Die Methoden der Prozessoptimierung – eine Übersicht
Die Optimierung der Unternehmensprozesse und das Streben nach Operational Excellence ist heute in vielen Unternehmen bereits fest verankert. Und doch merken wir in unserer täglichen Arbeit, dass viele Methoden der Prozessoptimierung noch gar nicht bekannt sind und somit nicht das ganze Potential rund um das Thema genutzt wird.
Wir haben deshalb alle wichtigen Methoden rund um die Optimierung von Prozessen notiert. Vor allem diejenigen Methoden, welche wir bei unseren Projekten anwenden und das Wissen dazu den Mitarbeitenden weitergeben.
Natürlich hat jede Methode ihre eigenen Vor- und Nachteile. Ausserdem müssen einige der Methoden den Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Und es ist zum Teil auch sinnvoll, Methoden zu kombinieren. Gerne beraten wir dich dazu – damit auch dein Unternehmen den individuellen Weg zur Operational Excellence beschreiten kann.
Die Methoden der Prozessoptimierung sind grundsätzlich alphabethisch geordnet. Für ein besseres Verständnis haben wir die Platzierung teilweise angepasst. Diese Liste ist nicht abschliessend – sie beinhaltet vor allem diejenigen Methoden, mit denen wir arbeiten.
5S-Methode
Eine Methode zur Organisation und Verbesserung von Arbeitsplätzen. Sie umfasst das Selektieren, das Systematisieren, die Sauberkeit, das Standardisieren und die Selbstdisziplin rund um den Arbeitsplatz. Das Ziel ist es, die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Mehr über die 5S-Methode.
A3 Report
Mit der A3-Methode (aus dem Qualitätsmanagement) beschrieben wir Probleme und erarbeiten Lösungen. Wenn wir einen Prozess optimieren wollen, müssen wir zuerst immer das Problem betrachten und die Ursachen für das Problem analysieren (Root Cause Problem Solving). Der A3-Report basiert auf dem PDCA-Zyklus. Wir haben den A3-Report in unserem OpEx-Tool kyro übrigens digitalisiert. Mehr über den A3-Report.
Best Practice Dokument
Das Ziel eines Best Practice Dokuments ist die Sicherstellung der Qualität durch die Standardisierung eines Prozesses. Best Practice Dokumente (BPD) machen ausserdem eine kontinuierliche Verbesserung im Unternehmen möglich, sind die Grundlage für ein agiles Team und bilden die Basis für eine Digitalisierung. Mehr zum BPD.
DMAIC
DMAIC ist der Kernprozess des Qualitätsmanagement-Ansatzes Six Sigma. Die Phasen Define – Measure – Analyze – Improve – Control stehen für das Vorgehen bei der Umsetzung von Six Sigma im Unternehmen. DMAIC wird vor allem in der produzierenden Industrie eingesetzt und sorgt dafür, dass Prozesse ein stabiles Six Sigma-Leistungsniveau halten. DMAIC lehnt sich an den PDCA-Zyklus an, basiert aber auf mathematischen Methoden und Statistiken. Mehr zu DMAIC.
DADIS
Das DMAIC-Vorgehen wurde in den letzten Jahren auf die Prozessoptimierung im Office und der Verwaltung angepasst und weiterentwickelt. Wir von prozessraum optimieren Prozesse nach DADIS: Define – Analyze – Design & Plan – Implement – Sustainability. Wobei wir noch einen Schritt weitergehen und neben den Prozessen auch die Teams, die Organisation, die Skills, die Einstellung und das Verhalten der Mitarbeitenden optimieren. Mehr zu DADIS.
FMEA
Ziel der FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) ist es, potentielle Fehlerquellen in einem Prozess aufzuspüren, die Ursachen zu analysieren und die Fehlerwahrscheinlichkeit zu reduzieren. Das analytische Tool wird vor allem eingesetzt, um Kontroll- und Folgekosten zu senken, da potenzielle Risiken schon in der frühesten Phase erkannt und beseitigt werden. Mehr zu FMEA.
Kaizen
Aus Japan stammendes, auf einer Philosophie der ewigen Veränderung beruhendes Konzept der Unternehmensführung. Das Ziel? Einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Gang zu halten. Mehr zu Kaizen.
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
KVP ist eine Denkweise, die mit stetigen Verbesserungen in kleinen Schritten die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen stärken will. KVP bezieht sich auf die Produkt-, die Prozess- und die Servicequalität. Mehr zum KVP.
KPI / Steuerungskennzahlen
Der Begriff Key-Performance-Indicator (KPI, Steuerungskennzahl) bezeichnet Kennzahlen, anhand derer der Fortschritt oder der Erfüllungsgrad hinsichtlich wichtiger Zielsetzungen oder kritischer Erfolgsfaktoren innerhalb einer Organisation gemessen und/oder ermittelt wird. Mehr zu KPI.
Open Challenge Liste
Die Open Challenge List (OCL) ist eine Sammlung aller offenen Punkte in einem Unternehmen. Die Liste ermöglicht es, eine Übersicht über alle Probleme und Fehler anzulegen und direkt entsprechende Massnahmen festzuhalten, um die Probleme zu beheben. Die Liste ermöglicht somit eine standardisierte Bearbeitung und Minimierung von Problemen – in unserer Software kyro ist die OCL übrigens integriert. Mehr zu der OCL.
PDCA-Zyklus
Eine sich wiederholende Methode zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen. Sie beinhaltet das Planen von Veränderungen, das Umsetzen von Massanhmen, das Überprüfen der Ergebnisse und das Anpassen von Verbesserungen. Mehr zum PDCA-Zyklus.
Process Walk / GEMBA
Ein Gemba oder Process Walk bezeichnet die Analyse eines Prozesses vor Ort, in dem man ihn sprichwörtlich abläuft. Es handelt sich dabei um ein Tool aus dem Lean Management. Beim Process Walk sammelt man Fakten, fragt nach und tritt in Verbindung mit dem Team. Mehr zum Process Walk.
Root Cause Problem Solving
Root Cause Problem Solving (RCPS) hilft dabei Probleme zu verstehen, die Ursachen für die Entstehung der Probleme (Root Cause) herauszufinden, Massnahmen zu erarbeiten und schliesslich die Probleme zu beheben. Unter das Root Cause Problem Solving fällt auch das Fishbone-Diagramm, die 5 Why Methode und der A3-Report. Mehr zum Root Cause Problem Solving.
Sit ins
Das beobachten von einem bereits standardisierten, administrativen Prozess. Das Ziel eines Sit-ins ist es, einen optimierten Prozess noch besser zu machen (Best Practice Dokument dient als Basis). Ein Sit in ist vergleichbar mit einem Process Walk, wird jedoch bei administrativen Prozessen durchgeführt. Mehr zum Sit in.
SIPOC
Das SIPOC Diagramm (Supplier-Input-Process- Output-Customer) ist ein beliebtes Werkzeug aus der Six Sigma Methode um alle relevanten Elemente eines Prozesses darzustellen. Es bietet einen Überblick vom Lieferanten über den Prozess inklusive Ein- und Ausgabe bis zum Kunden. Die Analyse-Methode wird gerne im Lean Management eingesetzt. Mehr zu SIPOC.
Skill-Coaching Matrix
Für eine Unternehmung ist es von zentraler Bedeutung zu wissen, welches Know-How bei den Mitarbeitenden vorhanden ist. Eine Skill-Matrix dient dazu, die Kompetenzen und Fähigkeiten innerhalb eines Teams oder einem Bereich übersichtlich darzustellen. Die Matrix ist ein Tool aus dem Prozessmanagement und ist ein Baustein auf dem Weg zu einem agilen Team. Die Skill-Matrix kann um eine Coaching-Matrix erweitert werden (und ist in unserem OpEx-Tool kyro integriert): Diese zeigt auf, wer in einem Unternehmen als Coach für ein bestimmtes Thema in Frage kommt. Mehr zu der Skill-Coaching Matrix.
Poka Yoke
Ist eine Methode zur Fehlervermeidung, indem man Prozesse oder Produkte so gestaltet, dass Fehler gar nicht erst entstehen können. Diese Vorkehrungen basieren auf dem Schlüssel-Schloss-Prinzip und sind oft ganz einfache und kostengünstige Lösungen. Mehr zu Poka Yoke.
Value Sream Mapping / Wertstromanalyse (VSM)
Value Stream Mapping ist eine Methode zur Identifikation von wertschöpfenden und nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten. Die Methode zur Prozessoptimierung hilft dabei, Verschwendungen und Probleme ausfindig zu machen – und ist somit eines der wichtisgten Werkzeuge in unserer Arbeit. Mehr zum Value Stream Mapping. Wir haben die VSM in unserem OpEx-Tool kyro integriert – hier geht es zum Demo-Login.
Whiteboard-Meeting
Ein Whiteboard ist eine beschreibbare Tafel (online oder physisch), welche für die Kommunikation unter den Mitarbeitenden eingesetzt wird. Bei einem Whiteboard-Meeting werden Probleme besprochen, Aufgaben verteilt und Abweichungen vom Standard-Prozess thematisiert und für alle sichtbar visualisiert. Am besten jeden Tag – das Meeting sollte maximal 15 Minuten dauern. Weitere Begriffe für kurze und effiziente Meetings (teilweise mit anderen Funktionen): Huddle-Board, Kanban, Kaizen Board, Scrum, Shopfloor Management. Mehr zum Whiteboard.
Hast du alle Methoden der Prozessoptimierung bereits gekannt oder war etwas Neues für dich dabei? Gerne unterstützen wir dich bei der Suche nach der richtigen Methode für die Prozessoptimierung in deinem Unternehmen. Melde dich gerne bei uns.