Team-Optimierung: Fokus, Vorgehen und Ziele

Wenn du die Performance in deiner Abteilung steigern willst, musst du auch die Team-Optimierung priorisieren. Wir haben bereits aufgezeigt, dass wir mit 5 Dimensionen arbeiten, um die Performance in Dienstleistungs-Unternehmen zu optimieren und langfristig Operational Excellence zu erreichen. Die 5 Dimensionen lauten:

1. Kundschaft (auf dem Web habe ich noch «Kunden» drin)
2. Prozess
3. Team- und Performance-Management
4. Einstellung & Verhalten
5. Organisation & Fähigkeiten

Wir stellen also die Kundschaft und deren Bedürfnisse in den Fokus, optimieren Prozesse und beschäftigen uns mit der Teamoptimierung. In diesem Blog-Artikel schauen wir uns die Optimierung des Teams genauer an – also die Dimensionen 3, 4 und 5. Wobei natürlich zu betonen ist, dass sich die Dimensionen überschneiden und immer auch in Abhängigkeit zueinanderstehen: Wenn zum Beispiel Prozesse optimiert werden, verändert man auch die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeitenden, den Aufbau der Organisation, die Abläufe in der IT und die Kommunikation zur Kundschaft. Dasselbe gilt auch umgekehrt: Wenn eine Organisation verändert wird, hat das immer auch direkten Einfluss auf die Prozesse und die Kundschaft. Genau deshalb ist eine ganzheitliche Betrachtung eines Unternehmens so zentral.

Team-Optimierung: Unser Fokus, wenn wir Teams in Unternehmen optimieren

Der wichtigste Punkt bei der Optimierung eines Teams ist der Einbezug der Mitarbeitenden. Wir stellen die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt und beziehen sie von Anfang an mit ein. Das beginnt bei der Visualisierung von Prozessen, geht über die Problembeschreibung und die Ursachenfindung bis hin zur Massnahmenplanung. Der zweite wichtige Punkt: Wir lassen unser Wissen immer bei unserer Kundschaft – sprich wir coachen die Mitarbeitenden und befähigen sie, so dass sie zukünftige Probleme selbständig angehen können.

Unser Vorgehen ist genauso individuell wie deine Unternehmung. Wir haben keine vorgefertigten Abläufe, die wir für jedes Unternehmen immer gleich anwenden. Wir schauen grundsätzlich immer, was benötigt wird, welche Probleme bestehen und was für unsere Kundschaft Priorität hat. Trotzdem haben sich natürlich viele Methoden, Tools und Vorgehensweisen etabliert.

Unser Vorgehen bei der Optimierung der Team- und Prozess-Performance

Bei der Dimension Team- und Performance-Management gehen wir gerne wie folgt vor – immer in Abstimmung mit den individuellen Bedürfnissen unserer Kundschaft:

Grundsätzlich führen wir als erstes immer ein Whiteboard-Meeting ein. Dies bildet die Grundlage für ein agiles Team, eine transparente Kommunikation und eine offene Fehlerkultur. Ebenfalls schauen wir uns genau an, welche Meetings wirklich nützlich sind, allenfalls mit Hilfe einer Meeting-Kaskade. Schliesslich kümmern wir uns um das Kapazitätsmanagement des Unternehmens und führen sinnvolle Steuerungskennzahlen (KPI) ein.

Team-Optimierung: Einstellung & Verhalten, Organisation & Fähigkeiten

In den Dimensionen Einstellung & Verhalten und Organisation & Fähigkeiten schauen wir genau hin, ob die Aufgaben-Kompetenzen-Fähigkeiten klar geregelt sind, ob die Kommunikation funktioniert und ob eine offene Fehlerkultur besteht. Ausserdem prüfen wir mit Hilfe einer Skill- und Coaching-Matrix, ob genügend Know How vorhanden ist, ob Wissens-Ressourcen verschwendet werden und wer bestehendes Wissen weitergeben kann. Allenfalls sind auch Trainings, Schulungen und Coachings mit externen Expertinnen und Experten nötig. Diese Punkte bilden die Basis für ein agiles Team, welches eine kontinuierliche Verbesserung anstrebt. Gerade für die kontinuierliche Verbesserung sind auch Best Practice Dokumente (OnePager) und somit optimierte und standardisierte Prozesse (Dimension 2) zentral. Und auch die Einführung eines Ideenmanagements kann sehr wertvoll sein.

Das Ziel einer Team-Optimierung: High Performance-Teams

Durch die ganzheitliche Betrachtung, Analyse und Massnahmenerarbeitung in allen 5 Dimensionen erhält man ein Management-Set, welches Führungskräften den Alltag enorm erleichtert. Es ermöglicht eine datenbasierte und transparente Führung und die Implementierung eines funktionierenden KVP-Prozesses. Das Ziel: High-Performance-Teams. Wir können unser hauseigenes OpEx-Tool kyro übrigens sehr empfehlen, wenn du die Teamperformance in deinem Unternehmen steigern möchtest. In kyro sind alle wichtigen Methoden und Tools vereint – so kommst du deiner individuellen Excellence Schritt für Schritt näher. Teste kyro jetzt unverbindlich und fordere deinen Demo-Login an.