Löse die Probleme in deiner Unternehmung in 4 Schritten

Wenn man vor einem Berg von Problemen steht, weiss man kaum, wo man anfangen soll. Die Kundenreklamationen häufen sich, die Mitarbeitenden sind nicht mehr produktiv und die KPI’s lassen darauf schliessen, dass das Quartal bei weitem nicht so läuft, wie es sollte.

Und wo fängt man jetzt am besten an? Welches Problem muss zuerst behoben werden? Zuerst die gute Nachricht: Egal wo du anfängst – sobald du die Probleme in Angriff nimmst, wird sich die Performance Schritt für Schritt verbessern. Die Qualität wird steigen, die Kundenreklamationen zurückgehen und die Mitarbeitenden werden effizienter arbeiten.

Die schlechte Nachricht: Du musst anfangen. Am besten gleich hier und heute. Sobald du den Stein ins Rollen gebracht hast, wird es mit jedem Problem einfacher. Aber den ersten Schritt musst du machen.

Wir verraten dir in diesem Blog-Post, wie du die Probleme in deiner Unternehmung Schritt für Schritt beheben kannst. Dein individueller Weg zur Operational Excellence.

Prozessoptimierung: Vom Problem zur Lösung in 4 Schritten

Bei einer Prozessoptimierung verfahren wir immer gleich: Zuerst identifizieren wir die Probleme, dann finden wir die Ursache und definieren die passenden Massnahmen, um die Probleme aus der Welt zu schaffen. Und schliesslich setzen wir die erarbeiteten Massnahmen um. Schritt 1 und 2 sind zugegeben mit Arbeit und Schweiss verbunden. Wenn man diese beiden Schritte aber sorgfältig ausführt, gehen die Schritte 3 und 4 umso leichter von der Hand. Versprochen!

Schritt 1: Probleme erkennen und beschreiben

Im ersten Schritt geht es zuerst einmal darum, das Problem wahrzunehmen. Nun ist es sehr wichtig, das Problem ausführlich zu beschreiben und zu quantifizieren: Was stört die Kundschaft genau? Wo (Abteilung, Ort) passiert das Problem? Wann tritt es auf (Zeit, Datum)? Wer ist involviert? Warum ist es ein Problem? Was ist der Effekt des Problems auf den Kunden/auf uns als Unternehmung? Wie viel Material wurde verschwendet? Wie hoch sind die Verluste? Warum kam es zu überzogenen Deadlines und einer Fehlkommunikation? Wie schwerwiegend ist das Problem? Es gibt diverse Hilfsmittel, um Probleme zu erkennen und zu beschreiben/quantifizieren:

Value Stream Mapping (ganz easy auch in kyro möglich)
Priorisierungsmatrix
Zahlen, Daten, Fakten
6W-Fragetabelle

Schritt 2: Ursachen für die bestehende Probleme herausfinden

Im Schritt 2 geht es darum, die Ursachen für ein Problem herauszufinden. Allzu oft wird nur das Symptom eines Fehlers behandelt, anstatt nach der Ursache für ein Problem zu suchen. So passiert der Fehler aber immer wieder, was eine grosse Verschwendung bedeutet. Die Ursachenfindung ist deshalb besonders wichtig.

Zuerst wird nach den vermuteten Ursachen geforscht. Hierzu gibt es einige Methoden, die dich dabei unterstützen können (diese bauen auch aufeinander auf):

Sobald die Ursachen gefunden sind, müssen diese bestätigt werden. Es ist also nötig, die Ursachen durch Zahlen, Daten und Fakten zu belegen. Einerseits um die Ursachen als solche zu verifizieren und andererseits auch, um diese schliesslich zu bewerten: Welche bestätigten Ursachen haben den grössten Einfluss auf das Problem? Welche Ursachen können von wem beeinflusst werden?

Schritt 3: Massnahmen festlegen, um die Probleme zu beseitigen

Nun geht es darum, Massnahmen zu definieren, welche die Ursachen für die bestehenden Probleme für immer beseitigen. Dazu empfehlen wir, ein Brainstorming oder ein SCAMPER durchzuführen. Danach ist es wichtig herauszufinden, welche der erarbeiteten Massnahmen den grössten Erfolg versprechen. Und wie hoch jeweils der Aufwand/das Risiko/die Wirkung für die jeweiligen Massnahmen sind. Hier muss festgelegt werden, wie die Wirkung der umgesetzten Massnahmen überprüft werden kann (Criteria Based Selection / Zahlen-Daten-Fakten).

Schritt 4: Erarbeitete Massnahmen umsetzen und die kontinuierliche Verbesserung leben

Im letzten Schritt geht es nun darum, die Massnahmen umzusetzen. Es ist nun also an der Zeit, einen Action-Plan zu erstellen: Wer macht was, mit wem, bis wann? Ebenso wichtig ist es, laufend den Erfolg der umgesetzten Massnahmen zu überprüfen – wurde die erwartete Wirkung erreicht? Wenn nicht, warum nicht? Wo muss die Massnahme angepasst werden? Genau deshalb haben wir im Schritt drei definiert, wie der Erfolg gemessen werden kann. Übrigens muss die Wirkung der Massnahmen nicht nur einmal, sondern immer wieder überprüft werden. Tritt das Problem wieder auf oder greift die Lösung nachhaltig? Ganz im Sinne des kontinuierliches Verbesserungsprozesses müssen diese Fragen immer wieder gestellt werden.

Wir haben schon vielen Unternehmen geholfen, ihre Probleme langfristig zu beheben. All unser Wissen über die Prozessoptimierung haben wir schliesslich in kyro gesteckt: Eine Software, die alle Tools rund um Operational Excellence verbindet. Wenn du also sicher sein willst, dass du die oben genannten Schritte alle sorgfältig durchführst, können wir die das Arbeiten mit kyro sehr empfehlen. Hier geht es zum unverbindlichen Demo-Login.