Das Pareto-Prinzip und dessen Einsatz bei der Optimierung von Prozessen

Das Pareto-Prinzip oder auch die 80/20-Regel besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwands erreicht werden können. Entdeckt wurde das Prinzip von einem italienischen Ökonomen (Vilfried Pareto). Dieser stellte im 19. Jahrhundert fest, dass 80 Prozent des Landbesitzes in Italien gerade Mal 20 Prozent der Bevölkerung gehörten. Dass Prinzip lässt sich auf sehr viele Lebensbereiche übertragen: Wir schauen uns in diesem Blog-Artikel das Pareto-Prinzip und dessen Einsatz bei der Prozessoptimierung genauer an.

Es gibt viele Bereiche in einem Unternehmen, in denen das Pareto-Prinzip angewendet werden kann. Gerade wenn man mit der Optimierung von Prozessen startet und nicht weiss, wo genau man am besten anfangen soll, kann das Pareto-Prinzip wichtige Hinweise geben.

Wenn 80 Prozent der Ergebnisse durch 20 Prozent der Anstrengungen erzielt werden können, bedeutet das im Umkehrschluss auch, dass 20 Prozent der Kunden, Produkte, Mitarbeiter oder Prozesse in einem Unternehmen für 80 Prozent des Gewinns oder Erfolgs verantwortlich sind.

Prozessoptimierung unter Einsatz des Pareto-Prinzip

Wie können wir das Pareto-Prinzip nun bei der Optimierung von Prozessen anwenden? Zum einen bei der Identifikation der wichtigsten Prozesse. Mit Hilfe des Pareto-Prinzips kann der Fokus bei der Prozessoptimierung auf diejenigen 20 Prozent der Prozesse gelegt werden, die zum Beispiel 80% des Umsatzes generieren. Wenn nun diese 20 Prozent der Prozesse mit Priorität verbessert werden, sind die dafür aufgewendeten Ressourcen optimal eingesetzt und die Prozessoptimierung sehr effektiv. Das motiviert auch die Mitarbeitenden und spornt sie an, den Wandel weiterzutreiben. Wenn jedoch im Gegenteil zuerst diejenigen 80% der Prozesse optimiert werden, die nur 20% des Umsatzes ausmachen, dann ist die Wirkung sehr viel geringer und wird wenig Einfluss auf die Motivation der Mitarbeitenden haben.

Auch auf Ebene der Abteilungsleitung kann das Pareto-Prinzip angewendet werden. Zum Beispiel bei der Identifikation der wichtigsten Aufgaben. Wenn 20% der Aufgaben 80% des Abteilungserfolges ausmachen, dann sollte der Fokus auf diese Aufgaben gelegt werden. Wenn diese wichtigsten Aufgaben erledigt sind, kann sich die Abteilung um die restlichen Aufgaben kümmern. Oder diese je nach Möglichkeiten auch extern auslagern oder gegebenenfalls auch streichen.

Und auch im Zeitmanagement findet das Prinzip Anwendung: Wir erledigen in 20% unserer Zeit ungefähr 80% unserer Aufgaben. Für die restlichen 20 Prozent der Aufgaben brauchen wir jedoch 80% unserer Zeit. Wenn wir möglichst effizient arbeiten möchten wird schnell klar, auf welchem Teil der Arbeit unser Fokus liegen sollte. Hier lohnt es sich auch, die Aufgaben genauer unter die Lupe zu nehmen. Welche Aufgaben fordern so viel Zeit von uns? Wieso ist das so? Fehlt es uns an Kompetenzen? Was kann ich machen, dass diese Aufgaben nicht mehr so viel Zeit fordern? Es kann auch helfen, festgelegte Bearbeitungszeiten für diese «zeitfressenden» Aufgaben festzulegen, damit man sich darin nicht verliert.

Wo kann das Pareto-Prinzip in einem Unternehmen angewendet werden?

Grundsätzlich kann das Pareto-Prinzip auf jeden Bereich in einem Unternehmen angewendet werden:

• Marketing: Welche 20% der Kanäle bringen 80% der Reichweite?
• Finanzen: Welche 20% der Investitionen erbringen 80% der Rendite?
• Vertrieb: Welche 20% der Kundschaft generieren 80% des Umsatzes?
• Personalwesen: Welche 20% der Mitarbeitenden erarbeiten 80% des Gewinns?

Es geht bei dem Prinzip schlicht darum, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben, Produkte, Kunden etc. zu legen und die Effizienz zu steigern. Natürlich ist es nicht möglich, zeitintensive Aufgaben komplett zu streichen oder ganze Produktlinien abzustossen, nur weil sie nicht in die 80/20-Regel passen. Schlussendlich muss immer 100% geleistet werden, um 100% zu erreichen. Das Pareto-Prinzip lädt aber zum Nachdenken und Priorisieren ein. Sobald man das Prinzip anwendet, ist man im Grunde bereits mitten in der Prozessoptimierung: Weil man priorisiert, Abläufe hinterfragt, Probleme erkennt und festgefahrene Abläufe und Prozesse genauer unter die Lupe nimmt.