Was ich Unternehmen in Bezug auf kontinuierliche Optimierung empfehle – Learnings von Madeleine Ha-Kopal
Seit mehr als 25 Jahren ist Madeleine Ha-Kopal in der Verbesserung von Prozessen und der Beratung von Unternehmen bei Optimierungsprojekten in fast allen Branchen tätig. Madeleine brennt dafür, Prozesse zu erstellen und zu optimieren, die Produktivität des Unternehmens und der Mitarbeitenden zu steigern und dabei Potenziale voll auszuschöpfen. Ihr Leitsatz lautet: “Entweder wir finden einen Weg oder wir machen einen“. Für die prozessraum AG ist Madeleine als Senior Beraterin tätig. Wir haben Madeleine gebeten, ihre wichtigsten Learnings in Bezug auf die kontinuierliche Optimierung innerhalb eines Unternehmens mit uns zu teilen:
Schlechte oder nichtexistierende Prozesse dominieren den Alltag. Man merkt dies direkt und indirekt in Unternehmen, wenn ständig Rückfragen kommen oder Ergebnisse kaum reproduzierbar sind. Das wird zum Beispiel in schwankenden Lieferzeiten oder auch in Qualitätsschwankungen beim Kunden sichtbar. Intern werden die Probleme auch durch häufige Rückfragen zwischen den Schnittstellen offensichtlich.
Aber warum nehmen sich Unternehmen nicht die Zeit, um Verbesserungen zu erzielen? Ich behaupte, die meisten wissen nicht wie. Sie hören von Methoden wie Lean Management, Six Sigma, Kaizen und so weiter. Und wissen nicht, wo wie anfangen sollen und wie sie eine Prozessoptimierung am einfachsten starten können.
Kontinuierliche Optimierung von Prozessen – wo anfangen?
Wenn ich mit Leuten in Unternehmen über kontinuierliche Optimierung von Prozessen diskutiere, stelle ich Folgendes fest:
- Überforderung mit dem Thema Prozessoptimierung – man weiss nicht, wo und wie man anfangen soll
- Grundsätzliche Wissenslücken im Bezug auf die Thematik Prozessoptimierung, kontinuierliche Verbesserung und Qualitätssteigerung
Beides ist in Anbetracht der Komplexität des Inhalts nicht verwunderlich. Es werden sehr viele Fremdworte und Abkürzungen verwendet, da blicken nur Experten durch. Irgendwie optimieren die Unternehmen sicherlich Etwas, aber nicht kontinuierlich und auch nicht mit Methodik.
Mit wenig Aufwand in grossen Schritten Richtung kontinuierliche Optimierung
Die Methodik ist am Anfang sekundär. Wichtig ist, dass eine Kultur im Unternehmen entsteht, die Veränderungen und Transparenz ermöglicht und das Management diese Kultur fördert und zulässt. Es ist nicht das Ziel, die Schuldigen für bestehende Probleme zu finden, sondern sich zusammen auf die Lösung zu konzentrieren. Optimierungsprojekte müssen vom Management eingefordert und kommuniziert werden, und zwar ständig. Ohne dies kann keine Methode helfen und die Optimierungsprojekte werden keine Priorität im Daily Business bekommen. Es bliebe alles beim Alten.
Es muss verstanden werden, dass ohne Initialaufwand keine Veränderungen kommen werden. Der Initialaufwand fordert ein System für Ideen, Schulung der Mitarbeitenden und eine Kommunikation über die Probleme und Verbesserungen.
Der Startpunkt für eine kontinuierliche Verbesserung
Beginnen wir simpel mit einer Plattform in jedem Bereich, wo Verbesserungsideen gesammelt und auch kontinuierlich bearbeitet werden. Falls bereichsübergreifende Ideen kommen, müssen diese zentral im Unternehmen zusammengetragen und natürlich auch abgearbeitet werden. Das ist modernes Ideenmanagement. Die Mitarbeitenden wissen, wo die Probleme sind. Dadurch fördern wir auch das Verantwortungsgefühl unter den Angestellten: Man fühlt sich wertgeschätzt, wenn die eigenen Ideen zur Verbesserung Beachtung finden und allenfalls auch umgesetzt werden können. Und Kleinvieh macht auch Mist. Kleine Verbesserungen werden Schritt für Schritt zu Grösserem.
Der zweite Schritt ist, grössere Probleme mit einer Methode wie zum Beispiel Lean Management oder Six Sigma zu bearbeiten. Den Mitarbeitenden also die nötigen Werkzeuge für Verbesserungen an die Hand zu geben.
Zudem kann das Management sich überlegen, welche grossen Themen (z.Bsp Produkte oder Dienstleistungen) es untersuchen und verbessern möchte in Bezug auf Wertströme und Durchlaufzeiten. Nachhaltig werden diejenigen Prozess-Verbesserungen sein, die über einen Prozesseigner (mittels Kennzahlen) gesteuert werden.
Fazit: Lassen sie Optimierungen zu, nutzen sie dazu Werkzeuge und Methoden – einen Reifen am Auto wechselt man auch nicht mit blossen Händen. Ziehen sie am Anfang Experten bei – diese können individuell beraten und aufzeigen, wie die kontinuierliche Optimierung ideal für ein Unternehmen umgesetzt werden kann. Und schliesslich: Eine kontinuierliche Optimierung muss so zur Routine werden, wie das Zähneputzen am Morgen.
Vielen Dank an Madeleine für den spannenden Einblick in ihre Learnings bezüglich der kontinuierlichen Optimierung von Prozessen in Unternehmen. Es ist sehr aufschlussreich zu erfahren, was für eine schrittweise Verbesserung nötig ist. Und wie sehr die kontinuierliche Verbesserung in Fleisch und Blut übergehen muss.