Die Kommunikation im Team verbessern – unsere Tipps

Eine gute Kommunikation im Team ist unglaublich wertvoll. Eine funktionierende Kommunikation steigert die Effizienz und somit die Produktivität. Ausserdem hilft sie dabei, die Qualität in einem Unternehmen hochzuhalten. Und sie bildet sowohl die Basis für eine angenehme Zusammenarbeit, als auch eine positive Arbeitsatmosphäre. Eine gute Kommunikation im Team und schliesslich im gesamten Unternehmen ist also von grosser Bedeutung.

In diesem Blog-Post verraten wir dir unsere Tipps, wie man die Kommunikation im Team verbessert. Grundsätzlich gelten diese Tipps für die Kommunikation im gesamten Unternehmen und auch für die Kommunikation gegen Aussen – wir haben uns in der Formulierung aber auf die Team-Ebene beschränkt.

Tipp 1: Regeln festlegen

Dem gesamten Team muss klar sein, welche Anforderungen an die Kommunikation gelten und welche Erwartungen im Zusammenhang mit der Kommunikation bestehen. Diese Regeln solltet ihr im Team schriftlich festhalten. Sie können sehr detailliert formuliert sein, im Sinne von «Wie schnell muss ich auf ein E-Mail antworten». Oder aber ihr haltet diese eher allgemein, wie zum Beispiel «Wir hören zu und sind offen für andere Meinungen». Die Regeln müssen natürlich zur Unternehmensstrategie passen.

Ausserdem könnt ihr auch Zeiten festlegen, zu denen ihr im Team keine Mails beantwortet und keine (Telefon-) Gespräche führt. Es gibt auch die Möglichkeit, Orte zu definieren, an denen die Mitarbeitenden ungestört arbeiten können.

Hier gilt es zu beachten, dass nicht alle Menschen gleich (gerne) kommunizieren. Es gibt in einem Team immer eine Mischung aus introvertierten und extrovertierten Personen – das muss berücksichtigt werden. Es ist wichtig, dass die Regeln für alle Mitarbeitenden umsetzbar sind.

Tipp 2: Offene Kommunikation fördern

Eine offene Fehlerkultur leben, den respektvollen Umgang miteinander fördern und konstruktives Feedback einfordern – das alles hilft dabei, einen offenen Umgang miteinander zu pflegen. Hier ist es besonders wichtig, dass Führungspersonen das gewünschte Verhalten vorleben. Übrigens haben auch Signale eine grosse Wirkung: Eine offene Tür im Chef:innen-Büro oder eine aktiv geförderte Feedback-Runde nach einem Meeting unterstreichen die offene Kommunikations-Kultur.

Tipp 3: Klar und präzise kommunizieren

Um Missverständnisse zu vermeiden, ist eine klare und präzise Kommunikation von grosser Bedeutung. Informationen und Anweisungen sollten strukturiert und möglichst kurz sein. Ausserdem ist es wichtig, alle betroffenen Personen zu informieren, Informationen rasch weiterzugeben und keine wichtigen Informationen zurückzuhalten. Hier hilft es, sich immer in die Rolle des Empfängers oder der Empfängerin hineinzuversetzen und die Kommunikation entsprechend anzupassen.

Tipp 4: Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen regeln

Für eine gute Kommunikation im Team ist es zentral, dass die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen geregelt sind. So weiss jede Person, was sie für Aufgaben zu erledigen hat und an wen sie sich wenden kann, falls Fragen offen sind oder Probleme auftauchen. Gerade dieser Tipp steigert die Effizienz in einem Team enorm. Mehr zum AKV-Prinzip in diesem Blog-Post.

Tipp 5: Geeignete Kommunikationstools nutzen

Jedes Team ist unterschiedlich und braucht je nachdem andere Kommunikationsmittel. Das hängt vom Standort, der Grösse und der Zusammensatzung des Teams ab – aber auch von den Aufgaben und der Branche.

Neben E-Mails und Telefon gibt es heutzutage auch WhatsApp-Gruppen, Instant Messaging, Intranets, Projektmanagement-Tools, Videotelefonie etc.

Hier gilt es zu prüfen, welche Kommunikationsmittel wirklich förderlich sind. Da jedes Kommunikationsmittel wieder eigene Regeln braucht, empfehlen wir nur diejenigen Kommunikationskanäle einzuführen, die wirklich einen Mehrwert bieten und die Arbeit erleichtern.

Tipp 6: Mit kurzen, täglichen Meetings den Austausch fördern

Wie wir schon mehrmals deutlich gemacht haben, können wir Whiteboard Meetings sehr empfehlen. Ein täglicher Austausch im Team fördert und verbesert die offene Kommunikation sofort. Fehler können rasch und effizient behoben werden, offene Punkte gehen nicht vergessen und es gibt täglich die Möglichkeit um Hilfe zu Bitten oder ein Feedback zu geben. Die Kommunikationswege verkürzen sich dadurch enorm und das Team wird agiler, kann flexibler auf Fehler reagieren und Probleme werden nachhaltig behoben, anstatt sie unter den Teppich zu kehren.