Prozessanalyse und Ursachenfindung legen die Basis für eine Prozessoptimierung

Die Prozessanalyse und die Ursachenfindung sind entscheidende Schritte in der Verbesserung von Abläufen, Produkten und Prozessen in Unternehmen. Die beiden Konzepte sind eng miteinander verknüpft und bilden die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung. Es ist von zentraler Bedeutung, bei einer Prozessanalyse nicht nur die Fehler zu finden und zu beheben, sondern die Ursache für ein Problem herauszufinden. Nur so kann ein Problem langfristig aus der Welt geschafft werden. Wenn keine Ursache ermittelt wird, behandelt man nur Symptome – und diese werden immer wieder auftreten.

In diesem Blog-Artikel zeigen wir die Bedeutung der Prozessanalyse und Ursachenfindung auf, erklären den Zusammenhang und erläutern den Ablauf einer Prozessanalyse inklusive der Ursachenfindung.

Der Zusammenhang zwischen der Prozessanalyse und der Ursachenfindung

Die Prozessanalyse beinhaltet die Untersuchung eines bestehenden Prozesses, um Schwachstellen, Probleme und ineffiziente Schritte zu identifizieren. Sobald diese Schwachstellen erkannt sind, muss zwingend die Ursache für ein Problem, ein Fehler oder eine Schwachstelle gefunden werden. Wir müssen also herausfinden, warum ein Problem auftritt oder was genau die Schwachstelle oder den Fehler verursacht. Die beiden Konzepte ergänzen sich also: Die Prozessanalyse zeigt, wo Probleme auftreten, und die Ursachenfindung liefert die Antworten, warum sie auftreten.

Ablauf einer Prozessanalyse inklusive Identifizierung der Ursache

Grundsätzlich ist es natürlich möglich, einfach ein einziges Problem genau unter die Lupe zu nehmen und dann die Ursache für das Problem herauszufinden, um diese dann zu eliminieren. Meistens ist es jedoch so, dass ein Problem nicht allein für sich steht, sondern sich aus einer Verkettung von Fehlern heraus entwickelt. Wir haben für dich notiert, wie du vorgehen kannst, wenn du auf ein Problem aufmerksam wirst:

Prozess visualisieren

Wir empfehlen, nicht nur das Problem an sich, sondern den gesamten Prozess (in dem der Fehler passiert) zu betrachten. Probleme kommen selten allein, eine Übersicht über den Prozess kann sehr aufschlussreich sein. Ein Value Stream Mapping eignet sich sehr gut, um ein Prozess zu visualisieren (wir machen das am liebsten mit dem Value Stream Mapping in kyro).

Prozess analysieren und allenfalls weitere Probleme festhalten

Sobald der Prozess in seinen Teilschritten visualisiert ist, kommen oft mehrere Probleme zum Vorschein. Meistens kommen hier auch Probleme ans Tageslicht, die ohne die genaue Analyse gar nicht sichtbar geworden wären. Bei der Prozessanalyse sollten alle am Prozess beteiligten Mitarbeitenden eingebunden werden, so dass ein guter Überblick über den Prozess und dessen Probleme entsteht.

Problem beschreiben

Ein Problem wird sichtbar, zum Beispiel Qualitätsverlust, Produktionsverzögerungen, Wartezeiten, Kundenreklamationen etc. – dieses Problem muss nun klar beschrieben und definiert werden. Welcher Prozess betrifft das Problem, welche Personen sind involviert? Wie viel Zeit/Material wird verschwendet? Die Beschreibung der Probleme muss auf Zahlen, Daten und Fakten basieren.

Ursachen finden

Sobald die Probleme beschrieben sind, geht es an die Ursachenfindung mittels Root Cause Problem Solving. Dank nachfragen, einer Betrachtung des Problems von allen Seiten und dem Graben bis an die Wurzel, werden die Ursachen für ein Problem klar. Für die Findung der Ursachen eignen sich Tools wie die 5Why-Methode oder das Fishbone-Diagramm. Melde dich bei unserem Newsletter an, dann bekommst du ein Template vom Fishbone-Diagramm.

Lösungen entwickeln und Massnahmen erarbeiten

Nun können für die Behebung der Ursachen die passenden Massnahmen erarbeitet werden. Wie kann das Problem am besten aus der Welt geschafft werden? Welche Lösungen sind umsetzbar? Hier hilft es, die Lösungsideen zu priorisieren.

Massnahmen umsetzen

In diesem Schritt werden die erarbeiteten und priorisierten Massnahmen nun umgesetzt und die Lösungen in den Prozess implementiert.

Überprüfung der Massnahmen und allenfalls Anpassungen vornehmen

Dieser Schritt ist besonders wichtig, gerade im Hinblick auf den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Die umgesetzten Massnahmen müssen zwingend überprüft werden. Wirken die Massnahmen wie gewünscht? Wenn nicht, müssen die Massnahmen entsprechend angepasst (und andere Massnahmen implementiert) werden. Wenn sie wie gewünscht wirken, empfehlen wir, den Prozess in einem Best Practice Dokument (BDP) festzuhalten (ebenfalls ein Template im Newsletter vorhanden).

Prozessanalyse und Ursachenfindung sind miteinander verknüpft

Die Prozessanalyse und die Ursachenfindung sind also entscheidende Schritte in der kontinuierlichen Verbesserung von Abläufen und Produkten. Durch sorgfältige Analyse von Prozessen, die klare Identifikation von Problemen und die gezielte Suche nach Ursachen können Unternehmen ihre Effizienz steigern und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Diese beiden Konzepte sind im Grunde untrennbar miteinander verbunden: Erst bei einer Prozessanalyse werden alle Probleme in einem Prozess sichtbar. Und nur so können wiederum alle Ursachen gefunden werden, die zu Problemen im Prozess führen. Sowohl die Prozessanalyse wie auch die Ursachenfindung bilden also die Grundlage für eine erfolgreiche Prozessoptimierung.

Wir helfen dir gerne dabei, die Prozesse in deinem Unternehmen zu analysieren und die Ursachen für die bestehenden Probleme herauszufinden.