Kontinuierliche Verbesserung leben – ein Erfahrungsbericht aus der Energiebranche
In diesem Erfahrungsbericht geht es um ein Unternehmen aus der Energiebranche. Unser Kunde ist ein führender Anbieter von integrierten Energie- und Gebäudetechniklösungen aus der Schweiz. Das Unternehmen, welches wir nun bereits seit einem halben Jahr begleiten, versorgt über 200’000 Endkunden in der Schweiz mit Strom. Hinzu kommen schweizweit innovative Produkte und Dienstleistungen aus den Bereichen Elektro, Photovoltaik, Wärmetechnik, E-Mobilität, Gebäudeautomation, ICT-Lösungen sowie Security. Das Unternehmen beschäftigt rund 2’200 Mitarbeitende, davon über 400 Lernende. Jetzt möchte das Unternehmen kontinuierliche Verbesserung leben.
Proof of Concept für eine kontinuierliche Verbesserung
Im Q3 und Q4 vom Jahr 2023 haben wir von prozessraum für das Energie-Unternehmen einen Proof of Concept im Bereich Subledger (Nebenbuchhaltung) durchgeführt. Involviert waren das Team Debitoren und Kreditoren.
Das Ziel war es, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zu implementieren. Wir stellen dir im Absatz weiter unten alle Tools vor, die wir implementiert haben. Sie decken alle 5 Dimensionen der Operational Excellence ab. Die vorgestellten und gemeinsam getesteten Tools wurden als gut befunden, um KVP zu betreiben.
In einem weiteren Schritt möchte das Unternehmen mit zusätzlichen Teams das Thema KVP aufnehmen. Mehr dazu am Schluss dieses Artikels – jetzt zeigen wir zuerst einmal auf, wie wir im Team Subledger vorgegangen sind und was wir alles erreicht haben.
Von ungelebten Prozessen zu beteiligten Mitarbeitenden und Verständnis für das Prozessmanagement
Das Unternehmen hatte zum Zeitpunkt der Kontaktaufnahme mit prozessraum mit einigen Herausforderungen zu kämpfen:
- Prozesse wurden nicht gelebt
- Prozesse wurden nicht geführt
- Prozesse wurden von den Mitarbeitenden tendenziell als administrativer (Pflicht-) Aufwand wahrgenommen
- Unzureichendes Commitment aller Mitarbeitenden
- Prozessmanagement wurde nicht nachhaltig in die Unternehmung implementiert
Um diese Herausforderungen anzugehen und die Probleme des Unternehmens zu lösen, haben wir Mitte 2023 mit dem Proof of Concept (PoC) im Team Subledger begonnen. Dieser Proof of Concept wurde sehr erfolgreich abgeschlossen. Wir haben folgendes implementiert:
- Huddle Board auf täglicher Basis eingeführt (siehe auch Whiteboard-Meeting), um den täglichen Austausch und die kontinuierliche Verbesserung zu fördern. Zudem haben wir ein wöchentliches Regelmeeting etabliert
- Steuerungskennzahlen (KPIs) für das Team festgelegt – Volumen pro Tag, Verteilung auf Mitarbeitende, damit die umgesetzten Massnahmen auf ihren Erfolg hin überprüft werden können
- Collagen-Workshop durchgeführt
- Root Cause Problem Solving eingeführt, damit die Ursachen für Probleme gefunden und diese nachhaltig gelöst werden
- Skill-Coaching Matrix eingeführt, um langfristig das nötige Wissen zu erarbeiten
- KVP mit kyro implementiert: Dank der Nutzung unserer hauseigenen Software werden Probleme nachhaltig gelöst und die Performance langfristig gesteigert
- Einen Change Agent im Team definiert und gecoacht, welcher zukünftig selbstständig die Prozesse im Subledger verbessert
Unsere Massnahmen haben dazu geführt, dass die Mitarbeitenden sich abgeholt und gehört fühlen. Wir haben die Mitarbeitenden des Teams von Betroffenen zu Beteiligten gemacht. Das Verständnis für das Prozessmanagement und die kontinuierliche Verbesserung ist nun vorhanden, weil die Mitarbeitenden und die Abteilungsleitung dank dem Proof of Concept mit eigenen Augen gesehen haben, was die Massnahmen bewirken. Die Abteilungsleitung hat nun einen guten Überblick über die Teams und ein Verständnis dafür, was diese Teams im Alltag für Aufgaben erledigen. Ausserdem hat sich dank den angestossenen Veränderungen die Stimmung im Team wesentlich verbessert, was sogar das Management bemerkt hat.
Ausblick: Potential ausschöpfen, KVP leben und Mitarbeitende begleiten
Wir konnten sehr erfolgreich aufzeigen, was gelebte Prozesse bewirken und wie schnell sich die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen auszahlt. Ziel war es, die Tools mittels Proof of Concept zu testen. Jetzt geht es darum, das weitere Potential zu erkennen und dieses nachhaltig auszuschöpfen. Unser Kunde möchte deshalb das Thema KVP in einem weiteren Schritt mit zusätzlichen Teams aufnehmen und diesen Teams ein Management-System (Führungstool) zur Verfügung stellen. Das Management-System dient als Basis um dieses Vorhaben strukturiert umzusetzen und KVP nachhaltig implementieren können.
Wir dürfen unseren Kunden auf der Energie-Branche also weiterhin begleiten. Während der aktuell gerade laufenden Vorbereitungsphase für das neue Projekt, erarbeiten wir gemeinsam mit unserem Kunden das passende Vorgehen bezüglich der Umsetzungsgeschwindigkeit, der nötigen Schulungen, der Zusammensetzung der Kernteams etc. Ausserdem legen wir jetzt fest, wie das Unternehmen Nachhaltigkeit im Bereich Prozessmanagement leben möchte. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess wird immer am Anfang des Projektes implementiert. Weiter werden wir uns die vorhandenen Prozesse im Unternehmen ansehen, um gemeinsam die Prioritäten für die nötigen Analysen zu bestimmen.
In der nächsten Phase werden wir von prozessraum gemeinsam mit den internen Kernteams alle Workshops organisieren und leiten. Damit das Wissen im Unternehmen bleibt, ist es für die weiteren Projekt-Phasen wichtig, die Mitarbeitenden in der Anwendung gewisser Tools und Vorgehen zu coachen, Feedback zu geben und so die Nachhaltigkeit des Erlernten sicherstellen (Train-the-Trainer).
In Zukunft wird schliesslich der jeweilige Change Agent des Teams die Verantwortung für seinen/ihren Bereich übernehmen (in Zusammenarbeit mit dem Change Lead). Die Change Agents werden die eingeführten Tools, die erlernten Methoden und das definierte Vorgehen weiterführen. Wir von prozessraum werden sie begleiten und unterstützen.
Wir durften schon weitere Unternehmen aus der Energie-Branche in Projekten begleiten. Alle Projekte und Erfahrungsberichte findest du hier.