Kapazitätsmanagement www.prozessraum.ch

kapazitätsmanagement

Kapazitäten und Ressourcen zu planen, wie in der Industrie, ist eines der Themen die in der Finanzindustrie noch viel zu wenig gemacht werden. Ziel davon ist es, Kosten zu sparen durch genaue Planung.

Finanzinstitut – >40’000 Mitarbeiter

Im Mai 2017 hat prozessraum die Aufgabe erhalten, Doppelspurigkeiten und Synergien aus zwei Bereichen herauszuarbeiten um diese zu eliminieren und zu nutzen um daraus angepasste Prozesse und Services für eine bestimmte Kundengruppe zu erarbeiten.

Die Aufgabe wurde viel grösser als erwartet und neben den erwarteten Herausforderungen kamen viele weitere hinzu. Die Projektdauer hat sich verlängert, die Aufgaben wurden umfangreicher und das Team stieg auf 7 Mitarbeiter an.

Die Messung der Prozesse war ein zentrales Thema, wie viel Volumen wird verarbeitet, wie lange ein Prozess oder -Schritt dauert und wie viele Mitarbeiter man dafür benötigt musste für jeden einzelnen Prozess berechnet werden. Und so haben wir uns daran gemacht ein Kapazitäten- und Ressourcenplanungs-Tool zu erstellen, welches Skills der Mitarbeiter berücksichtigt und mit dem man Forecasting betreiben kann.

Herausforderung

Eine Herausforderungen ist es ein Ressourcen- und Kapazitätsmanagement Tool zu erstellen, in welchem die Prozesse nicht zu granular sind. Denn dann wird die täglichen Planung sehr schnell unübersichtlich und nicht mehr handhabbar. Somit muss man die richtige „Flughöhe“ erwischen. Prozesse auf Arbeitsschritte runter zu brechen macht für dieses Tool keinen Sinn. Aber auf einem zu hohen Level darf es auch nicht sein.

Beispiel

Ein zu hohes Level ist zum Beispiel: Onboarding eines neuen Kunden.
Ein zu tiefes Level ist: Kundennamen eingeben, Nationalität, Strasse wo er wohnt etc. und für jeden kleinen Teilschritt der ausgeführt wird auch eine Cycle Time (Bearbeitungszeit) dahinter zu setzen.
Optimal: Erstellung der Kunden Unterlagen, Überprüfung, Archivierung

Um also die richtige Granularität-Stufe für ein Kapazitätsmanagement Tool herauszuarbeiten, braucht man einen Experten mit jahrelanger Erfahrung wie prozessraum.

Wenn man die Zahlen, Daten und Fakten hat ist es ein einfaches das Tool zu befüllen und damit zu arbeiten. Die Herausforderung ist es aber an die richtigen Zahlen und Fakten zu kommen.

Kennen wir die Prozesse und den adäquaten Level, so gehen wir hin und messen die Cycle Time. Cycle Time ist die Zeit, die der Mitarbeiter benötigt, um den entsprechenden Prozessschritt auszuüben. Weiter benötigen wir den Demand/Input und per wann er es ausgeliefert haben will (SLA) und das Volumen, das wir produzieren können. Am nächsten Tag gilt es zu überprüfen, wie viel Volumen wir verarbeitet haben.

Den heutigen Demand/Input, stellen wir unseren Ressourcen und Kapazitäten gegenüber und so sehen wir, ob wir alle Bestellungen für den heutigen Tag erledigen können. Wenn nicht, müssen wir uns entscheiden, ob wir den Mitarbeitern auftragen Überstunden zu machen oder ob wir am Tag darauf mit einem Backlog starten.

Lösung

Durch die Erstellung und Einführung eines geeigneten Kapazität- und Ressourcenplanungs-Tool hat man heute alle notwendigen Zahlen an einem Ort und kann genau abschätzen, wie viele Ressourcen man in der Zukunft benötigt.

Die Begleitung, Coaching, Training der Mitarbeiter muss von Anfang an gewährleistet sein und man muss diese mit auf den Veränderungsweg nehmen, aufzeigen, wie man plant, warum man das tut, wie wichtig es ist und sie bei der Formulierung der Probleme und deren Lösung zu unterstützen. Dies ist bei der Implementierung eines Tools ein nicht zu unterschätzender und wichtiger Teil.

Dann ist eine solche Implementierung auch erfolgreich und nachhaltig.

Ergebnis

Transparenz über:

  • Volumen
  • Cycle Time
  • Produktivität /Utilization
  • Iterationen
  • Backlog

Effizienzsteigerung im 2019 von mindestens 10%

Wie können wir unterstützen?

Einfach anrufen oder eine online Anfrage senden für eine unverbindliche Beratung.

We worked on process optimization together with prozessraum. It helped us pretty much to systematically approach the analysis of processes with the focus on what is really important and work concentrated on the root causes. Certainly we liked the friendly and professional guidance throughout the workshop so if there is another chance to work together with Prozessraum we would appreciate to work their team again. I can only recommend Lara and Alessandro to dive into process work.

David Pircher www.prozessraum.ch
David Pircher
Head Technical Development, Sigvaris