Kleine Prozesse, grosser Nutzen: Wie klare Schnittstellen und Dokumentation Effizienz sichern

In vielen Unternehmen gibt es Prozesse, die nur selten vorkommen. Sie laufen im Hintergrund, fast unsichtbar. Doch wenn sie gebraucht werden, müssen sie sitzen. Genau hier lag die Herausforderung bei einem Kunden aus der Finanzbranche. Dieser Kunde hatte bereits mehrere Prozesse erfolgreich mit uns optimiert (zu den Erfahrungsberichten). Nun standen noch zwei weitere Prozesse auf der Agenda. Sie kamen nur rund 70- bzw. 170-mal pro Jahr vor – also eher selten. Trotzdem waren sie wichtig. Und gerade weil sie so selten abliefen, gab es regelmässig Unsicherheiten. Wir verraten dir in diesem Erfahrungsbericht, wie wir mit klaren Schnittstellen und Dokumentation die Effizienz sichern – auch bei seltenen Prozessen.

Ausgangslage: Selten genutzte Prozesse, viel Unsicherheit und unklare Schnittstellen

Die beiden Prozesse betrafen zwei Teams. Im Team unseres Auftraggebers waren nur drei Mitarbeitende überhaupt involviert. Sie kannten den Ablauf – zumindest teilweise. Doch auch bei ihnen gab es Unsicherheiten, was die Prozesse betraf.

Das Problem: Die Schnittstelle zum anderen Team war nicht sauber geklärt. Abläufe wurden unterschiedlich interpretiert. Oft regelten es die Personen einfach individuell. «Ich schreibe dir kurz auf Teams» war ein typischer Satz. Doch so entsteht kein Standard. Wissen bleibt bei Einzelpersonen hängen, statt für alle verfügbar zu sein.

Zusätzlich stand fest: Eine dieser drei Mitarbeitenden würde bald in ein längeres Sabbatical gehen. Das Wissen musste vorher gesichert und an weitere Personen übertragen werden. Die vorhandenen Unterlagen halfen nicht weiter. Sie waren alt, unvollständig und teils schlicht falsch. Andere Dokumentationen existierten gar nicht.

Ziel: Klarheit und Standardisierung bei seltenen Prozessen

Unser Auftrag war klar formuliert. Beide Teams sollten künftig:

• Den Prozess vollständig verstehen
• Ein gemeinsames Bild der Abläufe haben
• Schnittstellen eindeutig definiert wissen
• Über saubere Dokumentationen verfügen
• Neue Mitarbeitende mit diesen Unterlagen schulen können

Kurz: Schluss mit individuellen Absprachen. Stattdessen ein einheitlicher Standard, den alle kennen und anwenden.

Vorgehen: Workshops als Schlüssel

Der Weg dorthin führte über Workshops mit beiden Teams. Wir brachten alle an einen Tisch und nahmen die Prozesse Schritt für Schritt auf. Dabei entstanden sofort lebhafte Diskussionen. «Warum macht ihr das so?», «Was passiert bei euch danach?», «Wie wirkt sich das auf uns aus?» – diese Fragen fielen immer wieder.

Das Schöne daran: Die Diskussionen führten nicht zu Konflikten, sondern zu Verständnis. Jeder lernte, was beim anderen Team tatsächlich passiert. Viele Missverständnisse klärten sich direkt im Gespräch. Die identifizierten Probleme nahmen wir sofort auf. Unsere Prozess-Experten überarbeiteten die Abläufe und hielten die bereinigte Variante in kompakten OnePagern (Best Practice Dokumenten) fest.

Schrittweise Information und Schulung

Damit nicht nur die Workshop-Teilnehmenden Bescheid wussten, informierten wir das gesamte Team in mehreren Schritten:

1. Info-Meeting: Alle erfuhren, worum es in den beiden Prozessen ging und warum sie wichtig sind
2. Auswahl weiterer Mitarbeitender: Wir bestimmten Personen, die neu in die Prozesse einbezogen werden sollten
3. Schulung: Diese Mitarbeitenden erhielten eine strukturierte Einführung – unterstützt durch die neuen Unterlagen

So stellten wir für den Kunden sicher, dass das Wissen breit verankert wurde und nicht an einzelnen Köpfen hing.

Dokumentationen dürfen nicht in der Schublade verschwinden. Deshalb vereinbarten wir mit dem Kunden klare nächste Schritte: Einerseits die kontinuierliche Verbesserung der Unterlagen. Dabei soll das Feedback der am Prozess beteiligten Mitarbeitenden regelmässig einfliessen. Andererseits einen Abschluss-Workshop nach drei Monaten. Dort soll geprüft werden, was gut funktioniert hat, wo nachgeschärft werden muss und was die nächsten Massnahmen sind. So bleibt der Prozess nicht statisch, sondern entwickelt sich weiter.

Effizienz auch bei seltenen Prozessen: Was sticht heraus bei diesem Projekt?

Mehrere Punkte machten dieses Projekt besonders:

• Vom individuellen Handeln zum Standard: Früher regelten sich die Mitarbeitenden vieles untereinander. Nun gibt es einen klaren, dokumentierten Ablauf, den alle verstehen
• Unterschiedliche Blickwinkel trotz Zusammenarbeit: Obwohl die Teams schon lange miteinander arbeiteten, zeigte sich: Das Verständnis war nicht einheitlich. Die Workshops machten Unterschiede sichtbar und beseitigten sie
• Zeit investieren lohnt sich: Viele Unklarheiten verschwanden bereits während der Workshops. Diskussionen führten direkt zu Verbesserungen, die sofort umgesetzt wurden («just do it»)
• Dokumentation als lebendes Instrument: Es gab zwar alte Unterlagen, doch sie waren wertlos. Erst durch die neuen OnePager entstand eine echte Hilfe. Wichtig: Sie werden genutzt, gepflegt und bleiben aktuell

Fazit: Kleine Prozesse, grosser Nutzen – oder warum Effizienz auch bei seltenen Prozessen wichtig ist

Auf den ersten Blick schienen diese beiden Prozesse unbedeutend. Schliesslich traten sie nur wenige Dutzend bis hundert Mal pro Jahr auf. Doch in der Praxis hatten sie grosses Gewicht. Denn Unklarheiten führten immer wieder zu Verzögerungen, Missverständnissen und Mehraufwand.

Die Optimierung brachte mehr als nur Klarheit. Sie sorgte für:

• Sicherheit in den Abläufen
• Eindeutige Schnittstellen
• Wissenssicherung trotz Sabbatical
• Weniger Rückfragen und Abstimmungsaufwand
• Ein gemeinsames Verständnis über Teamgrenzen hinweg

Gerade in Branchen wie der Finanzwelt ist Verlässlichkeit entscheidend. Prozesse müssen funktionieren, auch wenn sie selten vorkommen. Mit den Workshops, den OnePagern und der Schulung der Mitarbeitenden schuf der Kunde eine stabile Basis – heute und für die Zukunft.

Die Botschaft lautet: Auch kleine Prozesse verdienen Aufmerksamkeit. Denn sie sind Teil des grossen Ganzen. Wer sie gemeinsam durchspricht, dokumentiert und trainiert, gewinnt Klarheit, Effizienz und Sicherheit.

Möchtest du auch sicherstellen, dass deine Prozesse klar, standardisiert und zukunftssicher sind? Dann lass uns reden.