Automation oder RPA – Was braucht mein Business?

Wer fragt sich heute eigentlich nicht was es im Business Kontext wirklich braucht – Automation oder Robotics? Wie immer kommt es ganz darauf an was deine momentanen Anforderungen sind.

Als Einstieg in das Thema kannst dir dir folgende Fragen stellen:

• Gibt es Prozesse im Unternehmen die sich stetig wiederholen und langweilig sind und von Menschen erledigt werden?
• Hast Du Aufgaben im Betrieb die ein Flaschenhals für deine Produktivität sind?
• Sind diese Tätigkeiten physischer oder virtueller Natur?
• Sind Dir gerade ein oder zwei Aufgaben eingefallen die diese Kriterien erfüllen?

Wenn du die Mehrheit dieser Fragen mit Ja beantwortet hast, dann hast du gute Kandidaten für eine Automation gefunden. Sollte es sich dabei um physische Tätigkeiten handeln könnte die industrielle Automation oder Robotics deine Lösung sein. Sprechen wir jedoch von virtuellen Aufgaben kann eine Form von Software Automation helfen.

Der Unterschied zwischen Automation und Robotics?

Der offensichtlichste Unterschied zwischen Automation und Robotics liegt vor allem in der Definition:

• Automation — Von Automation wird immer dann gesprochen, wenn eine vom Menschen ausgeführte Tätigkeit von einer Maschine, Computer Software oder andere Technologie ersetzt wird. Automation wird in vier Sparten unterschieden, nämlich vollständig mechanisch zu komplett virtuell und von der einfachen bis zur komplexen Automation.
• Robotics — Robotics ist ein Bereich vom Maschinenbau und beinhaltet verschiedene Disziplinen von Design, Bauen, Programmieren und Nutzung eines Roboters.
  Selbstverständlich gibt es verschiedene Überschneidungen zwischen Automation und Robotics. Ausserdem, gibt es viele Bereiche im Robotics die nichts mit physischen Robotern zu tun haben. Zeitgleich haben viele Bereiche von Robotics nichts zu tun mit Automation. Das macht es nicht einfacher, oder?

Lass uns einen genaueren Blick auf die Unterschiede in der Terminologie werfen.

Was ist Automation?

Automation ist in vielen Industrien momentan das Thema Nummer 1. Begriffe wie Business Prozess Management, Robotic Prozess Management, Adaptive Automation und Test Automation hört man überall. Einfach gesagt, gibt es zwei Formen von Automation:

• Software Automation
• Industrielle Automation

Software Automation

Die meisten Informationen über Automation beschäftigen sich mit der Form “Software Automation”. Der Standardfall ist immer dann im Einsatz, wenn eine menschliche Person ein Computerprogramm für seine Arbeit verwendet und das dann ein Computer übernimmt. Ein gutes Beispiel ist, GUI Testing um Computerprogramme zu testen. Ein wichtiger Schritt dabei ist es, die Aktionen eines Menschen bei der Nutzung der Programmoberfläche aufzuzeichnen (z.B. Knöpfe und Funktionen).

Wurden Veränderungen vorgenommen an der Software, spielt man diese Schritte mittels Software automatisiert durch und lässt den Computer die Fehler zu finden.

Andere Typen von Software Automatisierung sind:

• Business Process Automation (BPA) — ist ein Managementkonzept, um Geschäftsprozesse zu steuern, anzupassen und zu optimieren. Es hat zum Ziel alle Prozesse zu definieren und dann in einen automatisierten Prozess zu überführen. Dies geschieht durch die Integration in ein Softwareprogramm. Eine BPM Einführung kann radikale Veränderungen für den Betrieb mit sich ziehen.
• Robotic Process Automation (RPA) — Trotz des Namens hat RPA nichts mit physischen Robotern zu tun. Vielmehr sind damit “Software Roboter” gemeint, die Programmiert werden um genauso zu agieren und Aufgaben auszuführen wie dies ein Mensch tun würde. Das heisst nicht, dass diese Aufgaben am effizientesten ausgeführt werden müssen, aber sie sind einfacher in die gegebenen Business Prozesse zu integrieren.
• Intelligent Process Automation (IPA) — Wird hier nur erwähnt, weil “Künstliche Intelligenz” gerade sehr viel Presse erhält. Es würde sich hier um “Software Roboter” handeln, die nicht nur repetitive und langweilige Aufgaben erledigen können, sondern auch intelligente und komplexe. Diese Disziplin steckt aber wahrlich noch in den Kinderschuhen und wird deshalb nicht berücksichtigt.

Der Unterschied zwischen BPA und RPA ist tatsächlich sehr subtil und schwammig, deshalb werde ich als plastisches Beispiel selbstfahrende Autos verwenden:

• BPM Ansatz: Das gesamte Straßennetz herausreissen und erneuern, damit selbstfahrende Autos sicher und ohne Vorfälle diese befahren können
• RPA Ansatz: Jeder Handgriff und Aktion, die ein Mensch während der Fahrt ausführt, aufzeichnen und einer Maschine beibringen, damit Sie im Strassenverkehr gleich reagiert und agiert.

Industrielle Automation

Wird über “Automation oder Robotics” gesprochen, ist meistens die industrielle Automation gemeint. Die industrielle Automation dreht sich vor allem um das Controlling von physischen Prozessen. Physische Maschinen und Kontrollsysteme, um Tätigkeiten innerhalb einer industriellen Prozesses zu steuern, stehen im Mittelpunkt. Es gibt diverse Maschinentypen innerhalb der industriellen Automation wie z.B. CNC Maschinen. Roboter sind hierbei nur ein Teil des gesamten Bildes.

Demnach ist offensichtlich das Roboter programmierbare Maschinen sind, die eine Serie von autonomen Schritten ausführen können. Robotics meint somit alles wo ein Roboter involviert ist. Das ist auch der Punkt wo viele Robotics und RPA verwechseln. Wie oben erwähnt hat RPA gar nichts mit physischen Roboter zu tun.

Will ich jetzt BPM oder Robotics?

Bevor Du Dich jetzt für eine Automation deiner Unternehmung entscheidest, solltest Du folgende Dinge berücksichtigen:

• Möchtest Du Teile Deiner Unternehmung automatisieren?
  • Geht es um eine virtuellen Prozess solltest Du Software Automation wählen.
  • Handelt es sich dabei um physische Aufgaben und Prozesse, solltest Du industrielle Automatisierung wählen.
• Können die physischen Aufgaben und Prozesse von einem Roboter ausgeführt werden?
  • Wenn ja, dann ist Robotics Deine Lösung.
  • Wenn nicht, dann sollte industrielle Automation eine Option sein.

Einige Vorteile der Automation

Was sind die gegenwärtigen oder potentiellen Vorteile der oben genannten Automationen für Deine Unternehmung?

• Grössere Kontrolle über sich wiederholende Tätigkeiten
• Fehlerquoten reduzieren
• Verbesserte Standardisierung des Prozess Workflows
• Verringerung der Abhängigkeit von mehreren Systemen / Bildschirmen um Tätigkeiten abzuschließen
• Straight Through Prozesse erhöhen und dadurch Zeit, Geld und Kundenzufriedenheit verbessern

Unsere Inforgrafik zu RPA und BPM

Eine kurze Zusammenfassung

BPM und RPA sind keine Geschwister sondern eher Cousins. Oder einfacher ausgedrückt: “RPA ersetzt einen Menschen ohne Code programmieren zu müssen”

Diese Tabelle beschreibt nochmals kurz die Unterschiede und bei Fragen ist Lara jederzeit für dich erreichbar.

	Robotic Prozess Automation	Business Prozess Managment
Definition	RPA ist ein Software Roboter der konfiguriert wird um regelbasierende Prozesse von Menschen zu übernehmen	BPM wird genutzt um End-to-End Prozesse zu automatisieren
Infrastruktur	Technology Agnostisch – braucht keine Veränderungen an der bestehenden IT-Infrastruktur	Abhängig von der bestehender Enterprise Infrastruktur
Integration	Keine komplexe Integration, da RPA die existierende Enterprise Applikationen nutzt	Braucht signifikante Integration mit Enterprise IT Systemen (z.B. CRM oder ERP) und ist daher oft sehr teuer und braucht Zeit bei der Implementierung
Einführung	Schnelle Implementierung (ca. 3 – 15 Wochen) da keine komplexe Integration von Nöten ist	Typischerweise lange Einführungszyklen. Businessprozessverbesserungen, Datenintegritätchecks und andere Schritte sind nötig bevor die Automation Software mit der Enterprise Systemen integriert werden kann
Inter-operabilität	Funktionen von Komponenten können für andere Roboter re-used werden, um Prozesse zu managen, die keinen Einfluss auf Produktivität oder Effizienz haben	Inter-operabilität der Ressourcen und Komponenten ist minimal und nur von Fall-zu-Fall Basis
Kosten	Reduziert Implementierungskosten, da schnell in der Einführung und keine Integration sowie menschlichen Intervention nötig	Einführung sind teuer aufgrund der komplexen Integration, des Change Management & Prozess Re-engineering etc.
Know-how	Business Prozess und Flow Chart Wissen reichen um einen Roboter zu designen und in Real-time anzupassen	Es braucht sehr gut ausgebildete Experten um die Prozessverbesserungen zu eruieren, analysieren und implementieren. Dies sollte auch kontinuierlich getan werden
Skalierbarkeit	Sehr Skalierbar, da dieser in einer virtuellen Umgebung läuft und je nach Bedarf skaliert werden kann	Nicht sonderbar skalierbar im Vergleich zu RPA. Bei neuen Business-Anforderungen braucht es relativ viel Involvierung, um die Prozesse wieder in das Gesamtbild einzubinden
Ortsabhängigkeit	Kann Ortsunabhängig eingesetzt werden – on-shore, off-shore oder near-shore	Aufgrund der Kosten sollten die Einführungsstandorte gut gewählt sein.  Vorzugsweise werden diese offshore Delivery Teams umgesetzt um Kosten zu minimieren
Kontrolle	Alle vom Roboter durchgeführten Schritte und Aktionen können vom Menschen live gesehen werden	Die Schritte und Entscheidungen innerhalb der Automation Software können vom Menschen nicht gesehen werden
Audit & Logging	Audit und Logging der Aktionen stetig, in Echtzeit und jederzeit zugänglich	Audits sind oft nicht beibehalten