DADIS – Prozessprobleme Beschreiben, Gewichten und Lösen

Über DMAIC als Kernprozess für die nachhaltige Optimierung eines Prozesses haben wir bereits gesprochen. Die Phasen Define – Measure – Analyze – Improve – Control stehen für das Vorgehen bei der Umsetzung von Six Sigma im Unternehmen. DMAIC wird vor allem in der produzierenden Industrie eingesetzt und sorgt dafür, dass Prozesse ein stabiles Six Sigma-Leistungsniveau halten. Die fünf Phasen von DMAIC dienen also dazu, Prozesse messbar zu machen, damit man sie nachhaltig verbessern kann. DMAIC lehnt sich an den PDCA-Zyklus an, basiert aber auf mathematischen Methoden und Statistiken.

Das DMAIC-Vorgehen wurde in den letzten Jahren auf die Prozessoptimierung im Office und der Verwaltung angepasst und weiterentwickelt. Wir von prozessraum optimieren Prozesse nach DADIS: Define – Analyze – Design & Plan – Implement – Sustainability. Wobei wir noch einen Schritt weitergehen und das Vorgehen über alle 5 Dimensionen von Operational Excellence legen. Wir analysieren neben den Prozessen auch die Teams, die Organisation, die Skills, die Einstellung und das Verhalten der Mitarbeitenden. Die Analyse ist dabei immer der wichtigste Punkt: Werden zum Beispiel bei der Analyse der Teams Probleme festgestellt, starten wir mit der Ursachenforschung und der Massnahmenbeschreibung. Schliesslich planen wir dann die Umsetzung der Massnahmen und implementieren diese. Zum Schluss übergeben wir die Aufgabe dann in die Sustainability und stellen so die Nachhaltigkeit der Massnahmen sicher.

Gerne stellen wir unser Vorgehen und die einzelnen Schritte von DADIS genauer vor. Die Phasen sind als sich schliessender Kreis zu betrachten – ein Zyklus der von vorne beginnt, sobald man am Ende angekommen ist. Bei dem Beispiel unten stehen die Prozesse im Fokus – hier möchten wir jedoch nochmals festhalten, dass wir DADIS immer über alle 5 Dimensionen der Operational Excellence anwenden. Für das bessere Verständnis der Methode sprechen wir in der anschliessenden Beschreibung jedoch nur von Prozessen:

Define / Datenerhebung im ersten Schritt von DADIS

In diesem Schritt werden Daten erhoben und der Prozess an sich beschrieben. Dazu werden diverse Daten über den Prozess ausgewertet und dokumentiert. Hier können auch Soll-Werte als Ziel festgelegt werden.

Analyze / Analyse der Daten

Sobald die Datenerhebung abgeschlossen ist, wird der Prozess auf Fehler und Probleme überprüft. Wenn Fehler auftauchen, müssen diese exakt beschrieben werden. Dies kann zum Beispiel mittels Wertstromanalyse (Value Stream Mapping) geschehen.

Design & Plan / Massnahmenbeschreibung und Planung der Umsetzung

Sobald die Fehler und Probleme identifiziert sind, gilt es die Ursachen für die Probleme zu finden. Mit Hilfe des Root Cause Problem Solving können die Ursachen für einen Fehler erarbeitet werden. Sobald die Ursachen klar sind, gilt es Massnahmen zur Lösung der Probleme zu definieren. Ausserdem kann in diesem Schritt eine Gewichtung der Probleme vorgenommen werden, zum Beispiel mittels Prioritäts-Matrix.

Implement / Implementierung im vierten Schritt von DADIS

In einem weiteren Schritt werden dann die Massnahmen (wie zum Beispiel einen AKV der Mitarbeitenden erstellen) implementiert und umgesetzt. Wir von prozessraum unterstützen unsere Kundschaft jeweils dabei, die Massnahmen zu implementieren. Und zwar in dem wir das Projektteam dazu anleiten die Massnahmen selbst umzusetzen und sie in der Durchführung begleiten. Oder wir setzen die Massnahmen selbst um, als Projektleiterin bei unserer Kundschaft.

Sustainability / Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Im letzten Schritt wird überprüft, ob die Massnahmen die gewünschten Effekte erzielen und die Probleme nachhaltig gelöst wurden. Allenfalls auch, ob die während der „Define“-Phase festgelegten Soll-Werte erreicht wurden. Ist dies nicht der Fall, beginnt der Zyklus wieder von vorn. Ausserdem wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess implementiert.

Gerne helfen wir dir dabei, die Verwaltungsprozesse in deiner Unternehmung zu optimieren. Wir haben eine langjährige Expertise im Bereich Prozessoptimierung und gehen individuell auf die Bedürfnisse und Probleme unserer Kundschaft ein.