Verschwendung von Arbeitszeit minimieren mittels Wasserfall-Diagramm
In unseren Arbeitstagen und Tätigkeiten steckt immer ungenutzte oder nicht genutzte Zeit. Wie wir bereits wissen, bedeutet das Waste / Verschwendung und ist im Sinne der Operational Excellence zu vermeiden. Aufgrund bestehender Daten aus der Zeiterfassung und basierend auf Produktivitätsreports ist in den meisten Unternehmen ziemlich genau bekannt, für was die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit aufwenden. Mit einem Wasserfall-Diagramm kann man in einzelnen „Zeitbalken“ visualisieren, ob die Arbeitszeit sinnvoll und effizient eingesetzt wird. Diese Analyse nennt man „Overall Process Effectiveness (OPE)“. Die Analyse kann für einen ganzen Bereich oder auch für einzelne Mitarbeitende durchgeführt werden.
Das Ziel der Arbeitszeit-Analyse mittels Wasserfall-Diagramm ist das Erkennen von Verschwendung im Arbeitsalltag. Im zweiten Schritt wird dann nach der Ursache für die Zeitverschwendung gesucht und Massnahmen zur Optimierung der Zeitnutzung definiert. Besonders geeignet ist die Zeit-Analyse in einem Tätigkeitsbereich mit relativ homogenen Tätigkeiten, da dort ein besserer Vergleich unter den Mitarbeitenden möglich ist.
Ausserdem eignet sich die Methode als Initialanalyse für das Erstellen einer IST-Situation in einem Team oder einem Bereich als Grundlage für die Erarbeitung von Massnahmen im Sinne des Lean Management.
Berechnung der Overall Process Effectiveness (OPE) mittels Wasserfall-Diagramm
Eine „Overall Process Effectiveness“ kann einerseits mit den vorhandenen Daten auf Ebene der organisatorischen Einheit (Zeiterfassung etc.) berechnet werden. Dies betrifft die Punkte 1 bis 6 auf der Grafik. Der zweite Teil der Analyse basiert auf Daten der Prozessebene (MIFA). Dies betrifft die Punkte 7 bis 9 auf der Grafik.
Daraus resultiert dann das Residuum (Starrheit), also diejenige Zeit, die nicht zugeteilt werden kann. Je nachdem wie hoch dieser Wert ist, können entsprechende Rückschlüsse gezogen werden.
- Bezahlte Zeit: Die Arbeitszeit der Mitarbeitenden aus einem Bereich wird zusammengefasst
- Frei- und Fehlzeiten: Ferien, Krankheitstage, Abwesenheiten und Pausen. Diese Zeiten sind oft nicht beeinflussbar durch die Abteilungsleitung
- Gesamtkapazität (Anwesenheitszeit): Ergibt sich durch den Abzug der „Frei- und Fehlzeiten“ an der „Bezahlten Zeit“. In der Regel beträgt die Frei- und Fehlzeit (inkl. Pausen) ungefähr 15% der bezahlten Zeit. Die verbleibenden 85% ist also die Gesamtkapazität eines Mitarbeitenden und wird für unsere Berechnung als 100% Anwesenheitszeit definiert.
- Nicht produktive Kapazität: Beinhaltet die Zeit für Führungsaufgaben und Projektarbeit
- Operative Kapazität: Wir berechnet indem man die Zeit für Führungsaufgaben und Projektarbeit von der Anwesenheitszeit abzieht
- Meetings und Schulungen: Dies Zeiten für Meetings und Schulungen werden von der „Operativen Kapazität“ abgezogen
- Kern-Prozesszeit und Nicht Kern-Prozesszeiten: Diese Zeiten werden von den „besten“ Mitarbeitenden abgeleitet. Man rechnet ab jetzt also von unten her (siehe Grafik)
- Individuelle Variabilität: Dieser Wert erhält man, wenn man die Durchschnittsarbeitszeiten von allen Mitarbeitenden zusammenrechnet und dann die Zeiten der besten Mitarbeitenden abzieht
- Operative Arbeitszeit: Setzt sich aus den Werten der individuellen Variabilität, der Nicht Kern-Prozessarbeit und der Kern-Prozessarbeit zusammen
- Starrheit (Residuum): Das ist der Wert der übrig bleibt, wenn man die Zeiten wie beschrieben erfasst.
Folgende Arten von Verschwendung / Waste der Arbeitszeit sind möglich
Diese variieren natürlich stark je nach Branche / Aufgabengebiet:
- Nicht genutztes Know-How
- Ungenügende oder fehlende Informationen
- Unklare Anweisungen oder Richtlinien
- Wartezeiten / Liegezeiten
- Redundanzen
- Nachbearbeitung
Natürlich kann auch die zuteilbare Zeit ineffizient oder verschwendet sein. Zum Beispiel wenn in Meetings keine Ergebnisse erzielt werden – da kann eine Meeting-Kaskade helfen. Oder wenn der Anteil an Nicht-Kernprozess-Arbeit viel zu hoch ist. Dann lohnt es sich wahrscheinlich, wenn das Wasserfall-Diagramm für alle Mitarbeitenden im Team erstellt wird für eine genauere Analyse.
Grundsätzlich dient das Wasserfall-Diagramm wie erwähnt vor allem der Bestandsaufnahme um herauszufinden, wie viel der Arbeitszeit wirklich für die Kernprozess-Arbeit aufgewendet wird und wie viel Zeit gar überhaupt nicht zuteilbar und somit verschwendet ist.
Das Team identifiziert nach der Analyse die vorliegenden Arten von Verschwendung (zum Beispiel mit der Hilfe eines Continuous Improvers). In einem weiteren Schritt werden dann geeignete Massnahmen für die Minimierung oder die Eliminierung der Verschwendung definiert, wie zum Beispiel einen besserer Informationsfluss gewährleisten, klarere Anweisungen geben, gezielter Know-How-Transfer ermöglichen etc.
Wir von prozessraum arbeiten seit Jahren mit Team- und Bereichsleitern zusammen und sind immer wieder erstaunt, wie viel Arbeitszeit in Unternehmen verschwendet wird. Mit ein paar einfachen Massnahmen kann die Produktivität der Mitarbeitenden schnell erhöht werden – wir helfen auch dir gerne dabei.