Brown-Paper-Workshop: Einfache Visualisierung von Prozessen

Der Brown-Paper-Workshop wird im Prozessmanagement für die Optimierung bestehender Prozesse eingesetzt. Um die Prozesse zu visualisieren wird braunes Packpapier an der Wand befestigt, die Abbildung der einzelnen Prozess-Schritte erfolgt dann mit bunten Post-it’s und Textmarkern.

Bei dieser Methode geht es darum, während eines Workshops den IST-Zustand eines Prozesses Schritt für Schritt festzuhalten und für alle am Prozess beteiligte Personen bildlich darzustellen.

Der Brown-Paper-Workshop ist eine einfache Methode, um vor allem die Probleme eines Prozesses zu visualisieren und danach gemeinsam an der Lösung zu arbeiten. Dies Art Workshop können Mitarbeitende auf jeder Stufe durchführen, mit wenig Wissen und Know-How im Bereich Prozessmanagement. Eine klare Anleitung, ein vorbereitendes Coaching und anschliessendes Feedback von einer erfahrenen Person ist jedoch von grossem Vorteil und sehr zu empfehlen. Es geht dabei nicht um die exakte Darstellung eines Prozesses  – sondern darum die kontinuierliche Verbesserung (KVP) zu leben. Es handelt sich dabei im Grunde um eine vereinfachte Wertstromanalyse (Value Stream Mapping).

Das Ziel des Brown-Paper-Workshop ist es, dass alle beteiligten Personen zusammen den Prozess auf dem Brown Paper erarbeiten. In der gemeinsamen Diskussion werden dann die Prozessproblem benannt – um diese dann schliesslich mit dem End-to-End Gedanken zu lösen. Die Mitarbeitenden sollen sich einig sein, dass der Prozess im Unternehmen aktuell genauso abläuft. Und zum Schluss soll klar ersichtlich sein, wo die Probleme des Prozesses liegen und was deren Ursachen sind.

Die Vorbereitungen für den Brown-Paper-Workshop

• Festlegung der zu analysierenden Prozesse: Priorisierung erstellen z.B. anhand der Anzahl im Prozess beteiligten Mitarbeitenden oder Prozess mit der höchsten Fehlerrate / mit den meisten Kundenreklamationen etc.
• Auswahl der Workshop-Teilnehmenden ist sehr wichtig: Wer muss an dem Workshop dabei sein? Schnittstellen wo nötig abdecken, Mitarbeitende die schon lange dabei sind, Personen die gerade erst im Unternehmen angefangen haben, Experten mit einbeziehen. Hier sollte eine optimale Durchmischung angestrebt werden.
• Workshop-Material organisieren: Brown-Paper (Packpapier), Post it’s, Textmarker
• Genügend grossen Meetingraum reservieren
• Flip Charts für weiterführende Notizen wie zum Beispiel Massnahmen
• Genügend Zeit für den Workshop einplanen (inkl. Pausen) – in der Regel sind es beim ersten Workshop mindestens 3 Stunden

Erfassung des Prozesses

Ganz links auf das Brown Paper kommt der Start des Prozesses, wer der Inputgeber des Prozesses ist (zum Beispiel „Kunde xy“) und womit er den Prozess startet (zum Beispiel mittels E-Mail oder Telefon) und gesamtes Volumen des Prozesses (wie viele Male wird dieser Prozess ausgeführt, wie viele Bestellungen werden pro Tag ausgeführt etc.). Dieser Startpunkt wird auf einem Post-it notiert. Es ist sehr wichtig zu verstehen, womit der Prozess angestossen wird. Wenn man 10 verschiedene Kanäle anbietet bedeutet dies, dass man keinen standardisierten Prozess hat und somit mit Sicherheit Ressourcen verschwendet.

Danach werden die einzelnen Aktivitäten des Prozesses erarbeitet und ebenfalls Schritt für Schritt auf Post-it’s notiert und analysiert. Es geht hier darum, den Ist-Zustand zu erarbeiten. Dieser muss unbedingt faktenbasiert und frei von Emotionen und Gefühlen sein. Es geht nicht um die Einschätzungen von einzelnen Personen, sondern um Tatsachen. Auf dem Packpapier werden die Post-it‘s dann in logischer und zeitlich abgestimmter Reihenfolge platziert und mit Pfeilen verbunden, so dass ein klarer Ablauf entsteht. Auch das Ende des Prozesses, also mit welchem Schritt der Prozess abgeschlossen wird, muss notiert werden. Der Prozess ist dann visuell und für alle Teilnehmenden ersichtlich dargestellt und kann nachvollzogen werden.

Von der Visualisierung zur Problem-Lösung mittels RCPS (Root Cause Problem Solving)

Es ist wichtig, dass sich alle Teilnehmenden beteiligen und ein „Flow“ entsteht. Dabei wird auch festgehalten, wie viele Mitarbeitenden am Prozess beteiligt sind, was innerhalb des Prozesses alles gemacht wird, wie oft es gemacht wird, wie lange man dafür benötigt, auf wen es sonst noch ankommt (Kunden, Lieferanten) und was der Output des Prozesses ist.

Während der Aufnahme des Prozesses sollen die Schwachstellen, Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten erarbeitet werden. Diese sollen dann mit einem Blitz markiert, jedoch zu diesem Zeitpunkt noch nicht diskutiert werden. Diese Probleme bedeuten immer Verschwendung (MUDA, Waste), welche es in einem weiteren Schritt zu eliminieren oder zu minimieren gilt.

Auch Details, welche zeitlich oder hinsichtlich anderer Ressourcen nicht so schwer ins Gewicht fallen, sollten nicht lange diskutiert werden. Es ist deshalb von Vorteil, wenn eine neutrale Person den Workshop moderiert. Am besten ist das jemand, welche den Prozess nicht kennt und somit objektiv und frei von Bewertungen ist.

Sobald der Prozess vollständig auf dem Brown-Paper erfasst ist, können die Problem-Blitze in Angriff genommen werden. Auf einem Flipchart werden die Titel der Probleme aufgenommen – am besten werden diese dann an einem weiterführenden Workshop besprochen. Zu empfehlen ist hier ein „Root Cause Problem Solving“ Workshop (RCPS). Bei dieser Methode werden die Probleme zuerst beschrieben und danach die Ursachen eines Problems erarbeitet (ein Blog-Post zu dem Thema folgt in Kürze).

Die Nachbereitung des Brown-Paper-Workshop

• Vom Workshop Ergebnis Fotos machen, damit danach das Abschreiben der relevanten Informationen einfacher ist
• Der visualisierte Prozess in ein Excel aufnehmen und dokumentieren. Die Prozesskennzahlen im Excel-Sheet erfassen und die notwendigen Kalkulationen erstellen
• Die Titel der Prozessprobleme auf eine Liste aufnehmen, um den Überblick zu behalten
• In einem weiteren Workshop die Probleme, Ursachenforschung und Massnahmenplanung angehen (RCPS Workshop)
• Wenn nötig können die im Excel visualisierten Prozesse im Nachgang in einer Prozess-Software erfasst werden

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Wir haben den Brown Paper Workshop übrigens in unserem hauseigenen Tool kyro integriert: digital, einfach aufzusetzen und mit grosser Zeitersparnis dank automatischer Berechnung der Cycle Time, Lead Time und des Einsparpotentials. Gerne kannst du kyro auch unverbindlich testen und dich selbst von den Features und Anwendungsmöglichkeiten überzeugen!