Was braucht es, um erfolgreiches Change-Management zu betreiben?

Es gibt zwei Arten von grossen organisatorischen Veränderungen in einem Unternehmen. Die erste Art ist eine extern forcierte Veränderung, auf die man reagieren und sich als Unternehmen anpassen muss. Zum Beispiel neue Konkurrenz, ein Umbruch in der Gesellschaft, Rohstoffmangel oder Ähnliches. Die zweite Art der Veränderung ist eine intern geplante Transformation, um zu wachsen, das Unternehmen zu verbessern und die Performance zu steigern. Beide Arten der Veränderung müssen sorgfältig geplant und begleitet werden, damit sie auch tatsächlich erfolgreich umgesetzt werden können. Wir verraten dir in diesem Blog-Artikel, wie du erfolgreich Change-Management betreiben kannst.

Die Phasen des Change-Management

Eine Transformation beinhaltet immer verschiedene Phasen. Das wohl bekannteste Modell für Change-Management ist das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter. Das Modell gibt wichtige Hilfestellungen für ein Change-Management-Prozess und basiert auf einer wissenschaftlichen Studie zu erfolgreichen Change Projekten in Unternehmen (vom Psychologen Kurt Lewins). Wir von prozessraum beraten und begleiten Change-Projekte individuell und passen die Vorgehensweise jeweils den Bedürfnissen und Voraussetzungen unserer Kundschaft an. In diesem Blog-Artikel zeigen wir anhand des 8-Phasen-Modells von Kotter auf, wie wir in einer Transformation vorgehen und auf was wir besonders achten.

Die 8-Phasen des Change-Managements nach Kotter lauten wie folgt (wir haben die Formulierungen teilweise etwas angepasst):

1. Bei allen Mitarbeitenden ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen
2. Ein Projektteam aufbauen, welches das Projekt trägt
3. Vision und Strategie entwickeln
4. Vision des Wandels kommunizieren
5. Mitarbeitende auf breiter Basis befähigen und empowern
6. Schnelle Erfolge erzielen
7. Erfolge konsolidieren, Veränderungen einleiten
8. Neue Ansätze in der Kultur verankern

Und was braucht es für ein erfolgreiches Change-Management? Unser Vorgehen anhand des Kotter-Modells

Wenn wir eines gelernt haben in den letzten Jahren, dann ist das Folgendes: Die Mitarbeitenden eines Unternehmens tragen den Wandel. Sie müssen immer der Mittelpunkt eines Change-Projekts sein. Wir legen bei prozessraum sehr viel Wert darauf, die Betroffenen eines Wandels (sprich die Mitarbeitenden) von Anfang an zu Beteiligten zu machen. Wie das geht, zeigen wir dir jetzt anhand der oben vorgestellten 8-Phasen.

Stufe 1: Bei allen Mitarbeitenden ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen

Wir starten direkt mit dem schwierigsten Punkt. Bei einer Transformation muss den Mitarbeitenden klar sein, wie wichtig und nötig die angestrebte Veränderung ist. Genau hier setzen wir auch bei prozessraum an. Wir holen die Mitarbeitenden gleich zu Beginn der Transformation ins Boot und machen sie zu Beteiligten. In dem wir die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellen. Wir bilden Projektteams und lassen die Mitarbeitenden an den Prozessen arbeiten. Wir hören zu, wenn sie Probleme ansprechen und greifen auf ihr Wissen zurück, wenn wir die Ursachen für Probleme suchen und Massnahmen definieren.

Stufe 2: Ein Projektteam aufbauen, welches das Projekt trägt

Ein gut funktionierendes Projektteam ist enorm wichtig für ein erfolgreiches Change-Management. Wir begleiten, unterstützen und coachen ein Projektteam, so dass dieses schlussendlich den Wandel weiter vorantreiben kann. Wir geben also unser Wissen weiter, ganz im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung. Ein Change-Projekt ist dann erfolgreich abgeschlossen, wenn es uns nicht mehr braucht.

Stufe 3: Vision und Strategie entwickeln

Die Vision, also der Soll-Zustand, muss von Anfang an klar definiert sein. Nur wer ein Unternehmen ein klares Ziel festlegt, kann dieses auch erreichen. Die Strategie, wie wir dieses Ziel erreichen, legen wir zusammen mit dem Sponsor und dem Projektteam fest. Dazu braucht es zwingend Daten und Fakten: Sowohl für die bestehenden Probleme als auch für die Massnahmen. Und schliesslich muss auch ein Ziel mit Zahlen, Daten und Fakten beschrieben werden. Nur so können wir am Schluss eines Projekts überprüfen, ob wir das Ziel auch erreicht haben. Eine Strategie legen wir erst fest, wenn wir die Probleme (zum Beispiel mittels Value Stream Mapping) erfasst haben. Und oft kommt hier ein Proof of Concept zum Zug: Eine erste Überprüfung, ob die erarbeiteten Massnahmen auch wirklich die gewünschte Wirkung erzielen. Auch dieser Schritt hilft enorm, um die Mitarbeitenden vom Erfolg der geplanten Veränderung zu überzeugen.

Stufe 4 im Change-Management: Vision des Wandels kommunizieren

Eine offene und transparente Kommunikation ist zentral für ein erfolgreiches Change-Management. Die betroffenen Personen müssen wissen, was geplant ist, wo das Projekt steht und welche Auswirkungen die Veränderungen auf sie haben. Wir erarbeiten die Vision und die Strategie intern zusammen mit dem Projektteam und führen, wie bereits erwähnt, oft einen Proof of Concept (PoC) durch. Dank dem PoC können wir jeweils sehr schnell überzeugende Fakten und Ergebnisse kommunizieren, wieso die Veränderung auch wirklich den gewünschten Erfolg erbringen wird.

Stufe 5: Mitarbeitende auf breiter Basis befähigen und empowern (Training, Coaching, Begleitung)

Es ist eine Sache, das Projektteam zu coachen und zu begleiten. Eine andere Sache ist es, alle Mitarbeitenden einer Unternehmung zu befähigen. Wenn aber die Mitarbeitenden schlussendlich die Veränderung tragen und die Massnahmen umsetzen müssen, dann ist es notwendig, dass wir alle Mitarbeitende eines Unternehmens empowern und befähigen. Wir schauen deshalb immer, welches Know-How vorhanden ist und wer noch weiteres Wissen benötigt. Und auch, wer im Unternehmen das Wissen zur Verfügung stellen kann. Auch befähigen wir das Projektteam so weit, dass sie wiederum die Mitarbeitenden coachen und begleiten können. Wo nötig bieten wir auch gezielte Coachings an und begleiten die Mitarbeitenden, wenn sie die Massnahmen umsetzen und allenfalls nochmals anpassen müssen.

Stufe 6: Schnelle Erfolge erzielen – ein wichtiges Ziel im Change-Management

Schnelle Erfolge erzielen, um die Mitarbeitenden zu motivieren: Auch das ist zentral für ein erfolgreiches Change-Projekt. Wie bereits erwähnt führen wir oft einen Proof of Concept in einer Abteilung oder mit einem Team durch. Wir implementieren also Massnahmen zuerst in einem kleineren Umfeld, damit wir diese testen können. So bekommen wir bereits wichtige Hinweise, ob die Massnahmen greifen oder ob wir nochmals Änderungen vornehmen müssen. Erst wenn wir wissen, dass die Massnahmen erfolgreich sind, implementieren wir diese in der ganzen Unternehmung. So passiert zum Beispiel beim KVP-Projekt mit einem Unternehmen aus der Energie-Branche.

Wir schauen auch immer genau hin und priorisieren Massnahmen im Hinblick auf ihre Wirkung. Gerade die ersten Massnahmen müssen einen schnellen Effekt erzielen, so dass die Mitarbeitenden sehen, dass sich die Veränderung lohnt. Hier hilft eine Priorisierungs-Matrix oder auch das Pareto-Prinzip.

Stufe 7: Erfolge konsolidieren, Veränderungen einleiten

Nach einem Proof of Concept wissen wir, welche Massnahmen die gewünschte Wirkung erzielen und wo wir noch Anpassungen vornehmen müssen. Wir implementieren bei Transformationen aber immer einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess: Sprich wir schauen immer wieder, ob die Massnahmen greifen oder ob wir weitere Anpassungen vornehmen müssen. Hier bilden die Best Practice Dokumente (Standardisierte Prozesse) die Basis. Gerade wenn Veränderungen eingeleitet werden, müssen die Prozesse am besten täglich kontrolliert werden. Gibt es Abweichungen vom Standardprozess, dann muss man ganz genau hinsehen und den Prozess weiter optimieren oder auf das standardisierte Vorgehen bestehen.

Stufe 8: Neue Ansätze in der Kultur verankern

Natürlich wird eine Transformation irgendwann als abgeschlossen kommuniziert und ein Change-Projekt hat ein Ende. Grundsätzlich ist das Change-Management nie abgeschlossen, da ein Unternehmen stetigem Wandel ausgesetzt ist. Wir schulen aber bei Projekten die Mitarbeitenden darin, den Wandel selbständig und nachhaltig weiterzutreiben. Ganz im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung und Kaizen.