Prozessoptimierung: Probleme sichtbar machen
Die Prozessoptimierung dient in Organisationen einerseits dazu, die Effizienz und die Effektivität bestehender Geschäftsprozesse zu verbessern. Andererseits hilft die Überarbeitung der Prozesse dabei, den Einsatz der benötigten Ressourcen kontinuierlich zu optimieren.
Jede Unternehmung hat mit Herausforderungen zu kämpfen. Zum Beispiel mit gesunkener Produktivität, mit unklaren Strukturen, mit Verschwendungen und zu langen Durchlaufzeiten oder mit zu wenig Transparenz in Bezug auf die Team- und Prozessperformance. Und schliesslich auch mit der Unzufriedenheit von Kunden.
Eine weitere grosse Hürde für Organisationen in der heutigen Zeit stellt die Digitalisierung und die Automation dar. Häufig ist unklar, welche Prozesse digitalisiert oder automatisiert werden sollen.
Bei einer Prozessoptimierung werden Probleme sichtbar gemacht
Eine Prozessoptimierung mittels Value Stream Mapping (VSM) wird angewendet, wenn man Prozesse visualisieren und optimieren will. Es geht primär darum, die Prozess-Probleme sichtbar zu machen, um diese zu minimieren oder zu eliminieren. Die perfekte Darstellung ist sekundär. Die Visualisierung der Prozesse macht man gemeinsam mit allen am Prozess beteiligten Personen. Das ist wichtig, damit der optimierte Prozess nicht nur auf dem Papier perfekt gestaltet ist, sondern in der Praxis umsetzbar ist und von den Mitarbeitenden getragen wird. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) muss von Anfang an definiert sein, damit die langfristige und stetige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gewährleistet ist.
Optimierung der Prozesse ist ein Gemeinschaftsprojekt
Wenn 10 Personen an einem Prozess arbeiten, dann kann man davon ausgehen, dass alle 10 Personen ihre ganz eigene Art haben, diese Arbeit zu erledigen. Und dass sie ihren eigenen Weg als den einzig richtigen empfinden. Prozessoptimierung ist deshalb ein Gemeinschaftsprojekt. Zusammen mit den Mitarbeitenden des End-to-End Prozesses werden die einzelnen Teilschritte aufgenommen. Dank dem prozessraum Value Stream Mapping Tool (kyro) kann das vor Ort in einem Meeting-Raum oder online durchgeführt werden.
Wenn alle betroffenen Personen Schnittstellen übergreifend zusammenarbeiten und sich gemeinsam austauschen passiert Folgendes: Durch die Einbringung der unterschiedlichen Perspektiven entsteht ein grosses Gesamtbild und das Verständnis untereinander wächst. Sobald das Verständnis da ist verfliegt der Frust und die Energie kann in die Anpassung des Prozesses gesteckt werden. Kommunikation ist somit auch beim Thema Prozessoptimierung von zentraler Bedeutung.