Das Pareto-Prinzip einfach erklärt: Prozesse gezielt verbessern statt überall gleichzeitig optimieren

Das Pareto-Prinzip oder auch die 80/20-Regel besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwands erreicht werden können. Entdeckt wurde das Prinzip von einem italienischen Ökonomen (Vilfried Pareto). Dieser stellte im 19. Jahrhundert fest, dass 80% des Landbesitzes in Italien gerade Mal 20% der Bevölkerung gehörten. Das Prinzip lässt sich auf sehr viele Lebensbereiche übertragen: Wir schauen uns in diesem Blog-Artikel das Pareto-Prinzip und dessen Einsatz bei der Prozessoptimierung genauer an.

Es gibt viele Bereiche in einem Unternehmen, in denen das Pareto-Prinzip angewendet werden kann. Gerade wenn man mit der Optimierung von Prozessen startet und nicht weiss, wo genau man am besten anfangen soll, kann das Pareto-Prinzip wichtige Hinweise geben. Wenn 80% der Ergebnisse durch 20% der Anstrengungen erzielt werden können, bedeutet das im Umkehrschluss auch, dass 20% der Kunden, Produkte, Mitarbeiter oder Prozesse in einem Unternehmen für 80% des Gewinns oder Erfolgs verantwortlich sind.

Das Pareto-Prinzip kurz erklärt: Das Pareto-Prinzip beschreibt die Beobachtung, dass häufig rund 80 Prozent der Ergebnisse durch etwa 20 Prozent der Ursachen oder Aktivitäten entstehen. In der Prozessoptimierung hilft die 80/20-Regel dabei, die wichtigsten Verbesserungshebel zu identifizieren und Ressourcen gezielt einzusetzen.

Prozessoptimierung unter Einsatz des Pareto-Prinzip

Wie können wir das Pareto-Prinzip nun bei der Optimierung von Prozessen anwenden? Zum einen bei der Identifikation der wichtigsten Prozesse. Mit Hilfe des Pareto-Prinzips kann der Fokus bei der Prozessoptimierung auf diejenigen 20% der Prozesse gelegt werden, die zum Beispiel 80% des Umsatzes generieren. Wenn nun diese 20% der Prozesse mit Priorität verbessert werden, sind die dafür aufgewendeten Ressourcen optimal eingesetzt und die Prozessoptimierung sehr effektiv. Das motiviert auch die Mitarbeitenden und spornt sie an, den Wandel weiterzutreiben. Wenn jedoch im Gegenteil zuerst diejenigen 80% der Prozesse optimiert werden, die nur 20% des Umsatzes ausmachen, dann ist die Wirkung sehr viel geringer und wird wenig Einfluss auf die Motivation der Mitarbeitenden haben.

Auch auf Ebene der Abteilungsleitung kann das Pareto-Prinzip angewendet werden. Zum Beispiel bei der Identifikation der wichtigsten Aufgaben. Wenn 20% der Aufgaben 80% des Abteilungserfolges ausmachen, dann sollte die Abteilung den Fokus auf diese Aufgaben legen. Wenn diese wichtigsten Aufgaben erledigt sind, kann sich das Team um die restlichen Aufgaben kümmern. Oder diese je nach Möglichkeiten auch extern auslagern oder gegebenenfalls auch streichen.

Und auch im Zeitmanagement findet das Prinzip Anwendung: Wir erledigen in 20% unserer Zeit ungefähr 80% unserer Aufgaben. Für die restlichen 20% der Aufgaben brauchen wir jedoch 80% unserer Zeit. Wenn wir möglichst effizient arbeiten möchten, wird schnell klar, auf welchem Teil der Arbeit unser Fokus liegen sollte. Hier lohnt es sich auch, die Aufgaben genauer unter die Lupe zu nehmen. Welche Aufgaben fordern so viel Zeit von uns? Wieso ist das so? Fehlt es uns an Kompetenzen? Was kann ich machen, dass diese Aufgaben nicht mehr so viel Zeit fordern? Es kann auch helfen, festgelegte Bearbeitungszeiten für diese zeitintensiven Aufgaben festzulegen, damit man sich darin nicht verliert.

Wo kann das Pareto-Prinzip in einem Unternehmen angewendet werden?

Grundsätzlich können wir das Pareto-Prinzip auf jeden Bereich in einem Unternehmen anwenden:

• Marketing: Welche 20% der Kanäle bringen 80% der Reichweite?
• Finanzen: Welche 20% der Investitionen erbringen 80% der Rendite?
• Vertrieb: Welche 20% der Kundschaft generieren 80% des Umsatzes?
• Personalwesen: Welche 20% der Mitarbeitenden erarbeiten 80% des Gewinns?

Es geht bei dem Prinzip schlicht darum, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben, Produkte, Kunden etc. zu legen und die Effizienz zu steigern. Natürlich ist es nicht möglich, zeitintensive Aufgaben komplett zu streichen oder ganze Produktlinien abzustossen, nur weil sie nicht in die 80/20-Regel passen. Schlussendlich muss immer 100% geleistet werden, um 100% zu erreichen. Das Pareto-Prinzip lädt aber zum Nachdenken und Priorisieren ein. Sobald man das Prinzip anwendet, ist man im Grunde bereits mitten in der Prozessoptimierung. Weil man priorisiert, Abläufe hinterfragt, Probleme erkennt und festgefahrene Abläufe und Prozesse genauer unter die Lupe nimmt.

Das Pareto-Prinzip hilft, dort anzusetzen, wo die grösste Wirkung entsteht

In der Prozessoptimierung stehen Unternehmen oft vor der Herausforderung, mehr Verbesserungspotenziale zu identifizieren, als gleichzeitig bearbeitet werden können. Genau hier liefert das Pareto-Prinzip einen wertvollen Denkansatz. Es hilft dabei, die wenigen Ursachen, Prozesse oder Aufgaben zu identifizieren, die den grössten Einfluss auf Leistung, Qualität und Kundenzufriedenheit haben.

Das bedeutet jedoch nicht, dass die übrigen 80 Prozent unwichtig sind. Vielmehr geht es darum, Prioritäten bewusst zu setzen und verfügbare Ressourcen dort einzusetzen, wo sie den grössten Nutzen erzeugen. Wer Verbesserungsmassnahmen gezielt auf die wichtigsten Hebel konzentriert, erzielt schneller sichtbare Ergebnisse und schafft die Grundlage für nachhaltige Veränderungen.

In Kombination mit einer strukturierten Prozessanalyse und kontinuierlicher Verbesserung wird das Pareto-Prinzip zu einem wirksamen Instrument, um Komplexität zu reduzieren und Verbesserungsinitiativen erfolgreicher umzusetzen.

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