Wieso überhaupt Best Practice Dokumente erstellen?
Im modernen Berufsalltag sind Begriffe wie agile Mitarbeitende, flache Hierarchien, Eigenverantwortung und New Work nicht mehr wegzudenken. Diese Themen haben selbstverständlich ihre Berechtigung und prägen auch unsere Arbeit. Wenn wir jedoch in Projekten darauf aufmerksam machen, dass wir «Best Practice Dokumente» erarbeiten möchten und damit eine Standardisierung von Prozessen anstreben, dann erscheint das Vorgehen im ersten Moment veraltet. Wieso sollen Arbeitsschritte immer gleich ausgeführt werden, wenn doch zugleich von den Mitarbeitenden ein flexible und vorausschauende Arbeitsweise gefordert wird? Warum strebt man flache Hierarchien an, wenn man dann die Arbeitsschritte von einem Dokument ablesen und gar nicht selbständig denken muss?
Wir zeigen dir in diesem Blog-Post auf, wieso sich die Erstellung von Best Practice Dokumenten (auch OnePager) lohnt. Wieso sie sich keinesfalls mit der modernen Arbeitsweise beissen und wieso sie die Basis von Operational Excellence, Lean Management und des Qualitätsmanagements sind.
Best Practice Dokument – um die Qualität sicherzustellen
Das Ziel eines Best Practice Dokuments (BPD) ist ganz klar die Sicherstellung der Qualität durch die Standardisierung eines Prozesses. Als Beispiel dient hier die Sterneküche: Damit alle Gäste in denselben Genuss kommen, müssen das Restaurant alle Arbeitsschritte standardisieren. Vom Rezept, über das Anrichten der Speisen und die Platzierung des Tellers auf dem Tisch bis hin zu den Infos, welche das Service-Personal den Gästen vor dem Essen mitgibt. Hier gibt es keine Abweichungen. Alle Teller sehen gleich aus, schmecken gleich, werden gleich präsentiert. Qualitätssicherung auf höchstem Niveau.
Genau deshalb gibt es Best Practice Dokumente. Wir standardisieren Prozesse, um die Qualität des Endproduktes und somit auch die des Unternehmens zu steigern. Um Fehler zu vermeiden, die Performance zu optimieren. Nur dann ist es den Mitarbeitenden überhaupt möglich, ihrer Arbeit nachzugehen. Der Kellner soll keinen Gedanken daran verschwenden müssen, ob die Küche gut performt. Die Küche muss sich sicher sein, dass der Kellner die Speisen wie besprochen serviert, damit sie die richtige Wirkung entfalten.
Trotzdem muss der Kellner auch agil sein: Er muss auf Fragen und Beschwerden reagieren können. Die Stimmung der Gäste aufnehmen und den Service daran anpassen. Er behält den Überblick über die verschiedenen Tische, kommuniziert mit der Küche, geht auf Sonderwünsche ein. Das alles kann er nur machen, weil er sich darauf verlassen kann, dass das Produkt der höchsten Qualität entspricht und er alle nötigen Infos hat, um seine Arbeit ebenfalls bestmöglich auszuführen. Die Standardisierung von Prozessen ist also nicht das Gegenteil von einer agilen Arbeitsweise, sondern macht agiles Handeln überhaupt erst möglich. Wären die Abläufe in der Sterneküche nicht standardisiert, würde der Kellner nur Brände löschen und könnte den erwarteten Spitzenservice nicht gewährleisten. Das Prinzip gilt auch in flachen Hierarchien mit viel Eigenverantwortung.
Standardisierung von Prozessen als Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung und die Digitalisierung
Zugegeben, das «Standardisieren von Prozessen» ist auf den ersten Blick keine sehr spannende Tätigkeit. Es hört sich nach viel Arbeit an. Lohnt sich das überhaupt? Wir sagen, dass lohnt sich unbedingt. Wenn wir mit unseren Kunden einen Prozess für ein Best Practice Dokument aufnehmen, dann entdecken wir zusammen oft zahlreiche Verschwendungen und Probleme. Die Zeitersparnis, die man beim Standardisieren von Prozessen gewinnt, ist deshalb so gut wie immer um ein Vielfaches grösser als die Zeit, die man für die Standardisierung investiert. Wenn man dann auch noch die Verschwendungen eliminiert, dann ist die Einsparung der Ressourcen noch grösser. Ausserdem bildet ein Best Practice Dokument auch die Basis für eine kontinuierliche Verbesserung. Nur wenn der Standard festgehalten ist, kann man diesen ändern und verbessern.
Auch bei neu eingeführten Prozessen sollte eine Standardisierung stattfinden. Wenn man dann im Arbeitsalltag auf Probleme stösst, kann man den neuen Prozess schnell angepassen und optimieren. Auch hier wird deutlich: Die Standardisierung von Prozessen ist die Grundlage für Operational Excellence und ganz im Sinne von Lean Management. Und keinesfalls eine veraltete Vorgehensweise. Wir sind jedes Mal wieder begeistert, wie viel effizienter der Arbeitsalltag durch die Best Practice Dokumente wird und welche Auswirkungen die Standardisierung auf die Qualität der Unternehmen hat.
Und auch wenn man Prozesse digitalisierten will, muss man sie vorher unbedingt standardisieren und optimieren. Um auch hier beim Beispiel aus der Sternenküche zu bleiben: Wenn die Prozesse nicht standardisiert sind, kann man kein digitales Service-Tool oder eine Online-Reservierung eingeführen. Ohne vorherige Standardisierung der Prozesse führt eine Digitalisierung zu Chaos, da man bestehende Fehler durch die Einführung von neuer Software und Tools nur multipliziert.
Wir haben die in einem weiteren Blog-Artikel alles notiert, was du über die Erstellung eines Best Practice Dokuments wissen musst. Und wir stellen dir ein kostenloses Template zur Verfügung.