Erkenntnisse von Denkern, Wissenschaftlern und Persönlichkeiten für die Optimierung von Prozessen

Unsere Welt wird immer komplexer und ist im stetigen Wandel. Wenn man als Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben will, muss man sich stetig verbessern und optimieren. Wir sprechen in unserem Blog viel über die Themen Prozessoptimierung, Performance-Steigerung und kontinuierliche Verbesserung. Und in diesem Blog-Beitrag zeigen wir auf, dass all die besprochenen Methoden und Konzepte nichts Neues sind, sondern oft auf schon länger bekannten Theorien basieren. Das Rad wurde also nicht neu erfunden, die Welt wird jedoch immer komplexer und der Wandel immer schneller. Dadurch gewinnt die Optimierung von Prozessen zunehmend an Bedeutung..

Wir stellen dir in diesem Blog-Post diverse wissenschaftliche Theorien, bekannte Konzepte und Naturgesetze vor, aus denen man Erkenntnisse für die Prozessoptimierung ableiten kann. Von der Familie Toyota, über den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower bis hin zur ersten Nobelpreisträgerin in Wirtschaftswissenschaften Elinor Ostrom und weiteren Pionieren – ihre Ideen und Theorien lassen sich alle auf die Optimierung von Unternehmensprozessen anwenden.

Dwight D. Eisenhower und das Eisenhower-Prinzip

Der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelte das Eisenhower-Prinzip, das bei der Priorisierung von Aufgaben und der effizienten Nutzung der Zeit hilft. Das Prinzip basiert auf der Unterscheidung zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit. Es kann auf die Prozessoptimierung angewendet werden, um zu bestimmen, welche Aufgaben und Prozesse priorisiert werden sollen. Eine klare Unterscheidung zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben hilft auch bei der effizienten Nutzung von Ressourcen.

Toyota-Produktionssystem von der Familie Toyota und dem Produktionsleiter Taiichi Ohno

Die Ressourcenknappheit während des Krieges zwang die japanische Industrie zum Umdenken. Das Toyota-Produktionssystem hat zum Ziel, jegliche Art der Verschwendung in der Produktion zu vermeiden. Begründet wurde das System in der Familie Toyota – es beinhaltet Prinzipien wie die Just-in-Time-Produktion und die kontinuierliche Verbesserung. Nach dem Zweiten Weltkrieg hat der Produktionsleiter Taiichi Ohno das System weiterentwickelt und die Prinzipien auch auf Dienstleistungen und administrative Bereiche angewandt. Das Toyota-Produktionssystem bildet die Basis für das heutige Lean Management und die Six Sigma Methoden.

Elinor Ostrom und die Theorie zur gemeinschaftlichen Ressourcenverwaltung

Die Arbeiten von Elinor Ostrom haben die Diskussion über die nachhaltige Nutzung gemeinschaftlicher Ressourcen geprägt. Ihre Forschung hat aufgezeigt, dass beteiligte Personen unbedingt in die Entscheidungsfindung miteinbezogen werden sollten und klare Verantwortlichkeiten definiert werden müssen. Ausserdem wurde durch ihre Forschung deutlich, wie wichtig die Überwachung der Ergebnisse und Feedback sind. In der Sprache der Prozessoptimierung bedeutet das die Regelung von Aufgaben-Kompetenzen-Verantwortung, die Definition von KPIs und der Einsatz von Whiteboard-Meetings. Die Bedeutung der aktiven Einbindung von Mitarbeitenden in Veränderungsprozesse zeigt sich auch in vielen modernen Ansätzen der Organisationsentwicklung. Ausserdem betonte Elinor Ostrom, dass eine erfolgreiche gemeinschaftliche Ressourcenverwaltung flexibel sein und auf die spezifischen Kontextfaktoren eingehen muss. In Bezug auf die Prozessoptimierung bedeutet dies, dass Unternehmen offen für Veränderungen und Anpassungen sein sollten, um auf sich ändernde Marktbedingungen und Kundenanforderungen zu reagieren. Auch das Thema Agilität bei den Mitarbeitenden ist hier von Bedeutung.

Hermann von Helmholtz und das Gesetz der Erhaltung von Energie

Der deutsche Physiologe und Physiker Hermann von Helmholtz formulierte das Gesetz der Erhaltung von Energie. Dies besagt, dass Energie weder erzeugt noch vernichtet werden kann, sondern nur von einer Form in eine andere umgewandelt wird. Energie kann also nicht «verschwinden», aber sie kann in eine für den Menschen nicht mehr nutzbare Form umgewandelt werden. Im Hinblick auf die Prozessoptimierung ist das ein sehr interessantes Gesetz: Ein Unternehmen muss also sehr darauf bedacht sein, Verschwendungen von Energie zu vermeiden. Und noch weitergedacht kann das Gesetz auch auf jede andere Art der Ressourcen-Verschwendung übersetzt werden. Hier kommt die Prozessanalyse ins Spiel.

Vilfredo Pareto und das 80/20-Prinzip

Das Paretoprinzip, benannt nach Vilfredo Pareto (1848–1923), auch Pareto-Effekt oder 80-zu-20-Regel genannt, besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwands erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse erfordern mit 80 % des Gesamtaufwands die meiste Arbeit. Wir haben schon ausführlich über das Pareto-Prinzip gesprochen. In der Prozessoptimierung wird das Pareto-Prinzip besonders spannend, wenn man es wie folgt betrachtet: Wenn man sich auf die kritischen 20% der Ursachen für Probleme fokussiert, können 80% der gewünschten Ergebnisse erreicht werden. Eine faktenbasierte Priorisierung der Optimierungsmassnahmen kann also zu einer enormen Effizienzsteigerung führen. Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn du mit der Optimierung von Prozessen beginnst.

Charles Darwin und die Theorie der Evolution

Charles Darwin entwickelte die Theorie der Evolution, die besagt, dass sich Arten im Laufe der Zeit an ihre Umgebung anpassen und weiterentwickeln. Dieses Konzept kann auf die Prozessoptimierung übertragen werden, indem Unternehmen den kontinuierlichen Verbesserungsprozess implementieren. Die Basis bilden standardisierte Prozesse, welche stetig kontrolliert und verbessert werden können.

Albert Einstein und die Relativitätstheorie

Albert Einstein entwickelte die spezielle und die allgemeine Relativitätstheorie, die grundlegende Prinzipien der Physik darstellen. Diese Theorien betonen die Bedeutung von Beziehungen, Interaktionen und Abhängigkeiten in der Physik. Unternehmen müssen also die Wechselwirkungen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Prozessen, Mitarbeitenden und Teams / Abteilungen berücksichtigen. Die Performance eines Unternehmens ist natürlich abhängig von verschiedenen Teams und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens – mit kyro kann die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit übrigens erheblich erleichtert werden. Auch ein Value Stream Mapping zeigt die Abhängigkeiten zwischen den Prozessen und Mitarbeitenden auf – und hilft bei der Eliminierung von Verschwendungen wie Wartezeiten, Engpässen und Störungen.

Albert Bandura und die sozial-kognitive Lerntheorie

Albert Bandura entwickelte die sozial-kognitive Lerntheorie, die besagt, dass Menschen durch Beobachtung, Modellierung und Verstärkung lernen. Im Hinblick auf die Prozessoptimierung hat diese Theorie eine besonders hohe Relevanz: Die Erstellung einer Skill- und Choaching-Matrix hilft dabei zu sehen, wer noch Wissenslücken hat und wer als Coach (Vorbild) dienen kann. Ungenutztes Wissen ist heutzutage eine der grössten Ressourcenverschwendungen in Unternehmen. Wenn im Unternehmen eine offene Lernkultur herrscht und die Ressource Wissen als wichtig anerkannt wird, kann Know How richtig genutzt und durch Vorbilder weitergegeben werden.

Was Prozessoptimierung von Wissenschaft, Naturgesetzen und grossen Denkern lernen kann

Ob Eisenhower, Toyota, Ostrom, Pareto, Darwin oder Einstein: Ihre Erkenntnisse stammen aus unterschiedlichen Disziplinen und entstanden in völlig verschiedenen Kontexten. Dennoch zeigen sie eine gemeinsame Wahrheit: Erfolgreiche Systeme folgen bestimmten Grundprinzipien.

Priorisierung, kontinuierliche Verbesserung, effiziente Ressourcennutzung, klare Verantwortlichkeiten, Lernen voneinander und das Verständnis von Zusammenhängen sind keine neuen Ideen. Sie bilden seit Jahrzehnten die Grundlage erfolgreicher Organisationen und sind heute aktueller denn je.

Moderne Methoden der Prozessoptimierung, des Lean Managements oder der Operational Excellence greifen viele dieser Prinzipien auf und übertragen sie auf die Herausforderungen von Unternehmen. Die Werkzeuge mögen sich verändern, die zugrunde liegenden Mechanismen bleiben jedoch erstaunlich konstant.

Wer Prozesse nachhaltig verbessern möchte, sollte deshalb nicht nur einzelne Methoden betrachten, sondern die dahinterliegenden Prinzipien verstehen. Genau dort entsteht die Grundlage für langfristige Verbesserungen, höhere Leistungsfähigkeit und eine Organisation, die sich kontinuierlich weiterentwickelt.

Jedes Unternehmen steht dabei vor eigenen Herausforderungen. Entscheidend ist, die passenden Ansätze auszuwählen und sie konsequent in den Arbeitsalltag zu integrieren. Gerne unterstützen wir dich dabei, den richtigen Weg für dein Unternehmen zu finden.