Kosten sparen durch Digitalisierung
Wenn man das Wort Digitalisierung hört, denkt man zuerst an teure Software, komplexe digitale Abläufe und viel Aufwand. Doch eine digitale Transformation muss nicht teuer und aufwändig sein. Im Gegenteil – die Digitalisierung eines Unternehmens soll Abläufe verschlanken und Zeit sowie Geld einsparen.
Doch wie geht man eine solche Digitalisierung an? Was sind die ersten Schritte und worauf muss man besonders achtgeben? Wie spart man mit einer Digitalisierung Geld, anstatt zuerst sehr viel investieren zu müssen?
Mit der Digitalisierung in kleinen Schritten Ressourcen sparen
Eine Digitalisierung kann in kleinen Schritten passieren. Auch wenn man Abläufe und Prozesse Schritt für Schritt transformiert, kann das sehr viele Kosten sparen. Wir zeigen dir, wie eine Digitalisierung in kleinen Schritten aussehen kann und worauf du besonders achtgeben musst:
1. Optimierung vor Digitalisierung: Bevor man Prozesse oder einzelne Abläufe digitalisiert, muss man sie optimieren. Also auf Fehler überprüfen, die Ursachen für die Fehler herausfinden und die Fehler beheben. Erst dann sollte man die Digitalisierung in Angriff nehmen. Das gilt für kleine Prozesse und einzelne Abläufe genauso, wie für grosse Prozesse mit vielen Schnittstellen. Eine Digitalisierung löst keine Probleme, sondern verstärkt diese – und das wir mitunter sehr teuer.
2. Papierlos arbeiten: Dokumente online bearbeiten und ablegen. Eine sehr einfache Form der Digitalisierung, die aber sehr wirksam und nebenbei auch noch umweltfreundlich ist. Online-Dokumente sparen Zeit, weil alle am selben Dokument arbeiten können und keine Abstimmungen notwendig sind. Ausserdem werden Drucker-Geräte, Papier und Toner hinfällig. Mit einem papierlosen Büro kann man einiges an Platz sparen, weil die Ablage der physischen Dokumente wegfällt und die Mitarbeitenden auch jederzeit von Zuhause aus arbeiten können. Dies auch bei Erkältungen oder Unfällen, die den Weg ins Büro unmöglich machen. Oder bei kranken Kindern Zuhause etc. So spart man langfristig auch Mietkosten – der Trend geht hin zu kleineren Büros.
3. Internet-Präsenz ausbauen: Die heutige Gesellschaft ist digital unterwegs, die Unternehmensinhalte, Angebote und Kontaktmöglichkeiten müssen online klar ersichtlich sein. Ansonsten springt die Kundschaft ab, was einen enormen Verlust bedeutet. Es lohnt sich deshalb, die Website zu überarbeiten, Keywords zu recherchieren (damit man gefunden wird), allenfalls einen Webshop einzurichten und die Produkte und Dienstleistungen online anzubieten. Für Dienstleistungsunternehmen kann auch ein Blog zu mehr Traffic verhelfen.
4. Digitale Kommunikation etablieren: Grosse Briefversände, gedruckte Kataloge und Anzeigen in grossen Medien bedeuten häufig hohe Kosten ohne grosse Wirkung. Einen Newsletter mit den neuesten Angeboten verschicken, Chat-Funktion als Kundenservice anbieten und eine Präsenz in den sozialen Medien verschiebt die klassische Kundenkommunikation in die heutige Zeit. Kunden wollen in eine Marke eintauchen, das Unternehmen erleben und mitreden – die einseitige Kommunikation hat ausgedient. Die digitale Welt bietet unendlich viele Möglichkeiten, um in Kontakt zu treten mit der Zielgruppe – das sollten Unternehmen nutzen.
5. Interne Abläufe digitalisieren und automatisieren: 15-20% der Arbeiten im Back Office / Shopfloor kann man laut unserem Unternehmensberater Paul Boot ganz einfach per Excel oder Power BI automatisieren. Dazu ist nur ein Online-Kurs nötig, man muss also gar nicht erst in teure Software investieren. Mit etwas Lerneifer kann man bereits ganz viele Abläufe mit den einfachsten Mitteln automatisieren. So spart man Ressourcen nachhaltig.
6. Prozesse in digitale Systeme outsourcen: Ein CRM-oder Buchhaltungssystem kann die Arbeit enorm erleichtern und Ressourcen im grossen Stil sparen. Mittlerweile gibt es ein grosses Angebot an externen Services für Unternehmen.
7. Neue Prozesse sofort digital anlegen: Es zeichnet sich ein neuer Prozess ab oder es kommen in einer Abteilung neue Abläufe dazu? Denke von Anfang an digital und versuche, die neuen Aufgaben direkt zu digitalisieren. Meistens ist mit dem ersten Schritt schon die grösste Hürde genommen.
8. Prozesse online optimieren: Auch wenn der Prozess an sich (noch) nicht digitalisiert ist, die Optimierung eines Prozesses oder eines Teams kann schon heute ganz einfach digitalisiert werden. Value Stream Mapping, Open Challenge Liste, Skill-Matrix, PDCA-Zyklus – alles online und jederzeit verfügbar dank kyro. Auch das Ideenmanagement und anstehende Tasks können im kyro erfasst werden.
8. Zielgruppe kennen und Digitalisierung anpassen: Wie digital sind deine Kunden? Wie kaufen die Kundinnen deiner Unternehmung ein? Auf welchen Kanälen kontaktieren sie das Unternehmen? Lerne unbedingt das digitale Verhalten deiner Kundschaft kennen und stimme die digitale Transformation deines Unternehmens darauf ab.
Fange noch heute an, Kosten zu sparen. Gerne beraten wir dich auf dem Weg zu deiner individuellen Digitalisierung. Egal ob in kleinen Schritten oder im grossen Stil.