Meeting Kaskade: Weniger Meetings dank Lean Management

Wieso ist eine Meeting Kaskade hilfreich? Viele Meetings sind nicht effizient und die Ergebnisse aus den Meetings rechtfertigen die dafür aufgewendete Zeit meistens nicht. Häufig enden Meetings ohne konkrete Massnahmen, ausserdem sind die Teilnehmenden oft nicht ausreichend vorbereitet es schleichen sich im Arbeitsalltag Routinen-Meetings ein, welche es eigentlich gar nicht braucht. Wer ständig in Meetings sitzt, hat weniger Zeit für die eigentliche Arbeit – es werden also laufend Ressourcen verschwendet. Wenn ein Meeting mehr (Arbeits-) Zeit kostet als Nutzen bringt, dann sollte es nicht stattfinden.

Die Meeting Kaskade ist ein Mittel, um überflüssige Meetings zu erkennen und diese zu eliminieren. Oder diese gegebenenfalls in andere zu integrieren. Sie ist Teil der Lean Management Kultur und hilft dabei, die Verschwendung von Ressourcen zu minimieren. Was mehr Zeit für das Tagesgeschäft und die Kundschaft generiert. Ausserdem werden dank der Meeting-Kaskade Doppelspurigkeiten verhindert.

Die Idee dahinter ist, dass man nur noch an Meetings teilnimmt, die einen Mehrwert bringen. Es ist also ein klares Ziel mit einer strukturierten Agenda notwendig. Ausserdem sollte die Zusammensetzung der Teilnehmenden und die Dauer des Meetings dem Inhalt entsprechend angepasst werden.

Es ist dabei wichtig, dass sowohl die top-down als auch die bottom-up Kommunikation funktioniert. Die Informationen müssen beidseitig fliessen, so dass Probleme grundsätzlich rechtzeitig auf den unterschiedlichen Stufen adressiert werden können.

Ablauf einer Meeting-Kaskade im Sinne des Lean Managements

  • Alle Meetings in deinem Bereich und zu denen du eingeladen bist notieren
  • Visuelle Darstellung der IST Situation
  • Visualisierung der Dauer und des Inhaltes der Meetings inkl. der erwarteten Ergebnisse und Visualisierungs-Medien z.B. Power-Point-Präsentation, Protokoll etc.
  • Teilnehmende der verschiedenen Meetings notieren
  • Analyse der Informationen und Aufspüren von Doppelspurigkeiten
  • Doppelspurigkeiten eliminieren und effizienten Informationsfluss garantieren
  • Erarbeitung einer SOLL-Meeting Kaskade: Inhalte der verschiedenen Meetings und Teilnehmenden definieren, wie auch die Dauer und die erwarteten Ergebnisse pro Meeting

Brauchst du Hilfe bei der Analyse der Meetings und der Visualisierung? Melde dich bei uns, wenn du deine Meeting-Struktur verschlanken und kostbare Ressourcen einsparen möchtest. Wir helfen dir gerne auf deinem Weg zum „Lean Office“: Wir konnten mit unserem Vorgehen bei einem Team aus 10 Personen bereits 35 Meeting-Stunden pro Woche einsparen. Die Meeting-Kaskade ist Teil unserer OpEx Tool Box, mit deren Hilfe wir unter anderem die Team- und Prozessperformance deiner Unternehmung steigern.



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