Meeting Kaskade www.prozessraum.ch

Lara über Meetingkaskade

Probleme identifizieren

Die Meeting Kaskade ist ein Mittel, das man einsetzt um die überflüssigen Meetings zu erkennen und diese zu eliminieren oder in andere zu integriere. Es ist dabei wichtig, dass die top-down und bottom-up Kommunikation funktioniert und das Probleme rechtzeitig auf den unterschiedlichen Stufen adressiert werden können

Dies ist ein sehr gutes Werkzeug um am Ende des Jahres eine Analyse durchzuführen und die Meetings für das neue Jahr angepasst zu erstellen. Oder auch wenn man neu in ein Team kommt, macht es durchaus Sinn mal zu verstehen, was für Meetings es im Bereich hat und an welchen man selber oder die Mitarbeiter teilnehmen müssen.

Am Ende geht es immer darum, Ineffizienzen zu eliminieren und die Zeit für das Tagesgeschäft aufzuwenden.

Dieser Artikel geht weiterhin auf  Operational Excellence, DADIC, die 5 Linsen und andere Ansätze ein im Bezug auf Prozessoptimierung.

Hast du die Learn Series über Operational Excellence schon gemacht? Dort findest du das ganze Vorgehen, Methode und Tools, welche du zur ganzheitlichen Optimierung deiner Prozesse benötigst.

GRATIS – Am Ende des Artikels gibt es den OnePager zum Downloaden – GRATIS

Meeting Kaskade

Meeting Kaskade www.prozessraum.ch

Grundidee

  • Nur noch an Meetings teilnehmen und durchführen, welche einen Mehrwert bringen
  • Meetings sind die grössten Zeitfresser, die es gibt – diese sollte man effizient sein und erwartete Ergebnisse haben
  • Oftmals wiederholen sich die Themen in den Meetings, Teilnehmer bekommen Informationen mehrmals
  • Meetings müssen einen Mehrwert bieten und aufeinander abgestimmt sein
  • Top-down und bottom-up Kommunikation muss optimal fliessen, ohne Verschwendung von Zeit und Ressourcen

Ziel

Erkennen von Doppelspurigkeiten, nicht wertschöpfende Meetings eliminieren und sicherstellen, dass der Informationsfluss und Austausch nur so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie nötig.

Anwendungsbeispiel

  • Als Initialanalyse für das Erstellen einer IST-Situation in einem Bereich und das Ableiten von Massnahmen
  • Eine Analyse am Besten auf Ende Jahr durchführen, damit man im neuen Jahr mit der neuen angepassten Struktur starten kann

Ablauf

  • Aufnahme aller Meetings in deinem Bereich und bei denen du eingeladen bist
  • Visuelle Darstellung der IST Situation
  • Visualisierung der Dauer und des Inhaltes der Meetings inkl. der erwarteten Ergebnisse und Visualisierungs-Medien z.B. ppt., Protokoll etc.
  • Aufnahme der Teilnehmer der verschiedenen Meetings
  • Analyse der Informationen und Finden der Doppelspurigkeiten
  • Doppelspurigkeiten eliminieren und Informationsfluss garantieren
  • Erarbeitung einer SOLL-Meeting Kaskade, Inhalte der verschiedenen Meetings und Teilnehmer definieren, wie auch die Dauer und die erwarteten Ergebnisse pro Meeting

Hilfsmittel

  • Template: IST-Meeting Kaskade inkl. Inhalte, Teilnehmer Frequenz, SOLL Meetingkaskade

Schwierigkeitsgrad für Anwendung

Easy Medium Advanced Expert

Easy = Ohne Vorkenntnisse
Medium = Wenig Vorkenntnisse
Advanced = Fortgeschrittene Kenntnisse
Expert = Expertenwissen

Kategorien

Eigenverantwortung Kommunikation         X Qualität
Rollenverständnis       Effizienz                 X Risiko
Zusammenarbeit        X Effektivität  
pdf tool download www.prozessraum.ch

Weitere Interessante Artikel

Gewinner Workshop – Versicherung

Prozessautomation war das Thema des sehr erfolgreichen «Lunch & Learn» mit Alegri, FireStart & prozessraum aus dem Frühjahr.

Gewinner Workshop – Versicherung

Prozessautomation war das Thema des sehr erfolgreichen «Lunch & Learn» mit Alegri, FireStart & prozessraum aus dem Frühjahr.

Gewinner Workshop – Finanzinstitut

Prozessautomation war das Thema des sehr erfolgreichen «Lunch & Learn» mit Alegri, FireStart & prozessraum aus dem Frühjahr.

DIY - Templates, Videos & Anweisungen

Kostenlose 3-Tages Lernserie über OpEx - Was es beinhaltet, Vorgehen, Methode und Tools