Ein Unternehmen auf dem Weg zur OpEx: Proof of Concept als erster Schritt

In diesem Erfahrungsbericht geht es um ein führendes Unternehmen in der Schweizer Energiebranche. Das Ziel des Unternehmens ist es, Operational Excellence zu erreichen, effizienter zu werden und Kosten zu sparen. Um diese Ziele zu erreichen soll ein globales Projekt ins Leben gerufen werden. Bevor es jedoch an die Umsetzung des Projekts geht, will das Unternehmen das geplante Vorgehen testen – und da kommt prozessraum ins Spiel. Wir haben ein Proof of Concept (PoC) durchgeführt.

Das übergeordnete Ziel Operational Excellence haben wir in vier konkrete Unterziele aufgeteilt:

• Konzept der Prozessoptimierung überprüfen
• Prozesse optimieren und Verschwendungen / Nicht-Wertschöpfende Tätigkeiten eliminieren
• Probleme und verbesserungswürdige Bereiche identifizieren – «Quick wins» schaffen
• Produktivität und Effizienz steigern

Das Vorgehen: Konzept überprüfen und Probleme eliminieren

In der Vorbereitung eines Projekts geht es jeweils darum, die Ausgangslage zu verstehen, regelmässige Meetings mit den Stakeholdern zu definieren und den Kick-Off des Projekts vorzubereiten. In diesem Fall haben wir zuerst den zu überprüfenden End-to-End Prozess aufgenommen und ihn in 10 Teilprozesse aufgeteilt. Dies, weil es sich um einen sehr umfangreichen Prozess handelt. Dieser End-to-End Prozess wurde ausserhalb der Schweiz und in Englisch aufgenommen, was auf beiden Seiten der beteilgten Teams nicht die Muttersprache ist.

In einem weiteren Schritt ging es dann um die Analyse des Prozesses. Dazu haben wir die Teilprozesse genau unter die Lupe genommen, Probleme und Verschwendungen aufgedeckt und mit Hilfe von RCPS-Sessions die Ursachen für die Probleme und Verschwendungen herausgefunden. Ausserdem haben wir die bestehenden Rollen und Verantwortlichkeiten analysiert.

Danach ging es darum, die wichtigsten Probleme zu beschreiben, die Ursachen für diese Probleme zu definieren und Massnahmen zur Behebung der Probleme zu erarbeiten. Dazu gehört auch die Planung von Meilensteinen für jede priorisierte Massnahme und die Präsentation der Ergebnisse.

Schliesslich wurden die Massnahmen implementiert – unsere Aufgabe ist es dabei, die Umsetzung zu unterstützen und Hilfestellung zu bieten. Da es bei den Massanahmen um einige grössere Themen handelt, wurden im ersten Schritt nur wenige implementiert. Die restlichen und sehr umfangreichen Massnahmen werden vom Kunden im Nachgang selbstständig und mit internem Budget implementiert.

Ergebnisse Proof of Concept: Auf einem guten Weg in Richtung Operational Excellence

Die Ziele Proof of Concept und Prozessoptimierung wurden erreicht: Wir haben in den 10 Teilprozessen insgesamt 20 Probleme gefunden. Auf den ersten Blick sind das gar nicht so viele Probleme für einen Prozess: Da dieser aber von der IT unterstützt wird (es handelt sich also um einen digitalen Prozess) haben diese Probleme grossen Einfluss auf die Abläufe. Ausserdem haben wir festgestellt, dass einige der Teilprozesse aktuell von einer Person alleine bearbeitet werden. Dies stellt ein grosses Risiko im Falle eines Ausfalls dar. Vor allem, wenn es sich dabei um kritische Prozesse handelt. Ebenfalls haben wir viel «Copy-Paste» und unnötige Schritte (Verschwendungen) entdeckt, die wir eliminieren konnten. Und schliesslich haben wir auch fehlerhafte Excel-Sheets gefunden. In diesen Excel-Sheets werden Preise kalkuliert (Trading) – Fehler bedeuten also einen hohen Geld-Verlust.

Auch haben wir festgestellt, dass die sprachlichen Barrieren eine grosse Herausforderung darstellen – sowohl für die Aufnahme bzw. Analyse der Prozesse, wie auch bei der Formulierung der Probleme.

In diesem Projekt waren zu wenig Schnittstellen involviert, was eine grosse Herausforderung darstellt. Die Mitarbeitenden konnten sich nicht gegenseitig herausfordern. Vor allem für die weitere Umsetzung konnte man daraus aber ein Learning ziehen: Für den Erfolg eines solchen Projekts ist es enorm wichtig, dass die relevanten Mitarbeitenden schnittstellenübergreifend miteinbezogen werden.

Trotz einigen Herausforderungen war das Projekt erfolgreich.  Wir konnten sowohl das Konzept der Prozessoptimierung überprüfen als auch die Teilprozesse optimieren und diverse Probleme und Verschwendungen eliminieren. Auch die Produktivität und die Effizienz konnten wir bereits steigern – der Weg zu Operational Excellence hat jedoch erst begonnen.