu verstehen und 5 Minuten um es zu lösen.

Und genau das tun wir mittels RCPS.

Das Problem zu beschreiben ist essenziell. So versteht man auch, wie wichtig es ist und mit welcher Priorität es zu behandeln ist. Ich will wissen, wie oft es vorkommt, wie lange es jeweils dauert es zu beheben, wo es vorkommt etc. Dazu nutze ich jeweils meine 6 W Tabelle.

Wenn das Problem klar beschrieben, quantifiziert und priorisiert ist, beginnt man mit der “5-Why Methode” tiefer zu “bohren”, um an die Ursache des Problems zu kommen. Sobald die Ursache klar ersichtlich ist, hat man eigentlich auch schon die Massnahmen, um das Problem zu lösen.

Bedenkt hier, das es kurzfristige, mittelfristige und langfristige Lösungen gibt. Oftmals bekomme ich zu hören, dass dies mit der IT gelöst werden muss und das dies sehr lange dauern wird. Dann frage ich: lohnt es sich in der Zwischenzeit etwas zu ändern, damit es besser wird, oder warten wir solange, bis eine IT-Lösung kommt? Zu 90% höre ich dann, das es sich lohnt die kurzfristigen Prozessanpassungen anzugehen.

Für einfachere Probleme jeweils das 5 Why und für komplexere das Fishbone Diagramm.

12 steps problem solving www.prozessraum.ch

Alle Informationen werden im VSM-Tool in der OCL Liste (Open Challenge List = Massnahmenkatalog) festgehalten und man sieht sofort, wie viel Potential zur Effizienzsteigerung in den Teams ist.

Der Massnahmenkatalog

Der Massnahmenkatalog führt alle gefundenen Probleme auf. Beschreibt diese auf die genaueste Weise und zeigt die Ursache und Massnahmen auf, welche zur Problembehebung notwendig sind.

Der nächste Schritt zur Problem-Lösung ist es, die verantwortlichen Personen für die Umsetzung zu definieren. Für jedes Problem gibt es nur eine verantwortliche Person, niemals mehrere, denn bei mehreren, verlässt man sich immer auf den anderen und nichts wird getan.

Es braucht auch einen übergreifenden Verantwortlichen, welcher immer wieder den Fortschritt überprüft. Am besten einmal wöchentlich. So bleibt es verbindlich.

VSM; OCL; Open challenge list; Massnahmen Katalog; Value Stream Mapping; Operational Excellence; Tool Box; Issue List; www.prozessraum.ch

Feedback einholen und loop back

Wenn du am Anfang die Erwartungen abgeholt hast, bist Du in der Pflicht zu fragen, ob diese getroffen wurden.

Wer nicht gefragt hat, sollte trotzdem ein Feedback von den Teilnehmern einholen. Diese Fragen helfen ein gutes Feedback zu bekommen.

  • Was hat mir gut gefallen
  • Was war nicht so gut
  • Was hat mir gefehlt
  • Was habe ich gelernt

Das Feedback ist für uns zur Verbesserung des Services zwar super wichtig, aber auch die Teilnehmer können hier lernen.

Diese Reflektion am Ende vom Tag hilft es, ohne Filter die Emotionen und das Erlebte abzuholen. Außerdem bekommt man so meiner Meinung nach, ein ehrlicheres Feedback, was das Thema angeht.

Die Workshop Nachbearbeitung

Als die Workshops noch vor Ort durchgeführt werden konnten, mittels Brown Paper und Post-it’s, gab es einiges zum Nachbereiten:

  • Design des Prozesses in einem entsprechenden Tool
  • Berechnung der Cycle Time
  • Übertrag der Prozess-Probleme in ein Excel

Da wir heute den Prozess mittels digitalem Brown-Paper und Post-It’s aufnehmen, fällt sehr viel von der Nachbereitung weg. Das bedeutet weniger Kosten auf beiden Seiten.

Doch was nach wie vor wichtig ist, ist das Tracking der Umsetzung der definierten Massnahmen.

Zusammenfassung

Wer einen Workshop erfolgreich planen und durchführen möchte, sollte sich an einige Dinge halten.

Die Planung ist das A & O und darf nicht zu leicht genommen werden. Vor allem wen man online Workshops durchführt, muss vieles noch besser geplant werden, da Improvisationen zu unlösbaren Problemen führen können.

Die Arbeit während des Workshops muss strukturiert geführt werden. Am Besten man hat vorher klar die Regeln definiert und darauf verwiesen.

Der Verlauf und das Ziel müssen klar kommuniziert werden und auch wie dieses erreicht werden soll. Dann führt man professionell ohne sich einzumischen durch das Dickicht der Informationen auf die andere Seite zur Lösung.

Der 1-tages-Workshop ist nur eine Kick-off Veranstaltung und danach muss die Umsetzung folgen. Hierbei zu unterstützen ist für uns selbstverständlich, denn die Umsetzung, das dran bleiben, ist die Herausforderung und an dieser hapert es oft.

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VSM Overview

Prozessautomation war das Thema des sehr erfolgreichen «Lunch & Learn» mit Alegri, FireStart & prozessraum aus dem Frühjahr.

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Prozessautomation war das Thema des sehr erfolgreichen «Lunch & Learn» mit Alegri, FireStart & prozessraum aus dem Frühjahr.

Gewinner Workshop – Versicherung

Prozessautomation war das Thema des sehr erfolgreichen «Lunch & Learn» mit Alegri, FireStart & prozessraum aus dem Frühjahr.