Prozessanalyse und Ursachenfindung legen die Basis für eine Prozessoptimierung

Viele Unternehmen investieren Zeit und Ressourcen in die Lösung von Problemen. Trotzdem treten dieselben Fehler immer wieder auf. Der Grund dafür ist oft einfach: Es werden Symptome behandelt, ohne die eigentliche Ursache zu kennen.

Genau deshalb gehören Prozessanalyse und Ursachenfindung untrennbar zusammen. Erst wenn klar ist, wo Probleme entstehen und warum sie auftreten, können nachhaltige Verbesserungen umgesetzt werden. Die Prozessanalyse macht Schwachstellen, Verschwendungen und Fehler sichtbar. Die Ursachenfindung liefert die Antworten auf die Frage, weshalb diese Probleme überhaupt entstehen.

Gemeinsam bilden sie die Grundlage jeder erfolgreichen Prozessoptimierung und jedes kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Unternehmen gewinnen dadurch Transparenz über ihre Abläufe, können Probleme nachhaltig lösen und ihre Prozesse gezielt weiterentwickeln.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir die Bedeutung von Prozessanalyse und Ursachenfindung, erläutern ihren Zusammenhang und erklären Schritt für Schritt, wie eine systematische Analyse inklusive Ursachenfindung durchgeführt werden kann.

Der Zusammenhang zwischen der Prozessanalyse und der Ursachenfindung

Die Prozessanalyse beinhaltet die Untersuchung eines bestehenden Prozesses, um Schwachstellen, Probleme und ineffiziente Schritte zu identifizieren. Sobald Schwachstellen erkannt werden, gilt es die Ursachen für die Probleme zu identifizieren. Wir müssen also herausfinden, warum ein Problem auftritt oder was genau die Schwachstelle oder den Fehler verursacht. Die beiden Konzepte ergänzen sich also: Die Prozessanalyse zeigt, wo Probleme auftreten, und die Ursachenfindung liefert die Antworten, warum sie auftreten.

Prozessanalyse und Ursachenfindung Schritt für Schritt

Grundsätzlich ist es natürlich möglich, einfach ein einziges Problem genau unter die Lupe zu nehmen und dann die Ursache für das Problem herauszufinden, um diese dann zu eliminieren. Meistens ist es jedoch so, dass ein Problem nicht allein für sich steht, sondern sich aus einer Verkettung von Fehlern heraus entwickelt. Wir haben für dich notiert, wie du vorgehen kannst, wenn du auf ein Problem aufmerksam wirst:

Prozess visualisieren

Wir empfehlen, nicht nur das Problem an sich, sondern den gesamten Prozess (in dem der Fehler passiert) zu betrachten. Probleme kommen selten allein, eine Übersicht über den Prozess kann sehr aufschlussreich sein. Ein Value Stream Mapping eignet sich sehr gut, um einen Prozess zu visualisieren (wir machen das mit der kyro Software).

Prozess analysieren und allenfalls weitere Probleme festhalten

Sobald der Prozess in seinen Teilschritten visualisiert ist, kommen oft mehrere Probleme zum Vorschein. Meistens kommen hier auch Probleme ans Tageslicht, die ohne die genaue Analyse gar nicht sichtbar geworden wären. Bei der Prozessanalyse sollten alle am Prozess beteiligten Mitarbeitenden eingebunden werden, sodass ein umfassender Überblick über den Prozess und die vorhandenen Probleme entsteht.

Problem beschreiben und priorisieren

Ein Problem wird sichtbar, zum Beispiel Qualitätsverlust, Produktionsverzögerungen, Wartezeiten, Kundenreklamationen etc. – dieses Problem muss nun klar beschrieben und definiert werden. Welcher Prozess ist betroffen und welche Personen sind involviert? Wie viel Zeit oder Material wird verschwendet? Die Beschreibung der Probleme muss auf Zahlen, Daten und Fakten basieren.

Nicht jedes identifizierte Problem hat die gleiche Auswirkung auf Qualität, Kosten oder Durchlaufzeit. Deshalb sollten Probleme anhand von Daten priorisiert werden, bevor Ressourcen in die Ursachenanalyse investiert werden.

Ursachen systematisch identifizieren

Sobald die Probleme beschrieben sind, geht es an die Ursachenfindung mittels Root Cause Problem Solving. Durch gezieltes Hinterfragen, die Betrachtung unterschiedlicher Perspektiven und die systematische Analyse der Zusammenhänge lassen sich die eigentlichen Ursachen eines Problems identifizieren. Für die Findung der Ursachen eignen sich Tools wie die 5Why-Methode oder das Fishbone-Diagramm. Melde dich bei unserem Newsletter an, dann bekommst du ein Template vom Fishbone-Diagramm.

Die Ursachenanalyse ist kein Selbstzweck. Ihr Ziel besteht darin, die Grundlage für wirksame Verbesserungsmassnahmen zu schaffen. Erst wenn die tatsächlichen Ursachen bekannt sind, können Probleme nachhaltig gelöst werden.

Massnahmen zur nachhaltigen Problemlösung entwickeln

Nun können für die Behebung der Ursachen die passenden Massnahmen erarbeitet werden. Welche Massnahmen beseitigen die Ursache nachhaltig? Welche Lösungen sind umsetzbar? Hier hilft es, die Lösungsideen zu priorisieren.

Massnahmen priorisieren und umsetzen

Nicht alle Massnahmen können gleichzeitig umgesetzt werden. Deshalb sollten die erarbeiteten Lösungen anhand ihres erwarteten Nutzens, des erforderlichen Aufwands und der Umsetzbarkeit bewertet werden. Auf dieser Basis lassen sich Prioritäten festlegen und die verfügbaren Ressourcen gezielt einsetzen.

Für die priorisierten Massnahmen sollten anschliessend Verantwortlichkeiten, Termine und konkrete Ziele definiert werden. Erst dann beginnt die eigentliche Umsetzung. Besonders wichtig ist es, die betroffenen Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen und Veränderungen transparent zu kommunizieren. So steigt die Akzeptanz und die Wahrscheinlichkeit, dass neue Arbeitsweisen nachhaltig im Alltag verankert werden.

Überprüfung der Massnahmen und allenfalls Anpassungen vornehmen

Dieser Schritt ist besonders wichtig, gerade im Hinblick auf den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Die umgesetzten Massnahmen müssen zwingend überprüft werden. Wirken die Massnahmen wie gewünscht? Wenn nicht, müssen die Massnahmen entsprechend angepasst (und andere Massnahmen implementiert) werden. Wenn sie wie gewünscht wirken, empfehlen wir, den Prozess in einem Best Practice Dokument (BDP) festzuhalten (ebenfalls ein Template im Newsletter vorhanden).

Prozessanalyse und Ursachenfindung gehören untrennbar zusammen

Wer lediglich Symptome beseitigt, wird die gleichen Probleme früher oder später erneut erleben. Erst die systematische Analyse von Abläufen und die Identifikation der tatsächlichen Ursachen schaffen die Grundlage für nachhaltige Verbesserungen.

Genau deshalb beginnt erfolgreiche Prozessoptimierung nicht mit Lösungen, sondern mit den richtigen Fragen. Unternehmen, die ihre Prozesse verstehen, Probleme datenbasiert analysieren und Ursachen konsequent beseitigen, schaffen die Basis für höhere Qualität, effizientere Abläufe und kontinuierliche Verbesserung.

Möchtest du Transparenz über deine Prozesse gewinnen und die Ursachen bestehender Probleme nachhaltig lösen? Dann unterstützen wir dich gerne dabei.