Zeitkapazität von Mitarbeitenden berechnen (Vereinfachtes Vorgehen ohne Software)
Wir haben bereits thematisiert, wieso ein Kapazitätsmanagement auch in der Dienstleistung nötig ist. Und ebenfalls haben wir bereits ein Tool vorgestellt, wie die Planung der Ressourcen mit einem Tool aussehen kann. Was aber, wenn kein Tool verfügbar ist und man die Zeitkapazität in einem Team, in einer Abteilung oder von einzelnen Mitarbeitenden dennoch berechnen möchte?
Wir zeigen dir in diesem Blog-Post, wie du die Zeitkapazitäten der Mitarbeitenden auch ohne Tool oder Software berechnen kannst. Die Planung der Kapazität im allgemeinen ermöglicht es Synergien zu nutzen, Engpässe zu identifizieren, Verschwendungen zu vermeiden und somit Kosten zu sparen. Und eine Analyse der Kapazitäten hilft dabei, weniger Arbeitszeit zu verschwenden und die Prioritäten im Arbeitsalltag richtig zu setzen.
Für die Berechnung der Zeitkapazität können zum Beispiel Daten aus dem Zeiterfassungssystem zugezogen werden. Oder ihr führt eine DILO/WILO-Analyse durch. Das bedeutet «A day in a life of / A week in a life of» und meint, dass man einen Tag / eine Woche lang alles notiert, was man macht und wie lange man dafür braucht. Gerade wenn die Zeiterfassung keine speziellen Tätigkeiten, Meetings, Projektarbeit etc. berücksichtigt, ist eine solche DILO/WILO-Analyse sehr aufschlussreich.
Die Daten aus der DILO/WILO-Analyse werden dann entsprechend aufgerechnet auf das Jahr. Wenn saisonale Schwankungen bestehen, kann die DILO/WILO-Analyse natürlich wiederholt und/oder entsprechend angepasst werden.
Zeitkapazität von Mitarbeitenden berechnen – ohne Software
Der untenstehende Vorgang ist eine vereinfachte Berechnung der Zeitkapazitäten von Mitarbeitenden. Wir haben die Berechnung an das OPE-Vorgehen angelehnt, jedoch stark vereinfach und mit kalkulatorischen Werten gearbeitet. Dies um ein möglichst simple Berechnung der Kapazität Zeit zu ermöglichen:
- Bezahlte Zeit: Die Arbeitszeit, das Arbeitspensum einer angestellten Person (HR-Daten, Zeiterfassung)
- Verfügbare Arbeitszeit: Ferien/Urlaubstage, Fehlzeiten (inkl. Krankheitstage, Umzugstage etc.) und Pausen von der bezahlten Zeit abziehen. Wir nehmen hier der Einfachheit halber für Verwaltungstätigkeiten einen kalkulatorischen Wert von 30% und ziehen diesen an der bezahlten Zeit ab. Das ergibt die verfügbare Arbeitszeit.
- Nicht produktive Kapazität: Beinhaltet die Zeit für Führungsaufgaben und Projektarbeit (Zeiterfassung, DILO/WILO)
- Operative Kapazität: Wird berechnet, indem man die Zeit für Führungsaufgaben und Projektarbeit von der verfügbaren Arbeitszeit abzieht
- Meetings und Schulungen: Die Zeiten für Meetings und Schulungen (Zeiterfassung, DILO/WILO) werden von der Operativen Kapazität abgezogen und ergeben dann die operative Arbeitszeit
- Operative (verfügbare) Arbeitszeit: Die Zeit, die der angestellten Person tatsächlich für die Erledigung ihrer Aufgaben zur Verfügung steht
- Aufgewendete Zeit für Kernaufgaben (Kernprozessarbeit): Wie viel Zeit wird für die Kernaufgaben aufgewendet (Jobbeschreibung, Zeiterfassung, DILO/WILO)?
Was man aus der vereinfachten Kapazitätsberechnung herauslesen kann
Sobald man die oben genannten Schritte durchgeführt und die operative Arbeitszeit berechnet hat, kann man die einzelnen Punkte analysieren und auch unter den Mitarbeitenden vergleichen.
Zuerst kann die Zeit, die für die Kernaufgaben verwendet wird, von der operativen Arbeitszeit abgezogen werden. Die Differenz zeigt dann die Zeit, welche zwar operativ genutzt wird, jedoch nicht für die Arbeit an den Kernaufgaben. Wie gross ist die Differenz? Warum ist die Differenz so gross? Wofür wird die Zeit aufgewendet, wenn nicht für die Kernaufgaben? An diesem Punkt ist meistens schon sehr viel Optimierungspotential zu erkennen.
Dann können auch die einzelnen anderen Punkte analysiert und vor allem auch mit den anderen Teammitgliedern und Mitarbeitenden verglichen werden. Wieso hat Person A so viel mehr Meetings wie Person B? Sind diese Meetings alle notwendig (hier kann eine Meeting-Kaskade helfen)? Wie sehen die Werte für die Nicht-produktive Kapazität im Vergleich aus? Auch hier besteht oft sehr viel Optimierungspotential.
Und schliesslich muss natürlich auch geprüft werden, ob die Operative Arbeitszeit überhaupt ausreicht, damit die Person ihre Kernaufgaben erledigen kann. Wenn ja: Ist noch mehr Kapazität vorhanden, die man nutzen kann? Wenn nein, wieso nicht? Und wie kann das Problem gelöst werden?
Natürlich unterstützen wir dich auch gerne bei der Analyse der Kapazitäten und der Optimierung von Prozessen. Melde dich gerne bei uns.
Hinweis: In der Produktion wird die operative Arbeitszeit noch genauer unter die Lupe genommen: Dann rechnet man die Kern-Prozessarbeit mit der Nicht-Kern-Prozessarbeit und der individuellen Variabilität zusammen. Die Daten für diese Berechnung kommen von der Prozessebene (MIFA), mehr dazu hier (LINK OPE). Für das Kapazitätsmanagement in der Dienstleistung sind solche genauen Werte aber nicht nötig und auch schwer zu dokumentieren. Es geht in der Dienstleistung vor allem darum herauszufinden, wo Arbeitszeit verschwendet wird und warum.