Sit-ins: Der Process Walk für administrative Prozesse

Vor einiger Zeit haben wir den Process Walk oder auch Gemba Walk vorgestellt. Es handelt dabei um die Analyse eines Prozesses vor Ort – in dem man ihn sprichwörtlich abläuft. Das Tool kommt aus dem Lean Management und wird meistens in Produktionen angewendet. Also dort, wo physisch etwas hergestellt wird. Was aber, wenn deine Arbeit kein physisches Ergebnis hervorbringt? Wie können wir einen administrativen Prozess analysieren? Für alle Prozesse in Verwaltungen oder im Backoffe empfehlen wir ein «Sit-in». Man setzt sich also einfach dazu, wenn der Prozess am Bildschirm bearbeitet wird.

Bei einem Sit-in geht es darum, den Prozess zu beobachten und festzustellen, ob die Mitarbeitenden sich an den standardisierten Prozess halten oder ob sie die Arbeitsschritte anders ausführen, als man ursprünglich festgelegt hat. Wenn es keine Abweichungen gibt, dann ist alles in Ordnung. Wenn jedoch Abweichungen vorkommen, müssen diese überprüft werden: Wieso wird der Prozess anders bearbeitet? Ist die Änderung besser als der festgelegte Standard oder führt sie zu Verschwendung und Fehlern?

Prozessanalyse im Büro: Sich dazusetzen, Fragen stellen & Fakten sammeln

Das Ziel eines Sit-ins ist es, einen bestehenden Prozess noch besser zu machen. Wir führen ein Sit-in deshalb nur durch, wenn bereits ein Best Practice Dokument (BPD) besteht – dies dient als Basis für ein Sit-in. Warum? Um ein BDP zu erstellen, muss man einen Prozess zuerst aufnehmen (mittels Value Stream Mapping) und optimieren. Erst dann kann ein Standard definiert werden. Diese Schritte schaffen bereits ein gemeinsames Verständnis für den Prozes. Und zwar über alle Teams und Bereiche hinweg. Es wird eine ganzheitliche Sicht auf den Prozess und das Unternehmen etabliert. Das BPD ist so etwas wie das Protokoll der Prozessoptimierung. Man hält alles fest, was wichtig ist und kann damit die Mitarbeitenden schulen.

Ein Sit-in wird jeweils mit einer Person durchgeführt: Man schaut sich den Prozess bei dieser Person an, gibt ihr persönliches Feedback entlang des Standards und beobachtet ihre Arbeitsweise. Dies auch um festzustellen, ob man aus dem Prozess noch mehr herausholen kann. Nach der Analyse müssen die Fakten also ausgewertet und nötige Massnahmen für die Behebung von alfälligen Verschwendungen und Fehlern eingeleitet werden. Schliesslich muss zum Schluss auch das Best Practice Dokument angepasst werden, falls am Standardprozess Änderungen vorgenommen wurden. Bei einem Sit-in handelt es sich also um ein Element aus dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Wichtige Punkte, die man bei einem Sit-in beachten sollte

• Die Mitarbeitenden immer informieren, wenn man bei ihnen ein Sit-in durchführen möchte
• Es geht bei einem Sit-in um eine Beobachtung – es wird nicht in den Ablauf eingegriffen
• Allenfalls Fragen vorbereiten, die man den Mitarbeitenden stellen möchte
• Überlegen, auf welche Aspekte des Prozesses man besonders achten will
• Klarstellen, dass es sich bei der Methode nicht um eine Überwachung, sondern um ein Werkzeug der kontinuierlichen Verbesserung handelt
• Sit-ins können und sollen auch durch Kollegen und Kolleginnen durchgeführt werden, so können sie voneinander lernen

Wir helfen dir gerne dabei, deine Prozesse zu standardisieren. Nach unserem Coaching hast sowohl du als auch deine Mitarbeitenden all das Wissen, um einen standardisierten Prozess kontinuierlich zu verbessern. Wir lassen unser Wissen immer bei unserer Kundschaft.