Kapazitätsmanagement und die Planung von Ressourcen mit einem Tool

Das Kapazitätsmanagement stammt aus der industriellen Produktion und bezeichnet den Abgleich von Bedarf und Angebot. Zunehmend wird die Planung der Kapazitäten aber auch in der Dienstleistung wichtig: Kurzfristige Änderungen im Kundenauftrag, Lieferengpässe oder der Ausfall von Mitarbeitenden haben Auswirkungen auf die Kapazitäten und müssen schnellstmöglich erkannt werden. Eine Planung der Kapazitäten und Ressourcen ermöglicht es Synergien zu nutzen, Engpässe zu identifizieren, Verschwendungen zu vermeiden und somit Kosten zu sparen.

Die grösste Herausforderung beim Kapazitätsmanagement ist die Erfassung der Prozesse, inklusive Cycle Time (Zeit für den Prozess-Schritt), Input (Demand), Volumen und dem Ende des Prozesses (Ausführung der Dienstleistung etc.). All dies muss erfasst werden, zusätzlich zu den Fähigkeiten und Kapazitäten der Mitarbeitenden – nur so ist eine Prognose überhaupt möglich.

Doch wie erfasst man all die nötigen Daten? Am besten mit Hilfe eines geeigneten Tools, zusammen mit Expert:innen im Bereich Kapazitätsmanagement. Und hier kommt prozessraum ins Spiel. Für eine erfolgreiche und nachhaltige Implementierung eines Kapazitätsmanagement-Tools braucht es Coaching und Training für die Mitarbeitenden.

Ablauf der Implementierung eines Kapazitätsmanagement-Tools

• Aufnahme aller bestehenden Prozesse
• Prozessschritte definieren, welche gemessen werden sollen
• Definierung der Standardzeit pro Prozess
• Aufnahme der Skills pro Mitarbeiter und Prozess. Auch andere Skills sollten gleich mit aufgenommen werden, damit man einen Gesamtüberblick der Fähigkeiten hat
• Abbildung der Prozessschritte und Standardzeiten im Tool
• Mitarbeiter und Vorgesetzte im Umgang mit dem Tool schulen
• Direkte Anbindung an bestehende Systeme für die Volumenabbildung oder manuelle Eingabe mit dem Team organisieren
• Live Daten auf dem Dashboard ablesen und Massnahmen einleiten

Das iFAS X5 ist ein Planungstool für Ressourcen und Kapazitäten aus der Produktion, um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken. Gemeinsam mit Info Nova bieten wir seit ein paar Jahren das Tool auch für die Dienstleistungsbranche an. Somit haben nun alle Unternehmen die Möglichkeit, ihre Ressourcen professionell zu planen.

Durch die visuelle Darstellung in einem „real-time“ Dashboard ist es wird es möglich, Prozessprobleme sofort zu erkennen und rasch geeignete Massnahmen einzuleiten.

Vorteile des Kapazitätsmanagements mittels iFAS X5 Planungstool

• Transparente Visualisierung der vorhandenen Ressourcen
• Ressourcen und Kapazitäten inklusive Software Roboter planbar zu machen
• Einfache Kalkulation der Unit Price pro Produkt, wobei ein Produkt auch eine Wertschriften-Transaktion sein kann
• Real-Time Dashboard um sofort eingreifen zu können, wenn etwas im Prozess schiefläuft
• Einfaches Forecasting der Ressourcen
• Report Erstellung auf Knopfdruck
• One Single Source für alle Zahlen und Daten zu den Prozessen
• Anbindbar an alle vorhandenen Schnittstellen oder auch als Stand-Alone Tool nutzbar
• Auf Knopfdruck kann entschieden werden, ob ein neues Produkt von einem bestehenden Team übernommen werden kann und ob es sich lohnt

Wenn es um die optimale Planung der Ressourcen und Kapazitäten geht, dann geht nichts an iFAS X5 von Info Nova vorbei. prozessraum hat die exklusiven Rechte für die Finanz- und Versicherungsbranche – weil wir Spezialisten in der Berechnung der Prozesseffizienz im Finanz- und Versicherungsumfeld sind.