5 Tipps für die Optimierung der Kapazität in der Dienstleistung

Über das Management von Kapazitäten haben wir schon einige Male besprochen. Das letzte Mal haben wir aufgezeigt, wie du die Kapazitäten der Mitarbeitenden auch ohne Tool oder Software berechnen kannst. Die Planung von Kapazitäten ermöglicht es Synergien zu nutzen, Engpässe zu identifizieren, Verschwendungen zu vermeiden und somit Kosten zu sparen. In der Dienstleistung ist die Planung und Optimierung von Kapazität (eher physische Aspekte wie Arbeitskräfte und deren Arbeitszeit, eventuell auch Material) immer auch verbunden mit der Planung von Ressourcen (eher immaterielle Aspekte wie Wissen, Fähigkeiten). Wir fokussieren uns in diesem Blog-Posts jedoch auf Tipps, welche vor allem die (physischen) Kapazitäten in einem Unternehmen betreffen. In der Dienstleistung geht es dabei vor allem um die Arbeitszeit von Mitarbeitenden und wie diese eingesetzt wird.

Wie viel Kapazität ist im Unternehmen vorhanden?

Eine Analyse der Kapazitäten hilft dabei, weniger Arbeitszeit zu verschwenden und die Prioritäten im Arbeitsalltag richtig zu setzen. Gehen wir davon aus, dass du die vereinfachte Kapazitätsrechnung durchgeführt hast. Nun ist dir klar geworden, dass die verfügbaren Kapazitäten nicht ausreichen. Entweder, weil grundsätzlich zu wenig Kapazitäten vorhanden sind, oder auch weil saisonale Schwankungen dir die Kapazitätsplanung erschweren. Die Analyse selbst ist nur der erste Schritt, jetzt müssen Lösungen und Massnahmen her. Damit du zukünftig Kapazitäten einsparen oder besser einsetzen kannst.

Was wenn die Kapazitäten im Unternehmen nicht ausreichen?

Wir haben in diesem Blog-Post für dich notiert, was du tun kannst, wenn die vorhandene operative Arbeitszeit nicht ausreicht, um die Kernaufgaben auszuführen. Oder auch wie man auf saisonale Schwankungen reagieren kann:

1. Aufgaben priorisieren: Welche Aufgaben sind wichtig? Hier kann zum Beispiel das Pareto-Prinzip oder eine Priorisierungs-Matrix helfen.
2. Vergleich unter Mitarbeitenden / im Team: Gibt es Team-Mitglieder, die weniger stark ausgelastet sind als andere? Wieso sind sie nicht ausgelastet? Was kann verändert werden, damit die Mitarbeitenden besser ausgelastet werden? Können diese Mitarbeitenden evt. Know-How weitergeben, damit die anderen auch davon profitieren und effizienter werden? Oder können sie zusätzliche Aufgaben übernehmen, um andere zu entlasten?
3. Engpässe, saisonale Schwankungen oder Überlastungen identifizieren: Wenn die geschätzten Zeitaufwände die operative Arbeitszeit überschreiten, müssen Aufgaben identifiziert werden, die verschoben, delegiert oder priorisiert werden können. Oder es müssen zu Zeiten von Mehraufwand wegen saisonaler Schwankungen mehr Kapazitäten eingeplant und zur Verfügung gestellt werden. Ebenso müssen mehr Kapazitäten zur Verfügung gestellt werden, wenn eine dauerhafte Überlastung vorherrscht. Es sei denn, die Überlastungen und Engpässe entstehen, weil ein Prozess Fehler aufweist, dann kommt Tipp 4 zum Zug.
4. Prozesse analysieren und optimieren: Gibt es Fehler im Prozess, welche zu Wartezeiten führen? Wie kann der Prozess optimiert werden, damit die Mitarbeitenden weniger Zeit für die Kernaufgaben benötigen? Hier bietet sich ein Value Stream Mapping an, oder auch ein Process Walk / Sit in.
5. Best Practice Dokumente erstellen: Wenn ein Prozess optimiert ist, empfiehlt es sich ein Best Practice Dokument zu erstellen. In dem Dokument kann der Standardprozess definiert werden, inkl. der benötigen Zeit, um den Standardprozess auszuführen. Diese Information erleichtert die zukünftige Planung von Kapazitäten enorm.

Die oben genannten Punkte sind schliesslich auch zu empfehlen, wenn die vorhandene operative Kapazität grundsätzlich ausreicht. Es gibt in einem Prozess immer etwas zu optimieren. Auch ist immer ungenutztes Wissen vorhanden, dass weitergegeben werden kann (dazu empfehlen wir den Artikel über die Skill- und Coaching-Matrix). Und auch ein Vergleich im Team bringt immer Optimierungspotential ans Licht.

Gerne begleiten wir dich bei der Optimierung der Kapazität in deinem Unternehmen.