Heute schauen wir uns an, was es alles braucht, um unsere Ressourcen und Kapazitäten planen zu können. Wenn du noch zu wenig über den 1. Punkt weisst, dann klicke auf den Button und informiere dich über den Startpunkt und was alles dazu gehört.

Einführung ins Kapazitäten- und Ressourcenmanagement

Ressourcen Berechnungen einfach gemacht – Weisst du überhaupt, wie produktiv dein Team und deine Prozesse sind? Kannst du es in Zahlen ausdrücken (KPI und Steuerungskennzahlen)? Wenn nicht, rate ich dir von einer Digitalisierung oder Automatisierung ab. Du weisst nicht welcher Prozess geeignet ist und ob er nach der Implementierung tatsächlich besser läuft.

2 Punkte für ein korrektes Ressourcen- und Kapazitätsmanagement

1. Produktivität der Mitarbeitenden /Teams
   • Alle Prozesse und deren Leistung kennen
   • Volumen Input aller Prozesse
   • Eingesetzte Zeit für die Produktion
2. Skills der einzelnen Mitarbeitenden und deren Skill-Level (Skill Matrix)

Diese zwei Punkte haben es aber in sich und das muss genau gemacht werden, aber es lohnt sich definitiv. Denn durch das Wissen um deine Ressourcen und Kapazitäten und die optimale Planung dieser, spare ich wertvolle Ressourcen ein, welche ich anders einsetzen kann.

Kapazitäten und Ressourcen zu planen, wie in der produzierenden Industrie, ist eines der Themen, die in anderen Unternehmenszweigen noch zu wenig gemacht wird. Weil noch genug Geld da ist, oder weil sie nicht verstanden haben, wie viel Potential drin liegt? Weil es nicht für wichtig erachtet wird oder weil man einfach nicht weiss, wie man es angehen soll?

Wie ist das in deiner Industrie? Führst du schon nach ZDF oder bist du noch im ARD Modus? (ZDF = Zahlen, Daten, Fakten – ARD = ahnungslos, raten und diskutieren). Hast du ein Dashboard deines Bereiches, welches du täglich konsultierst um Massnahmen abzuleiten, wenn etwas schief läuft?

Für die produzierende Industrie ist es kein Fremdwort, zu planen, zu budgetieren und ganz genau zu wissen, wie viel eines ihrer Produkte kostet, wie hoch die Herstellungskosten sind, wie viele Mitarbeitenden sie für die Produktion benötigen, wann die Mitarbeitenden ihre Überstunden abbauen können und wann sie Teilzeitmitarbeiter benötigen um nicht in ein Backlog zu geraten.

Ressourcen und Kapazitäten im Büro zu planen geht nicht, sagst du? Kosten pro Auftrag zu berechnen geht nicht? Aber sicher geht das. Ich kann es dir beweisen, denn ich habe es getan und nicht nur einmal!

Es liegt noch sehr viel Potential brach. Willst du es heben oder es weiterhin verschwenden?

• Schieben deine Mitarbeitenden immer Überstunden und du schaffst es einfach nicht, diese zu minimieren und musst Ende Jahr viel auszahlen?
• Sind deine Mitarbeitenden oft krank und du schaffst es nicht, deine Aufträge zu verarbeiten?
• Weisst du nicht, ob du noch einen weiteren Service mit deinem Team verarbeiten kannst?
• Unbekannt, welcher Service nur kostet und kein Gewinn bringt?

Warum tut es das produzierende Gewerbe schon seit Jahrzehnten und andere Industrien noch nicht? Weil das produzierende Gewerbe mit tiefen Margen zu kämpfen hat und wer sie die Planung der Ressourcen und Kapazitäten nicht im Griff hat, ist morgen weg vom Markt.

Effizient und effektiv Ressourcen und Kapazitäten einsetzen

Viele werden nun behaupten, dass sie ihre Ressourcen und Kapazitäten schon richtig, also effizient und effektiv einsetzen. Schauen wir mal, ob diese Hypothese bestätigt oder widerlegt wird. Meine Frage an dich: wie hoch ist die Produktivität deines Teams? Wenn du diese Frage mit einer Zahl beantworten kannst, dann hast du mich überzeugt, dass du deine Ressourcen und Kapazitäten im Griff hast. Für alle anderen erkläre ich, wie ihr dorthin kommt.

Bevor wir in das Thema eintauchen ist es wichtig zu verstehen, was du für ein korrektes Ressourcen und Kapazitätsmanagement benötigst – unsere Eingangs erwähnten 2 Punkte.

Und natürlich nie zu vergessen sind das Change-Management (die Begleitung der Mitarbeitenden in einem Veränderungsprozess) und die Implementierung eines funktionierenden KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess). Dies muss einfach immer mitschwingen.

Bei der Einführung eines Tools ist das nicht anders, egal was für ein Tool…

Auch ist es einfacher die Mitarbeitenden  von Anfang an zu involvieren, denn du benötigst folgendes für die Eingabe in das Tool:

• Welche Prozesse sie bearbeiten
• Wie lange sie dafür haben
• Wie hoch das Volumen ist
• Welche Skills sie dafür benötigen
• Welche andere Tätigkeiten sie sonst noch ausführen
• Wie viele Fehler sie machen

Somit kommst du um ein vorgängiges Operational Excellence Projekt nicht rum. Zum einen liegt das Einsparungspotential schon mit OpEx zwischen 10-25 Prozent. Zum anderen hast du die Vorarbeit für das Ressourcen-Tool gleich gemacht, mit welchem du nochmals 10-15% einsparen kannst, weil du danach sehr genau planen kannst und Probleme frühzeitig erkennst. Danach hast du jährlich zwischen 5-10% Einsparungspotential, weil du den kontinuierlichen Verbesserungs-Prozess (KVP) gleich mit implementiert hast.

1. Definition Produktivität

Die Produktivität misst das Verhältnis zwischen Output (= verarbeiteter Fälle) und Input (aufgebrauchte Stunden). Somit ist der Vergleich zwischen einem produzierten Ergebnis und dem aufgebrachten Einsatz = Effizienz

Summe tägliches Ergebnis / Summe der Stunden im Tagesgeschäft

1) Tägliches Ergebnis = verarbeiteter Fall * cycle time + verarbeitet Fall * cycle time etc.

2) ‚Stunden im Tagesgeschäft = Total verfügbare Stunden für die Produktion/Tagesgeschäft

Wie kommt man nun zu diesen Zahlen? Messen, messen, messen

1) Tägliches Ergebnis

• Was sind die Core Prozesse deines Teams
  • Du musst zuerst wissen, was für Produkte du in deinem Team verarbeitest. Produkte können Zahlungsaufträge, Bestellungen von Bleistiften oder eine Erstellung einer Offerte sein.

Wenn du diese Informationen hast, dann geht es daran, die Volumen der einzelnen Prozesse oder Tätigkeiten zu messen wie auch die „cycle time“.

Oder kennst du die Standardzeit für die Erstellung deines Produktes? Weisst du wie man diese berechnen kann?

Was ich immer wieder antreffe bei den Diskussionen um die Standardzeit eines «Produktes» im Office ist, dass diese alle unterschiedlich lange Verarbeitungszeiten haben. Sicherlich, doch man kann sie in Kategorien einteilen und pro Kategorie eine Standardzeit mitliefern.

Im Büro gibt es sicherlich für das gleiche Produkt folgende Kategorien:

• Einfache Komplexität
• Mittlere Komplexität
• Hohe Komplexität

Da gilt es dann, Standardzeiten pro Komplexität zu definieren und damit zu arbeiten. Es gibt immer einen Weg, man muss ihn nur gehen.

2) Stunden im Tagesgeschäft

• Finde die tatsächliche Zeit heraus, welche deine Mitarbeitenden im Tagesgeschäft arbeiten
• Was sind weitere Tätigkeiten deines Teams, welche sie an der Produktion hindern
  • Das können Meetings sein, Trainings, Workshops, an denen sie teilnehmen oder auch Projektarbeit, die sie leisten

Dies alles zu berechnen und zu messen, aufzunehmen und zu analysieren und dann zu verbessern, lohnt sich in jeder Hinsicht. Man hat die Übersicht über das Team, was es für Arbeiten ausführt, man stellt fest, was sie nicht tun sollten und wie schnell sie eine Aufgabe ausführen. So kann man auch gezielte Trainings und Entwicklungsmassnahmen einleiten.

Die gängige Methode das tägliche Ergebnis zu messen und die Stunden im Tagesgeschäft zu evaluieren sind «Strichlisten» und Excel. Schon so viele Male gemacht und implementiert, was für ein kleines Team auch funktionieren kann. Doch sobald du einen Software Roboter im Einsatz hast, oder grössere Bereiche leitest, wird ein Excel oder Access Datenbank deinen Anforderungen nicht genügen oder die Mitarbeitenden werden sehr viel Zeit damit verbringen, Reports und Grafiken aufzubereiten, welche dann wiederum nicht in der Produktion mitarbeiten können.

Wir können mit einem Excel nicht das erreichen, was wir mit einem professionellen Tool aus der Industrie erreichen können – Tun wir es also richtig, oder gar nicht und verschwenden Geld, weil wir nicht optimal planen!

Was wir nicht vergessen dürfen ist, dass die Skills der Mitarbeitenden einen wesentlichen Teil der Produktivität ausmachen und wir somit wissen müssen, was für ein Skill Level der Mitarbeiter hat, um eine Aussage machen zu können, wie produktiv er ist.

2. Skills und Skill-Level der Mitarbeitenden

Nicht jeder Mitarbeitende produziert gleich viele «Produkte» wie der Andere, zumindest nicht im Office. Wohl auch, weil man gar nicht weiss, wie viel Stück ein:e Mitarbeiter:in pro Tag, Woche oder Monat produziert. Aber wohl eher, weil man gar nicht weiss, wie viel pro Mitarbeitendem / Tag produziert werden muss, damit man nicht in einen Backlog gerät.

Es ist wichtig zu verstehen, was für einen Skill-Level ein:e Mitarbeiter:in für einen Prozess hat, denn so kannst du festlegen, wie die Abweichung zur Standardzeit ist. So kannst du berechnen, wie viel dein Team produzieren kann. Denn neue Mitarbeitende sind sicher nicht genau gleich schnell wie eine langjährig angestellte Person und muss dementsprechend trainiert werden, damit er die Standardzeit erreicht.

Um all das zu erreichen brauchst du Transparenz. Und wie erreichst du diese? Mit einer sauberen Analyse und einem geeigneten Tool zur Visualisierung ohne zusätzlichen Aufwand.

Ein solches Kapazitätsmanagement aufzubauen ist jedoch nicht ganz ohne und sollte ohne professionelle Unterstützung nicht angegangen werden, da man sonst mehr Schaden anrichten kann als Nutzen.

Aber die Investition lohnt sich, denn so bist du für alle zukünftigen Projekte zur Digitalisierung und Automatisierung gewappnet.

Herausforderungen eines Ressourcen- und Kapazitätsplanungstools

In meiner Funktion als Managerin habe ich schon einige Planungstools in Excel erstellt. Aus langjähriger Erfahrung kann ich dir sagen, dass dies kein geeigneter Weg ist und du damit sehr viel Geld aus dem Fenster wirfst. Ich bin immer dafür mit bestehenden Ressourcen wie SharePoint, Excel etc. zu arbeiten. Aber in diesem Fall lohnt es sich nicht.

Eine weitere Herausforderung ist es, ein Ressourcen- und Kapazitätsmanagement Tool zu erstellen, in welchem die Prozesse nicht zu granular dargestellt werden. Denn dann wird die tägliche Planung sehr schnell unübersichtlich und nicht mehr handhabbar. Somit muss man die richtige „Flughöhe“ erwischen. Prozesse auf Arbeitsschritte runter zu brechen macht keinen Sinn. Aber auf einem zu hohen Level darf es auch nicht sein.

Wähle also mit Bedacht, die für dich passenden Methoden, Vorgehen und Tools.

Die ganzheitliche Lösung um ein Planungstool erfolgreich zu implementieren

Wir erarbeiten für dich die Produktivität deines Bereiches und implementieren das entsprechende Planungstool, coachen und begleiten deine Mitarbeitenden und dich in der Umsetzung.

Durch die Erstellung und Einführung eines geeigneten Kapazität- und Ressourcenplanungs-Tool hast du alle notwendigen Zahlen an einem Ort und kannst genau abschätzen, wie viele Ressourcen du in der Zukunft benötigen wirst.

Ein seit 30 Jahren erprobte Tool aus der Industrie, was mehrfach bewiesen hat, dass es erfolgreich ist – angepasst an die Finanzwelt für professionelle Nutzung deiner Kapazitäten und Ressourcen.

Ich bin sicher, dass du das Potential heben willst. Mache es ganzheitlich und von Anfang an richtig – mit prozessraum, deinem Experten Team, wenn es um ganzheitliche Optimierung geht.

Erfolgreich werden durch die Planung deiner Ressourcen – prozessraum hilft dir dabei! Möchtest du auch eine Ressourcen-Planung wie in der Industrie? Melde dich gerne bei uns.